TripleA:Maken en wijzigen BPV-overeenkomst
Deze use case beschrijft het maken van een nieuwe, het wijzigen van een reeds bestaande, alsook het beëindigen van een BPV-overeenkomst.
Zowel de deelnemer als de vertegenwoordiger van de instelling en ook de vertegenwoordiger van het leerbedrijf, tekenen de overeenkomst.
Use case
Aanleiding
Vanuit onderwijslogistiek (BPV matching) komt informatie dat de (potentiële) deelnemer het onderwijsproduct stage gaat afnemen. Vanuit de processen in- of uitschrijven komt de informatie dat een BPV-overeenkomst wijzigt of wordt beëindigd.
Actoren
- Deelnemer, Administratief medewerker
Doel
Realiseren van een compleet geregistreerde BPV-overeenkomst, zodat een rechtsgeldige BPV en een vorm van bekostigingsrelatie tot stand komt.
Beschrijving acties
Maken nieuwe BPV-overeenkomst
- Registreren & controleren
- De administratief medewerker ontvangt een werkopdracht en controleert de volledigheid van de gegevens binnen de kernregistratie.
- Er wordt gecontroleerd of het verbintenisgebied van de BPV past binnen het verbintenisgebied van de inschrijving. Deze check hoeft niet uitgevoerd te worden als het BPV voor een keuzedeel betreft.
- Communiceren met zowel de (potentiële) deelnemer als met de opdrachtgever
- Bij ontbreken van noodzakelijke gegevens en (kopieën van) externe documenten wordt de (potentiële) deelnemer of opdrachtgever gevraagd deze gegevens alsnog te overleggen dan wel in te leveren. Vervolgens worden deze gegevens/documenten alsnog binnen de kernregistratie geregistreerd en aangeboden via de werkopdracht registreer document.
- Produceren & ondertekenen BPV-overeenkomst
- De administratief medewerker geeft de werkopdracht produceren BPV-overeenkomst, zodat de BPV-overeenkomst wordt gemaakt en door de betrokken partijen kan worden ondertekend.
- Registreren verbintenis
- De getekende BPV-overeenkomst wordt vastgelegd middels de werkopdracht registreer BPV-overeenkomst zodat het in het dossier van de potentiële deelnemer wordt opgenomen.
- Indien tijdens de ondertekening van de BPV-overeenkomst blijkt dat er een fout is gemaakt, wordt de werkopdracht Maak of Wijzig BPV-overeenkomst gestart.
Wijzigen BPV-overeenkomst
Bij wijziging van de BPV gegevens van een reeds getekende BPV-overeenkomst, hoeft geen nieuwe BPV-overeenkomst gemaakt te worden, maar kan volstaan worden met het doorvoeren van de wijziging en het produceren van een nieuw BPV blad. Ondertekening daarvan is niet nodig, wel moeten alle betrokkenen hierover goed geïnformeerd worden. Een voorbeeld hiervan is het doen van een BPV in het kader van een keuzedeel bij het leerbedrijf waar de deelnemer al een getekende BPV-overeenkomst mee heeft vanwege de BPV in het kader van zijn kwalificatie of een ander keuzedeel.
Beëindigen BPV-overeenkomst
Het beëindigen van een BPV-overeenkomst is vanuit administratief oogpunt gezien het vullen van de Einddatum BPV in de kernregistratie.
Resultaat
- Er is een ondertekende BPV-overeenkomst
- Volledig, up-to-date BPV registratie voor de deelnemer
- Trigger voor de uitwisseling van BPV met BRON
Frequentie
Een of meerdere malen per deelnemer; (huidige verdeling over een schooljaar: een piek vlak voor de start (augustus), daarna neemt de frequentie sterk af met nog een piek in februari vanwege tussentijdse instroom.)
Werkopdrachten