TripleA:Deelnemer accepteert rooster
U leest een pagina uit het Triple A-archief
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
Een deelnemer of opdrachtgever krijgt een roosteraanbod op basis van zijn individuele leerarrangement. Dit roosteraanbod is een voorstel, dat door de deelnemer kan worden geaccepteerd of niet.
Use case
Aanleiding
Het rooster voor een bepaalde periode is geëffectueerd en is beschikbaar voor alle betrokken deelnemers en opdrachtgevers. Een deelnemer of opdrachtgever krijgt een roosteraanbod op basis van zijn individuele leerarrangement.
Actoren
- Deelnemer, Opdrachtgever, Roostermaker
Doel
De deelnemer heeft binnen de gestelde termijn (vanuit instituut) het rooster geaccepteerd, zodat er overeenstemming is over op welke wijze en wanneer het gevraagde onderwijs wordt aanboden in een bepaalde periode, tussen de instelling en de deelnemer.
Beschrijving acties
- Versturen rooster of bericht over rooster
- De deelnemer ontvangt van de roostermaker een individueel rooster voor een bepaalde vastgestelde periode op papier of digitaal of ontvangt een bericht dat het rooster kan worden ingezien. Het tijdstip van ontvangst van het rooster of bericht is instellingsafhankelijk, dit kan drie weken voor aanvang van een periode zijn, maar ook een week of een dag. Tevens krijgt de deelnemer de informatie over de vastgestelde geformuleerde leervraag, het vastgestelde arrangement, de vastgelegde randvoorwaarden en eventuele afwijkingen.
- Beoordelen rooster
- Een onderwijsmanager kan tijdens het maken van het rooster de beslissing hebben genomen om een bepaald arrangement van een deelnemer te wijzigen of om niet te voldoen aan alle gestelde randvoorwaarden. De reden hiervoor is dat er dan vanuit de hele instelling gezien een ‘beter’ rooster kan worden geëffectueerd. De individuele deelnemer vergelijkt of de afwijkingen tussen het rooster en zijn geformuleerde leervraag, het arrangement en de door hem gestelde randvoorwaarden bij acceptabel zijn voor hem.
- Kenbaar maken wel of niet accepteren rooster
- Een instelling kan ervoor kiezen om een geëffectueerd rooster officieel door een deelnemer te laten accepteren. Dit kan op meerdere manieren.
- Passieve acceptatie: een deelnemer hoeft alleen kenbaar te maken binnen de gestelde termijn (XX) dat een rooster niet wordt geaccepteerd. Als het rooster wel is geaccepteerd, hoeft een deelnemer niets te doen. In het systeem worden na de gestelde termijn (XX) alle roosters waarbij niet kenbaar is gemaakt dat het rooster niet wordt geaccepteerd, op geaccepteerd gezet.
- Actieve acceptatie: een deelnemer moet binnen de gestelde termijn (XX) actief kenbaar maken of een rooster wel of niet wordt geaccepteerd. Als de deelnemer niets onderneemt, zal een instelling er na de gestelde termijn (XX) vanuit gaan dat het rooster niet is geaccepteerd.
- Als een deelnemer een rooster niet accepteert, geeft de deelnemer aan waarom hij het rooster niet accepteert.
- Sturen reminder voor het accepteren rooster
- Indien de instelling ervoor kiest om een deelnemer actief het rooster te laten accepteren, kan het nuttig zijn om een reminder te sturen naar de individuele deelnemer en de begeleider(s). Na een vastgestelde termijn (Y (is eerder dan termijn XX)) wordt in dat geval nagegaan welke deelnemers er nog geen keuze hebben gemaakt. Deze deelnemers krijgen een bericht met de vraag of zij zo snel mogelijk de keuze of het rooster wel of niet wordt geaccepteerd, kenbaar willen maken. De begeleiders van deze deelnemers krijgen een bericht met daarin een overzicht van alle deelnemers die nog geen keuze hebben gemaakt.
- Bevestigen acceptatie/niet acceptatie
- Na de gestelde termijn (XX) bevestigt de instelling of de deelnemer het rooster wel of niet geaccepteerd heeft.
- Als een instelling kiest voor passieve acceptatie en een deelnemer heeft niet kenbaar gemaakt dat het rooster niet is geaccepteerd, krijgt de deelnemer een bericht waarin staat dat de deelnemer het rooster heeft geaccepteerd en wordt verwacht bij de geroosterde onderwijsactiviteiten.
- Als een instelling kiest voor actieve acceptatie en een deelnemer heeft kenbaar gemaakt dat het rooster is geaccepteerd, krijgt de deelnemer een bericht waarin staat dat de deelnemer het rooster heeft geaccepteerd en wordt verwacht bij de geroosterde onderwijsactiviteiten.
- Als een instelling kiest voor actieve acceptatie en een deelnemer heeft niet kenbaar gemaakt of het rooster wel of niet is geaccepteerd, krijgt de deelnemer een bericht waarin staat dat de deelnemer het rooster niet heeft geaccepteerd, dat de begeleider hiervan op de hoogte is gebracht en dat de deelnemer verwacht wordt bij de begeleider voor een gesprek.
