Inschrijfketen

Het passend aanbod van opleidingen wordt periodiek bepaald door degenen die daartoe bevoegd zijn en is gebaseerd op analyse van de kwalificatiestructuur, van de omgeving met het oog op afspraken in de regio, de arbeidsmarkt in verband met het perspectief voor studenten en alumni en de eigen sterke en zwakke punten. Het gaat hierbij zowel over het aanbod van bekostigde opleidingen, als opleidingen in de derde leerweg. Ook de beslissing welke keuzedelen zullen worden aangeboden is gebaseerd op deze analyses. Na vaststelling worden onderwijsplan en examenplan gemaakt voor de vastgestelde opleidingen. (BusinessProcess) Vaststellen opleidingen aanbod Bepalen van de start of stop-datum waarop een opleiding formeel in het aanbod van de instelling is opgenomen. Instellingen voor middelbaar beroepsonderwijs moeten sinds 2016 het voornemen tot het starten of beëindigen van beroepsopleidingen melden. (BusinessProcess) Bepalen start/stop opleiding Voordat de voorlichtingsactiviteiten beginnen worden de onderwijsteams geïnformeerd. In elk onderwijsteam wordt een aantal docenten geselecteerd om een rol te spelen tijdens de voorlichting. De volgende stappen kunnen hierbij worden doorlopen. * Informeren van de onderwijsteams over de voorlichitngsactiviteiten. * Selecteren van voorlichters uit de onderwijsteams. * Instrueren van de voorlichters over het voorlichtingsmateriaal en de voorlichtingsbijeenkomsten. (BusinessProcess) Intern communiceren onderwijs aanbod Door middel van open dagen, informatie op de websites, brochures en ander voorlichtingsmateriaal worden aspirant-studenten geïnformeerd over de opleidingsmogelijkheden op de mbo-school. De volgende stappen kunnen hierbij worden doorlopen. * Ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal over de opleidingsmogelijkheden binnen de onderwijsinstelling in de vorm van brochures, flyers, informatie via websites. * Plannen van voorlichtingsbijeenkomsten. * Inlichten van decanen van vo-scholen in de regio over het opleidingsaanbod en de voorlichtingsbijeenkomsten. (BusinessProcess) Extern communiceren onderwijs aanbod De taak van docenten die helpen bij de voorlichting is het goed informeren van aspirant-studenten over hun studiekeuze. Docenten doen dit door een realistisch beeld te schetsen van de opleiding en het beroepsveld. Een goede voorlichting vergroot de kans dat jongeren een goede studiekeuze maken en verkleint de kans op vroegtijdige uitval. Het voorlichten van potentiële nieuwe studenten vindt plaats tijdens verschillende bijeenkomsten. Soms start deze voorlichting al vanaf de 2e klas op het voortgezet onderwijs. Deze voorlichting kan de jongeren helpen een profiel te kiezen in het vo dat aansluit op de gewenste vervolgopleiding op het mbo. Het werven van nieuwe studenten begint meestal in het jaar van de mogelijke aanmelding. Eventuele stappen * Geven van voorlichting aan aspirant-studenten over hun studiekeuze door een realistisch beeld te schetsen van de opleiding en beroepsveld. * Aangeven wat de toelatingsvoorwaarden zijn voor het volgen van de opleiding. (BusinessProcess) Voorlichten aspirant studenten Na het voorlichten van de potentiële nieuwe studenten begint het werven. In deze fase maakt de aspirant-student een keuze voor een opleiding en voor een mbo-school waar hij/zij deze opleiding gaat volgen. Aspirant-studenten die aan de vooropleidingseisen voldoen melden zich uiterlijk 1 april aan. Als zij ook deelnemen aan eventuele verplichte intake-activiteiten hebben zij toelatingsrecht tot de mbo-opleiding van hun eerste keuze. Beschrijving van het proces * Werven van aspirant-studenten d.m.v. wervingsactiviteiten. * Geven van voorlichting aan aspirant-studenten over de intakeprocedure. (BusinessProcess) Werven aspirant studenten De student meldt zich voor één opleiding aan bij de MBO-school. In deze keten heeft de actie 'aanmelden' betrekking op één opleiding, studenten kunnen zich voor meer dan één opleiding aanmelden bij één of meerdere MBO-scholen. Na de aanmelding door de student via de website wordt de aanmelding bevestigd. Vervolgens start de informatie en communicatie namens de instelling of opleiding richting de student. (BusinessProcess) Aanmelden Deze activiteit wordt in de meeste gevallen binnen het inschrijfproces uitgevoerd, namelijk: * De aspirant-student heeft zich