TripleA:Intake (Use case)
In deze stap vindt het intakegesprek plaats en wordt bepaald waar de potentiële deelnemer het best kan worden geplaatst. Tijdens het intakegesprek wordt een zo optimaal mogelijke match bepaald tussen de leerbehoefte van de potentiële deelnemer en de onderwijscatalogus van de instelling. De uitkomst van het gesprek, een positieve of negatieve match, wordt vastgelegd. Dit leidt tot gezamenlijke overeenstemming over het te volgen onderwijsproduct of een terugtrekking of doorverwijzing van de deelnemer. Overigens valt het daadwerkelijk aanmelden van de deelnemer expliciet buiten deze use case.
Use case
Aanleiding
De potentiële deelnemer / opdrachtgever (vertegenwoordiger van een groep deelnemers) heeft zich aangemeld.
Actoren
- Potentiële deelnemer, Wettelijke vertegenwoordiger, Opdrachtgever, Intaker, Administratief medewerker
Doel
Maken van een (eerste) match tussen leervraag (het gewenst onderwijs) vanuit een potentiële deelnemer of een opdrachtgever, en een mogelijk startonderwijsproduct vanuit de instelling. Indien mogelijk wordt ook zo goed mogelijk het gewenste verbintenisgebied bepaald.
Beschrijving acties
- Ontvangen doorstroomdossier
Het doorstroomdossier wordt opgevraagd bij de latende school middels de werkopdracht ‘Doorstroomdossier ontvangen’
- Plannen Intakegesprek
De administratief medewerker legt een moment vast waarop een intakegesprek plaatsvindt tussen de potentiële deelnemer (of opdrachtgever) en de Intaker. Dit moment moet bevestigd worden door de intaker.
Op basis hiervan kan een intakeformulier worden vervaardigd door middel van de werkopdracht intakeformulier.
- Versturen uitnodiging Intakegesprek
Aan de potentiële deelnemer/opdrachtgever wordt een uitnodiging verstuurd die via de werkopdracht maak brief is gemaakt. In de brief zijn de Intaker, Datum, Tijd en Plaats van het gesprek opgenomen.
Het versturen van de uitnodiging wordt vastgelegd.
Indien de potentiële deelnemer/opdrachtgever aangeeft niet aanwezig te kunnen zijn, wordt een nieuwe afspraak gemaakt, gecommuniceerd en vastgelegd.
- Voeren intakegesprek
Tijdens het gesprek wordt een zo optimaal mogelijke match bepaald tussen de leerbehoefte van de potentiële deelnemer en de onderwijscatalogus van de instelling.
Om tot een zo optimaal mogelijke match te kunnen komen, wordt onderwijscatalogus bevraagd door middel van de werkopdracht onderwijscatalogus.
Door de bevraging van de onderwijscatalogus is nu bekend of het (start)onderwijsproduct beschikbaar is, en zo niet, welke alternatieven er zijn. De intaker bekijkt samen met de potentiële deelnemer wat hij wil en over welke kennis/vaardigheden hij reeds beschikt om een inschatting te kunnen maken of een onderwijsproduct passend voor een deelnemer is (de opleiding moet niet te makkelijk of te moeilijk zijn omdat dat het risico op uitval vergroot). Een mogelijk startonderwijsproduct kan het doorlopen van een EVC-procedure zijn.
- Wanneer de potentiële deelnemer instemt met het beschikbare startonderwijsproduct is er sprake van een positieve match.
- Indien de potentiële deelnemer niet instemt, is het een negatieve match. Beschrijving van de resultaten van het intakegesprek:
- Positieve Match
De wens van de (potentiële) deelnemer strookt met de mogelijkheden te bieden van de instelling. De potentiële deelnemer kan een verbintenis aangaan met de instelling. Op basis van het gewenste startonderwijsproduct wordt ook het beoogde verbintenisgebied bepaald.
De deelnemer kan tot op het moment van ondertekening van de verbintenis een andere keuze kenbaar maken. Mocht dat het geval zijn dan wordt het proces Intake opnieuw doorlopen.
- Negatieve Match;
De mogelijkheden van de instelling kunnen niet voldoen aan de wens van de (potentiële) deelnemer, of de potentiële deelnemer kan niet voldoen aan de eventuele toelatingseisen. Doorverwijzing naar elders (in plaats). Aan de potentiële deelnemer wordt gemeld middels een brief die via de werkopdracht maak brief is gemaakt, dat het niet mogelijk is een onderwijsproduct af te nemen binnen de instelling. Wanneer de instelling op dit moment nog niet kan voldoen aan de wens van de deelnemer. Dit wordt schriftelijk bevestigd met een brief die via de werkopdracht maak brief is gemaakt.
- De potentiële deelnemer ontvangt een brief die via de werkopdracht maak brief is gemaakt, vanaf welke datum het mogelijk is het (start)onderwijsproduct af te nemen binnen de instelling.
- Invullen Intakeformulier
Tijdens het intakegesprek controleert de intaker de dan bekende gegevens en vult hij samen met de potentiële deelnemer/opdrachtgever de rest van het intakeformulier in. Gegevens als ondermeer thuissituatie, vooropleiding(en), bijzondere situaties, voorkeuren worden hierop vastgelegd.
De uitkomst van het gesprek, een positieve of een negatieve match wordt vastgelegd. Bij voorkeur worden de gegevens, zichtbaar voor beide partijen, m.b.t. de intake tijdens het gesprek verwerkt in de kernregistratie. Mocht dit niet mogelijk zijn dan dienen deze gegevens direct na afloop van het gesprek in de kernregistratie te worden ingevoerd door de intaker of DA. Het betreft hier alleen gegevens m.b.t. de intake. Indien er een positieve match tot stand is gekomen, gaat de werkopdracht verbintenis van start.
- Aanmaak (digitaal) dossier
Documenten voor het administratief dossier worden aangeboden aan werkopdracht registreer document.
Resultaat
- Gezamenlijke overeenstemming tussen potentiële deelnemer en instelling over het te volgen onderwijsproduct en het daaraan gekoppelde verbintenisgebied
of
- Doorverwijzing door de instelling van potentiële deelnemer naar elders of
- Terugtrekken door potentiële deelnemer wegens gebrek aan belangstelling
Eén van deze mogelijke uitkomsten is vastgelegd in de kernregistratie.
Frequentie
Minimaal eenmaal per potentiële deelnemer
Werkopdrachten
| Werkopdracht | Van use case | Naar use case |
|---|---|---|
| Doorstroomdossier ontvangen | Intake (Use case) | Ontvangen doorstroomdossier |
| Melden status doorstroom | Intake (Use case) | Melden status |
| Onderwijscatalogus (Werkopdracht) | Intake (Use case) | TripleA:Raadplegen onderwijscatalogus |
| Verbintenis (Werkopdracht) | Intake (Use case) | Verbintenis maken |