| Nr
|
13
|
| Principe
|
Archiefwaardige informatie wordt op een geschikte wijze bewaard rekening houdend met vastgestelde bewaar- en vernietigingstermijnen.
|
| Rationale
|
Een onderwijsinstelling is archiefplichtig en heeft vanuit de archiefwet een verplichting bepaalde informatie blijvend te bewaren of te vernietigen na een bepaalde periode. Door de MBO Raad is een Selectielijst (voor de wettelijke taken) en een Documentair Structuur Plan (voor de overige taken) vastgesteld, waarin is aangegeven welke informatie en termijnen dit betreft. Daarnaast wordt vanuit de overheid sterker gestuurd op archivering van bewijsstukken van studenten.
De archiveringsplicht is echter breder en heeft op veel informatie betrekking. De instelling of andere belanghebbenden kunnen het waardevol vinden om bepaalde informatie te archiveren.
|
| Implicaties
|
- Er is een vastgesteld selectiemechanisme om te bepalen wat archiefwaardig is. De basis daarvoor is de Selectielijst en het Documentair Structuurplan gepubliceerd door de MBO Raad, waarin alle formele soorten documenten, hun bewaartermijn en/of vernietigingstermijn zijn beschreven.
- Het archiveringsdoel en de bijbehorende bewaartermijnen en beoogde gebruikshorizon bepalen hoe en waar gegevens worden gearchiveerd zodat zij op een later moment kunnen worden ontsloten of gereproduceerd.
- Systemen zorgen ervoor dat de gegevens die ze beheren op de juiste momenten worden bewaard of vernietigd.
- Gegevens die lang bewaard moeten worden, blijven leesbaar doordat de daarvoor noodzakelijke apparatuur en programmatuur wordt bewaard of doordat ze wanneer nodig worden omgezet in een ander formaat.
|
Terug naar het overzicht van de MORA principes