TripleA:Bestellen en betalen leermateriaal

U leest een pagina uit het Triple A-archief

Zodra leermateriaal op de leermiddelenlijst staat, zullen er voorbereidende maatregelen genomen moeten worden zodat het leermateriaal daadwerkelijk besteld, betaald, geleverd en gebruikt kan worden. De bestelomgeving is de omgeving waarin deelnemers en docenten de voor hen relevante leermaterialen daadwerkelijk kunnen bestellen en betalen. Op deze bestelomgeving wordt voor elke deelnemer of docent een gepersonaliseerde leermiddelenlijst gepresenteerd. Vanuit de bestelomgeving kan het leermateriaal daadwerkelijk besteld worden. Een deelnemer of docent is niet verplicht om alles op zijn persoonlijke leermiddelenlijst via de bestelomgeving te bestellen. Hij kan er immers ook voor kiezen om het leermateriaal elders aan te schaffen. Daarnaast kan er ook keuzevrijheid zijn in het specifieke leermateriaal bij een onderwijsproduct.

Voor de betaling en levering kunnen verschillende afspraken met leveranciers of distributeurs zijn gemaakt. Het ideaalbeeld is dat een deelnemer direct na zijn bestelling ook de betaling voor het totaal aan bestelde leermiddelen kan doen. Vervolgens wordt de levering gedaan conform de afspraken, bijvoorbeeld per post, digitaal via autorisatie in de bestelomgeving of vanuit een op de instelling aanwezige voorraad.

Use case

Aanleiding

Het individueel arrangement van de deelnemer is bekend. Op basis daarvan is bekend welke onderwijsproducten de deelnemer zal gaan afnemen de komende periode.

Actoren

Deelnemer, Medewerker, Docent, Leverancier van leermateriaal, Inkoper, Ketenregisseur, Opleidingsteam, Beheerder schoolomgeving

Doel

Zorgen dat deelnemers (en medewerkers) tijdig over het leermateriaal beschikken, dat ze op grond van hun individueel arrangement en eventueel aanvullende behoeften nodig hebben.

Beschrijving acties

Om het bestellen, betalen en leveren van leermateriaal mogelijk te maken zijn de volgende activiteiten noodzakelijk.

Contracteren

Voor elke leverancier waarvan leermateriaal op de definitieve leermiddelenlijst staat, moet een vorm van contracteren hebben plaatsgevonden, voordat het leermateriaal kan worden besteld, betaald en geleverd.

De ketenregisseur voorziet de inkoper van relevante inkoopwensen (bijvoorbeeld aantallen, prijs, beschikbaarheid, moment van levering, periode van gebruik, etc.)
Inkoper onderhandelt met leverancier, uitgever en/of distributeur
Er zijn gemeenschappelijke afspraken gemaakt, bijvoorbeeld op het niveau van een gemeenschappelijke voorziening zoals MBO Cloud

Inrichten materiaal in schoolomgeving

Specifiek in het geval van digitaal leermateriaal is het ook noodzakelijk om de digitale schoolomgeving zodanig in te richten dat het leermateriaal daadwerkelijk gebruikt kan worden.

De leermiddelenlijst wordt beschikbaar gesteld aan de beheerder van de schoolomgeving
De beheerder van de schoolomgeving draagt zorg voor de koppeling met materiaal van de leverancier
De beheerder van de schoolomgeving plaatst de koppeling in de schoolomgeving
De beheerder van de schoolomgeving zorgt voor de juiste instellingen in de schoolomgeving zodat eventuele terugkoppeling van resultaten uit externe systemen (van uitgevers) in de schoolomgeving wordt gewaarborgd

Wanneer deze activiteiten hebben plaatsgevonden, kan het bestellen, betalen en leveren voor een individuele deelnemer plaatsvinden. Dit omvat de onderstaande activiteiten.

Publiceren bestelomgeving

Voor de deelnemer of medewerker kan een bestelomgeving worden gepubliceerd met zijn gepersonaliseerde leermiddelenlijst. Deze gepersonaliseerde leermiddelenlijst bevat al het leermateriaal dat voor de betreffende deelnemer of medewerker de komende periode relevant is. Optioneel kan voor een onderwijsproduct een variatie aan leermaterialen worden aangeboden waaruit de deelnemer zelf kan kiezen.

Bestellen en betalen (deelnemer en medewerker)

Vanuit de gepubliceerde bestelomgeving kan de deelnemer of medewerker het leermateriaal daadwerkelijk bestellen en betalen.

De deelnemer / medewerker maakt een keuze uit de gepersonaliseerde leermiddelenlijst in de bestelomgeving
De deelnemer / medewerker bestelt de gewenste leermiddelen via de bestelomgeving.
De deelnemer / medewerker kiest een betaalwijze via de bestelomgeving.
De deelnemer / medewerker betaalt zijn bestelling.

Leveren leermateriaal

Nadat het leermateriaal besteld en betaald is, kan het daadwerkelijk geleverd worden door de leverancier (uitgever, distributeur, de instelling zelf etc.)

De leverancier ontvangt de bestellingen vanuit de bestelomgeving
De leverancier verifieert de betaling, of stelt vast dat daarvoor adequate afspraken zijn gemaakt
Het leermateriaal wordt geleverd in de vorm die bij het materiaal past (fysieke levering, directe autorisatie voor het leermiddel, distributie van een activatiecode etc.), en op de manier waarop de schoolomgeving is ingericht

Resultaat

Betaald, en aan de deelnemer of medewerker geleverd (folio of digitaal) leermateriaal.

Frequentie

Eén keer per deelnemer, per periode.

Werkopdrachten

Werkopdracht	Van use case	Naar use case
Bestellen en betalen leermateriaal (Werkopdracht)	Arrangement specificeren	Bestellen en betalen leermateriaal

MORA