TripleA:Analyseren aan- en afwezigheid

U leest een pagina uit het Triple A-archief

Het proces Analyseren aan- en afwezigheid is onderdeel van de hoofdgroep:

• Administratief

Het proces Analyseren aan- en afwezigheid is onderdeel van het kernsysteem:

• Kernregistratie deelnemergegevens

Gerelateerde processen:

• Beheren identiteit
• Beheren loopbaan
• Diplomeren
• Inschrijven (Proces)
• Uitschrijven (Proces)

Het proces Analyseren aan- en afwezigheid bestaat uit de use cases:

• Rapportage gegevens aanwezigheid deelnemer
• Signaleren en rapporteren aan- afwezigheid

Korte beschrijving

Het analyseren en rapporteren van aan- en afwezigheidsgegevens van deelnemers met als doel te bepalen of deelnemer heeft voldaan aan een aantal (al dan niet wettelijke) verplichtingen.

Uitgangspunten en keuzes

• Vastlegging aan- en afwezigheidsinformatie gebeurt buiten het kernregistratiesysteem
• Analyse aan- en afwezigheidsinformatie gebeurt in de kernregistratie
• Vanuit kernregistratie gebeuren alle signaleringen en rapportages met betrekking tot aan- en afwezigheid

Analyse van aan- en afwezigheid

Buiten het kernregistratiesysteem vindt de registratie van aan- en afwezigheid plaats. Dat is bijvoorbeeld een registratie met pasjes, waarbij wordt geregistreerd wanneer een deelnemer een locatie betreedt of verlaat, of een registratie van een docent die een pasje scant of een lijst invult. Dit leidt tot een kale registratie van aan- en afwezigheid die verder nog niet is geïnterpreteerd.

De kernregistratie heeft toegang tot deze registratie van aan- en afwezigheid om deze te kunnen analyseren. Deze analyse houdt in dat kan worden afgeleid of een deelnemer bij een bepaalde onderwijsactiviteit aanwezig is geweest en of bepaalde regels of afspraken (zoals leerplicht, of afspraken met opdrachtgevers) zijn overtreden.

Signaleringen en rapportages

Vanuit de kernregistratie moet een aantal rapportages kunnen worden gedaan, omdat er wettelijke verplichten zijn of afspraken met opdrachtgevers zijn gemaakt. In een aantal gevallen gaat het om een verplichte signalering, bijvoorbeeld de melding aan de RMC’s in het kader van de leerplichtwet. Daarnaast kunnen periodieke rapportages over de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers gevraagd worden door opdrachtgevers of externe partijen.

Ad hoc rapportage

Naast de genoemde signaleringen en rapportage kan er ook op basis van een ad hoc vraag naar informatie over de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers een rapportage worden samengesteld. Dat komt veelal voor in het kader van financiering of afspraken met gemeenten of andere partijen.