- Berichten begeleider
- Indien een deelnemer het rooster niet heeft geaccepteerd, wordt de begeleider op de hoogte gebracht van het niet accepteren van het rooster door de deelnemer, de onderwijsproduct(en) die niet is (zijn) geaccepteerd en de reden(en). De begeleider kan een gesprek aangaan met de deelnemer om het probleem op te lossen. Er gaat een signaal naar de use case Individueel roosterprobleem oplossen.
- Als een deelnemer binnen de gestelde termijn (XX) nog geen keuze kenbaar heeft gemaakt en er geldt een actieve acceptatie krijgt de begeleider ook een bericht van het niet accepteren van het rooster door de deelnemer.
- Als er veel deelnemers zijn die een rooster niet accepteren of er veel deelnemers zijn die niet binnen termijn (Y) een keuze kenbaar maken, kan een instelling mogelijk een ‘acceptatieprobleem’ krijgen. Het proces van het monitoren van de acceptatie en het oplossen van een eventueel acceptatieprobleem is beschreven in de use case Monitoren acceptatie deelnemersrooster.
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | Iedere deelnemer krijgt het rooster ter acceptatie voorgelegd. De deelnemer kan beoordelen of het rooster voldoende invulling geeft aan de geformuleerde leervraag. Afhankelijk van de keuze van de instelling kan er sprake zijn van een actieve acceptatie, waarbij iedere deelnemer expliciet aangeeft het rooster wel of niet te accepteren, of een passieve acceptatie, waarbij een deelnemer binnen een bepaalde termijn kan aangeven het rooster niet te accepteren. |
| Personeel | Acceptatie van het rooster gebeurt door de deelnemer (actief of passief; afhankelijk van de keuze van de onderwijsinstelling). Vervolgens worden de resultaten van de acceptatie door de begeleider gemonitord. |
| Structuur | Indien een deelnemer het aangeboden rooster niet accepteert volgt er een gesprek met de begeleider. Samen met de roostermaker wordt gezocht naar oplossingen binnen het vigerende rooster. Indien een oplossing niet binnen het vigerende rooster kan worden gevonden, dan neemt de manager onderwijs en bedrijfsvoering een besluit. |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario is het accepteren van het rooster wel denkbaar, maar het ligt niet voor de hand. De deelnemer kan immers in zijn leervraag maar beperkt kiezen uit het door het team beschikbaar gestelde aanbod. Omdat een rooster in dit scenario rekening houdt met de vorming van groepen is er niet altijd een eenvoudige oplossing binnen het rooster mogelijk als een deelnemer het rooster niet accepteert. |
| Personeel | Na het keuzepoces met de deelnemer wordt in samenspraak met het team, door de roostermaker het rooster vastgesteld. Het team is in staat (zonder tussenkomst van arrangeur) de verbinding te leggen tussen de leervraag van de individuele deelnemer en beschikbare arrangementen. In het rode scenario is het accepteren van het rooster wel denkbaar, maar het ligt niet voor de hand. |
| Structuur | Binnen door de centrale organisatie vastgestelde kaders en beschikbaar gesteld middelen is het op- en vaststellen van het rooster een teamverantwoordelijkheid. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario ligt het accepteren van het rooster meer voor de hand, omdat de deelnemer voorafgaand aan het roosterproces een grotere keuzemogelijkheid heeft. Omdat ook hier het aanbod gestandaardiseerd is (in referentiearrangementen), is het rooster voor een groot deel op groepen gebaseerd. Omdat een rooster in dit scenario rekening houdt met de vorming van groepen is er niet altijd een eenvoudige oplossing binnen het rooster mogelijk als een deelnemer het rooster niet accepteert. |
| Personeel | Na het keuzepoces met de deelnemer wordt in samenspraak met de organisatie- of onderwijseenheid, door de roostermaker het rooster vastgesteld. De organisatie- of onderwijseenheid is in staat (zonder tussenkomst van arrangeur) de verbinding te leggen tussen de leervraag van de groep en beschikbare arrangementen. In het groene scenario is het accepteren van het rooster wel denkbaar, maar het ligt niet voor de hand omdat de nadruk ligt op de groep en niet op het individu. |
| Structuur | Acceptatie van de invulling van de vrije keuze-ruimte gebeurt door de deelnemer. |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario is er geen sprake van een mogelijkheid tot het accepteren van het rooster. |
| Personeel | Er is geen sprake van de mogelijkheid tot het al dan niet accepteren van het rooster door de deelnemer. |
| Structuur | Het rooster wordt eventueel geaccepteerd door docenten. |
Resultaat
- Overzicht van deelnemers die het rooster wel hebben geaccepteerd. Hierdoor is inzichtelijk wanneer deze deelnemers welke onderwijsproducten volgen.
- Overzicht per deelnemer die het rooster niet hebben geaccepteerd. Hierdoor is tevens inzichtelijk welke onderwijsproducten niet zijn geaccepteerd en waarom en is de benodigde actie op gang gebracht.
Frequentie
Na elke roosterpublicatie
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
.png)