aangemeld; * De student is doorverwezen door een opleiding binnen de instelling of door een andere instelling; * De student heeft zich aangemeld naar aanleiding van een opleidingstraject dat door zijn/haar werkgever wordt ingezet. De aanmelding via het aanmeldformulier wordt gecontroleerd en verwerkt. Tijdens de verwerking wordt gecheckt of de student toelaatbaar is, beschikt over een geldige verblijfsstatus en mogelijk op uitzonderingsdoelgroepen die door de instelling zijn benoemd. In de meeste gevallen wordt de student na deze controle doorverwezen naar de onderwijsintake en/of staat hij/zij ingeschreven voor de opleiding. In sommige gevallen wordt de student doorverwezen naar de uitgebreide intake binnen de mbo-school. De student kan ook worden doorverwezen naar een andere plek of zich terug trekken wegens gebrek aan belangstelling. (BusinessProcess) Uitvoeren administratieve intake Wanneer uit de aanmelding van een student blijkt dat de student niet zomaar geplaatst kan worden in de opleiding naar keuze, kan er een uitgebreide intake plaatsvinden. Deze intake kan gericht zijn op: * Het bepalen van de ondersteuningsvraag van de student; * Het begeleiden van de studiekeuze van de student; * Het begeleiden van de student naar een andere opleiding dan de opleiding naar keuze (bijvoorbeeld in geval van instroombeperking of niet voldoen aan aanvullende eisen). Een uitgebreide intake vindt ook plaats wanneer er sprake is van een opleiding met aanvullende eisen. In dat geval kan de uitgebreide intake bestaan uit een auditie of sporttest. Vaak wordt deze intake uitgevoerd door een aantal docenten, die per team zijn aangewezen. Daarnaast zijn er vaak specialisten vanuit de mbo-school aanwezig bij een uitgebreide intake. Beschrijving van het proces: * Voeren van een intake-plus gesprek. * Bepalen van de aanvullende begeleiding. * Vastleggen van de afspraken over de aanvullende begeleiding. * Eventueel geven van een studieloopbaanadvies. * Eventueel begeleiden van de aspirant-student naar een andere opleiding en/of onderwijsinstelling. Extra (indien van toepassing t.a.v. opleiding): * Uitvoeren van aanvullende toelatingsopdrachten zoals een auditie of sporttest. (BusinessProcess) Uitvoeren uitgebreide intake Nadat de student zich heeft aangemeld voor de opleiding volgt er een administratieve intake waaronder een controle op de toelatingsvoorwaarden. Doorgaans wordt er ook een onderwijsintake uitgevoerd. In deze intake wordt bijvoorbeeld het beroepsbeeld geschetst en krijgt de student een beter beeld van de opleiding. De intaker legt het resultaat van de intake vast in het begeleidingsdossier van de student. Dit kan onder andere bevatten: * een begeleidingsadvies; * overzicht van aan te vragen vrijstellingen; * de eerste keuzes in de leerroute van de student. Beschrijving van het proces: * Voeren van het intake-/kennismakingsgesprek. * Bepalen van de leerbehoefte/-leerroute. * Bepalen van de mate van begeleiding. * Eventueel geven van een studieloopbaanadvies. * Vastleggen van gemaakte afspraken in het aanmelddossier. * Eventueel bepalen van vrijstellingen m.b.t. examens en/of vakken binnen de opleiding. * Eventueel maken van een afspraak voor een intake-plus gesprek. (BusinessProcess) Uitvoeren onderwijs intake Na de aanmelding, administratieve intake en onderwijsintake wordt de student geplaatst, met uitzondering van de volgende situaties: * De student voldoet niet aan eventuele aanvullende eisen; * Er zijn niet voldoende opleidingsplekken; * Er is een instroombeperking. In dit geval wordt de student niet direct geplaatst, maar kan er een wachttijd of een lotingsprocedure zijn. Wanneer voor een opleiding onvoldoende arbeidsmarktperspectief is en/of onvoldoende beschikbare BPV-plaatsen en/of onvoldoende onderwijscapaciteit (zoals lesruimten) kan een instelling besluiten tot het inzetten van een numerus fixus (instroombeperking). Deze instroombeperking kan door opleidingen in het mbo worden afgehandeld op volgorde van binnenkomst van de aanmeldingen of op basis van een loting. Studenten die niet direct geplaatst worden of waarbij sprake is van loting, worden op een wachtlijst geplaatst. Deze wachtlijst wordt door de instelling op volgorde van binnenkomst afgehandeld of er wordt na 1 april geloot onder de tot dan toe aangemelde studenten. De plaatsing is de basis voor