TripleA:Behandelen aanvraag middelen

U leest een pagina uit het Triple A-archief

Er kan onderscheid worden gemaakt tussen middelen die ter beschikking worden gesteld voor het roosterproces, en middelen die buiten het roosterproces, op aanvraag, kunnen worden gereserveerd. Dit zijn over het algemeen middelen die een meer specifiek karakter hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een auditorium, een examenzaal, een spreekkamer, losse beamer, losse laptop etc.). Het gaat hierbij dus om middelen die niet voor het roosterproces beschikbaar zijn.

Het kan dus zijn dat het roosterproces maar kan beschikken over een deel van het totaal aan middelen. Daarnaast kan het zijn dat bepaalde middelen niet volledig door het onderwijs (vanuit het roosteren) benut worden.

Deze beide categorieën van middelen (dus middelen die niet voor roosteren beschikbaar zijn, en middelen die niet door roosteren benut zijn) kunnen worden aangevraagd voor gebruik. Het aanvragen, zoeken naar en vastleggen van het gebruik wordt gedaan middels deze use case.

Use case

Aanleiding

We onderkennen verschillende soorten aanvragen.

Er komt een vraag naar één of meer niet specifieke middelen die niet aan het roosterproces zijn toegewezen, maar wel bedoeld zijn voor het onderwijs. Bijv. een groep wil gebruik maken van het auditorium.
Er komt een vraag naar één of meer specifieke middelen vanuit de organisatie, die niet direct bedoeld is voor het geven van onderwijs. Bijv. er is een open dag gepland en er zijn lokalen nodig om informatie over een opleiding te kunnen geven, een onderwijsdirecteur ontvangt gasten en heeft een vergaderruimte nodig, etc.
Er komt een vraag naar één of meer specifieke middelen vanuit een externe partij. Een onderwijsinstelling kan bij externe partijen aangeven dat er ruimtes gehuurd kunnen worden. Een externe partij kan uit zichzelf een onderwijsinstelling benaderen of het mogelijk is om een ruimte te reserveren, of om een bepaalde docent in te huren etc. Denk bijvoorbeeld aan een instelling die sportruimtes verhuurt.

Actoren

Aanvrager, Resourcemanager, Roostermaker

Doel

Het afhandelen van de aanvraag en het zonodig muteren van de beschikbaarheid van een bestaand middel.

Beschrijving acties

Ontvangen van de aanvraag: De resourcemanager of de roostermaker ontvangt een aanvraag voor een middel. Dit kan zijn een specifieke ruimte, een practicumlokaal, een lokaal al of niet uitgerust met bepaalde voorzieningen of een docent.
Zoeken naar middel: Op basis van aanvraag wordt bepaald wat de selectiecriteria zijn waaraan gevraagd(e) middel(en) moet(en) voldoen (kenmerken bepalen). In de GRID wordt gezocht naar middelen die aan de gestelde selectiecriteria voldoen en beschikbaar zijn. Een middel is alleen beschikbaar als het niet voorlopig (optie) of definitief (gereserveerd) is vastgelegd. Een middel dat voor een nog te realiseren rooster beschikbaar is gesteld wordt ook gezien als een voorlopig vastgelegd middel.
Middel aanbieden, wanneer het gevraagde middel beschikbaar is: Als het gevraagde middel beschikbaar is, wordt het gevraagde middel voorlopig vastgelegd (optie). Vervolgens wordt aan de aanvrager aangegeven dat het middel beschikbaar is en wordt gevraagd om een bevestiging van de reservering.
Middel definitief reserveren: Na ontvangst van de bevestiging wordt het betreffende middel definitief gereserveerd. Hiermee is het betreffende middel definitief vastgelegd en de aanvraag afgehandeld.
Bevestigen reservering: Ter bevestiging van de definitieve reservering wordt er een bericht gestuurd aan de aanvrager. De status van de aanvraag wordt vervolgens gesloten.
Alternatief zoeken, wanneer het gevraagde middel niet beschikbaar is: Als het middel niet beschikbaar is, wordt gezocht naar een alternatief. Bij het alternatief kan worden gedacht aan een ruimte die bijvoorbeeld een afwijkende capaciteit heeft of een ruimte waarin extra (niet gevraagde) voorzieningen aanwezig zijn. Het alternatief kan ook zijn dat het gevraagde middel wel op een andere tijd beschikbaar is. Concreet worden hier de kenmerken aangepast en een nieuwe zoekopdracht in GRID geplaatst.
Voorleggen alternatief: Het alternatief of eventueel meerdere alternatieven worden aan de aanvrager voorgelegd. De betreffende middelen worden voorlopig vastgelegd (optie).
Middel definitief reserveren: Als het alternatief (of een van de alternatieven) wordt geaccepteerd, dan wordt het betreffende middel gereserveerd. Hiermee is het betreffende middel definitief vastgelegd.
Bevestigen reservering: Ter bevestiging van de definitieve reservering wordt er een bericht gestuurd aan de aanvrager. De status van de aanvraag wordt vervolgens gesloten.
Aanvraag afwijzen: Wanneer er geen alternatieven beschikbaar zijn of alle alternatieven zijn afgewezen, dan wordt de aanvrager op de hoogte gesteld dat de aanvraag is afgewezen. De status van de aanvraag wordt vervolgens gesloten.

Resultaat

Een aanvraag is afgehandeld en indien mogelijk is de aanvraag gehonoreerd en is de beschikbaarheid van een middel aangepast.

Frequentie

Doorlopend

Activiteitendiagram

MORA