de juridische verhouding tussen student en mbo-school die door middel van een onderwijsovereenkomst wordt bevestigd. Pas na het ondertekenen van de onderwijsverbintenis en de uitwisseling met DUO is de inschrijving juridisch geldig. (BusinessProcess) Plaatsen student De student wordt op basis van de uitkomst van de intake in de opleiding geplaatst en ingeschreven. De inschrijving van de student in de opleiding wordt vastgelegd in de onderwijsverbintenis. Dit is een overeenkomst tussen de student en de instelling. De onderwijsverbintenis wordt door de instelling opgemaakt en ter ondertekening naar de student verzonden. (BusinessProcess) Opstellen onderwijs overeenkomst Studenten kunnen bij de aanmelding of gedurende het intake-proces aangeven welke ondersteuningsbehoefte zij hebben. Dit kan gaan om ondersteuning in de vorm van begeleiding door medewerkers van de instelling, experts van buiten de instelling (bijvoorbeeld een doventolk) of fysieke aanpassingen in het gebouw/lokaal. Ook kan het gaan om ondersteuning die nodig is voor het uitvoeren van bpv. De zorgbehoefte van de student wordt bij voorkeur voor aanvang van de opleiding vastgelegd en opgenomen bij de onderwijsovereenkomst (OOK). (BusinessProcess) Vastleggen zorgbehoefte Na aanmelding, intake en plaatsing ontvangt de student van de instelling een onderwijsverbintenis voor de opleiding. Dit is een overeenkomst tussen de student en de onderwijsinstelling. Student en instelling ondertekenen de verbintenis om de inschrijving te bevestigen. Na ontvangst van de door de student ondertekende OOK wordt de student daadwerkelijk ingeschreven en als ingeschreven student bij DUO gemeld. (BusinessProcess) Ondertekenen onderwijs overeenkomst Via ROD (voorheen BRON) worden inschrijvingen, diploma’s en BPV-gegevens van de studenten uitgewisseld met DUO. ROD bestaat uit 2 registers; Onderwijsdeelname (OD) en Onderwijsresultaten (OR). De bekostiging van instellingen is mede afhankelijk van de juiste uitwisseling met ROD. Aanleidingen voor de uitwisseling met ROD:: * Nieuwe (of gewijzigde) onderwijsovereenkomst * Nieuwe (of gewijzigde) BPV-verbintenis * Uitschrijving met uitvalsreden anders dan diplomering * Gegevens over diplomering en het behalen van generieke examenonderdelen (BusinessProcess) Uitwisselen met ROD Het onderhouden van contact met alumni is belangrijk. Om oud-studenten te kunnen betrekken bij het onderwijs verzamelt de mbo-school informatie. Zo worden de kennis en ervaring die oud-studenten hebben geregistreerd, eventuele interesses en voorkeuren gepeild. Dit wordt vaak centraal geregeld. (BusinessProcess) Werven alumni De begeleider stelt samen met de student of opdrachtgever de leervraag op, uitgedrukt in producten uit de onderwijscatalogus, (eventueel) aangevuld met additionele wensen en voorwaarden. Er wordt met name aandacht besteed aan het vertalen van de leervraag van de student naar de onderwijslogistieke consequenties. Een belangrijk onderdeel van het formuleren van de leervraag is het maken van een keuze uit de elementen van de kwalificatiestructuur, die past bij de leervraag. Dat kan betekenen dat wordt gekozen voor het passende verbintenisgebied, bijvoorbeeld een specifieke kwalificatie als de deelnemer nog is ingeschreven op een kwalificatiedosssier, of de keuze voor een of meerdere keuzedelen. Als gevolg daarvan zal mogelijk de onderwijsovereenkomst moeten worden gewijzigd. Beschrijving van het proces: * Vertalen leervraag naar onderwijsproducten. De begeleider inventariseert met de student of opdrachtgever zijn leervraag en vertaalt deze leervraag in producten op een hoog aggregatieniveau uit de onderwijscatalogus * Keuze maken voor verbintenisgebied. Op basis van de leervraag wordt een passend verbintenisgebied (domein, kwalificatiedossier of kwalificatie) gekozen. * Keuze maken voor keuzedelen. Afhankelijk van het soort opleiding dat de deelnemer volgt wordt een keuze gemaakt uit het aanbod aan keuzedelen. Met de keuze voor één of meerdere keuzedelen geeft de deelnemer invulling aan de keuzedeelverplichting * Controleren op toelatingseisen. De begeleider bekijkt of de student de vereiste vooropleiding en kwalificaties heeft. * Controleren op urennorm. De begeleider controleert of de onderwijsproducten voldoen aan de wettelijk vastgestelde minimum urennorm. Afhankelijk van de periode waarvoor de instelling roostert, moet de leervraag voor een bepaalde periode zijn geformuleerd en voldoende uren omvatten om aan die norm te voldoen. * Controleren op de relatie tot het behalen van een diploma of kwalificatie. De begeleider controleert of de geselecteerde onderwijsproducten voor de student voldoende perspectief bieden op het behalen van een diploma of kwalificatie. * Vaststellen van randvoorwaarden student. Aanvullend op de geselecteerde onderwijsproducten worden de randvoorwaarden voor de student vastgelegd, zodat bij het maken van het arrangement en het rooster daar rekening mee kan worden gehouden. Randvoorwaarden voor de deelnemer zijn aanvullende wensen en andere voorwaarden. * Vastleggen van de leervraag. De leervraag wordt vastgelegd en uitgedrukt in onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus, inclusief de gekozen keuzedelen. De randvoorwaarden van de deelnemer worden tevens vastgelegd. * Afhandelen afwijking leervraag en verbintenisgebied. Een leervraag van een student kan (gaan) afwijken van het afgesproken verbintenisgebied. Een deelnemer ingeschreven op het domein zorg, kan een leervraag hebben/ontwikkelen voor het domein hospitality en recreatie. Dan zal de verbintenis met de deelnemer moeten worden gewijzigd. (BusinessProcess) Formuleren leervraag Ten behoeve van een warme overdracht en om het uitvoeren van de onderwijs intake wordt gebruikt gemaakt van informatie uit het (digitaal)doorstroomdossier van de student. Dit doorstroomdossier bevat informatie over de student uit het voorliggende onderwijs. De informatie heeft betrekking op de ontwikkeling en ondersteuning van de student. De voorgaande onderwijsinstelling moet het doorstroomdossier overdragen aan de onderwijsinstelling. (BusinessProcess) Ontvangen digitaal doorstroom dossier De leervraag van een student wordt tijdens dit proces uitgewerkt naar een persoonlijke leerroute. Deze leerroute is een aaneenschakeling van leertaken die de student gaat uitvoeren tijdens de opleiding aangevuld met de randvoorwaarden, volgorde, keuzes e.d. om het plannen (roosteren) mogelijk te maken. Voor het bepalen van de leerroute van de student in de BPV is de matching tussen het leerbedrijf en de student van belang, want de student moet de leertaken kunnen uitvoeren bij het leerbedrijf. Stappen in dit proces: * Opstellen leerroute: Op basis van de geformuleerde leervraag zoekt de begeleider de bijbehorende producten uit de onderwijscatalogus, waarbij rekening wordt gehouden met aanvullende eisen (volgorde, periode en voorwaarden). Wanneer er keuzemogelijkheden zijn, stelt de begeleider verschillende alternatieven op. * Vastleggen randvoorwaarden student per leertaak: Als een student randvoorwaarden aangegeven bij het formuleren van de leervraag dan worden deze meegegeven bij de persoonlijke leerroute. * Controleren op normen voor onderwijstijd: De leerroute van een individuele student moet worden gecontroleerd, of het past binnen de afgesproken normen voor onderwijstijd voor het betreffende jaar of periode van de opleiding. * Vastleggen persoonlijke leerroute. Afhandelen niet te arrangeren leervraag: Als op basis van de geformuleerde leervraag geen passende leeroute kan worden opgesteld, dan kan de begeleider opnieuw in gesprek gaan met de student om de leervraag aan te passen. (BusinessProcess) Persoonlijke leerroute specificeren TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 24-11-2022 19:27:13 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2022 ArchiXL. ArchiMedes 24-11-2022 19:27:13 CET




   
   
   
   
   
   

   
   
   
   
   

   

   

Klik hier om het diagram te downloaden.

Speciaal voor onderwijsteams zijn er aparte views ontwikkeld die de procesketens weergeven vanuit het perspectief van het onderwijs. Dit is alleen een andere weergave van de procesketens; inhoudelijk zijn het dezelfde processen en dezelfde relaties.

Deze views zijn oorspronkelijk gebaseerd op de zogenaamde Teamplaat Onderwijskwaliteit (TPO). Inmiddels zijn de TPO en de MORA in overeenstemming met elkaar gebracht. De views zijn hier ondergebracht in de MORA; aanvullende informatie en ondersteuning voor onderwijsteams is beschikbaar op site voor Onderwijskwaliteit MBO van het Kennispunt Onderwijs en Examinering van de MBO Raad.

De volgende views voor Onderwijsteams zijn beschikbaar.