TripleA:Maken rooster
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
In deze stap worden de arrangementen van deelnemers neergezet in een planning voor een komende periode. Deze planning wordt rooster genoemd. Om tot de planning te komen worden arrangementen en/of onderwijsproducten en middelen gekoppeld. Zo wordt duidelijk welk onderwijsproduct door wie, waar en wanneer uitgevoerd wordt en van welke deelnemers wordt verwacht dat zij dat product volgen.
Deze use case is het eerste onderdeel in de roostercyclus:
- Maken rooster (voorafgaand aan roosterperiode)
- Individueel aanvullen rooster (gedurende roosterperiode)
- Controle realisatie rooster (na roosterperiode)
De toepassing van deze use case is afhankelijk van een groot aantal keuzes die gemaakt kunnen worden door de instelling zelf.
Voorbeelden:
- Is de deelnemer altijd een bepaalde tijd aanwezig (bijv. 09.00 tot 16.00 of 08.00 tot 13.00)?
- Plannen we het rooster van een deelnemer geheel vol of laten we ruimte voor ad hoc invulling?
- Kiezen we ervoor deelnemers te raadplegen voordat een rooster definitief wordt?
- Is in een arrangement beschreven welke onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus in welke volgorde en periode moeten worden uitgevoerd of wordt hier meer ruimte voor geboden?
- Maken we voor alle onderdelen van de instelling tegelijkertijd een nieuw rooster?
Daarnaast moet er een keuze door de instelling worden gemaakt voor:
- Controle realisatie rooster (na roosterperiode).
- Periode waarvoor rooster gemaakt wordt, bijvoorbeeld 1 dag, 10 weken of heel jaar.
- Frequentie van het maken van een nieuw rooster, bijvoorbeeld elke dag, elke 10 weken of 1 keer per jaar.
- Het tijdstip waarop een rooster definitief wordt voorafgaande aan de ingangsdatum ervan, bijvoorbeeld 1 week voor start moet een rooster zijn vastgesteld.
- Het uitgangspunt bij het beschrijven van de activiteiten is dat we nog geen keuzes gemaakt hebben. De use case moet alle mogelijk scenario’s afdekken. Het voordeel is dat het maximale flexibiliteit aan de onderwijsinstelling biedt, omdat de definitieve inrichtingskeuze in een onderwijsinstelling pas bij invoering hoeft te worden gemaakt.
Use case
Aanleiding
Periodiek (zie inleiding: b.v. iedere 10 weken) zal er in opdracht van het management van een instelling een compleet nieuw rooster worden gemaakt. Dit is het perioderooster voor de eerstvolgende periode. Waar instelling staat kan ook een deel van de instelling worden gelezen.
- of
Door een ernstig uitvoeringsprobleem (vanuit de use case Oplossen Calamiteit). Er zal een nieuw rooster voor het restant van de huidige periode gemaakt moeten worden.
- of
Door een massale afwijzing van het rooster door leerlingen (vanuit de use case Monitoren acceptatie deelnemersrooster). Er zal een nieuw rooster voor (een deel) van de deelnemers gemaakt moeten worden.
Actoren
- Operator, Roostermaker, Manager onderwijs, Manager bedrijfsvoering, Deelnemer, Begeleider
Doel
We maken een rooster om de vraag naar onderwijsproducten van deelnemers en het aanbod daarvan door de instelling op elkaar af te stemmen. We zoeken daarbij een balans tussen deelnemer-, onderwijs- en bedrijfseconomische belangen.
Beschrijving acties
Een aantal beheersacties moeten vooraf zijn uitgevoerd. De frequentie hiervan zal laag zijn (bijvoorbeeld 1x per jaar).
- Beheren regels
- De RM vraagt aan de MO om onderwijsregels en aan de MB om bedrijfsvoeringregels.
- Voorbeelden van onderwijsregels zijn, maximaal 8 lesuren per dag of 3 tussenuren per week voor een deelnemer, maximaal 1 afwijzing van een onderwijsproduct uit een arrangement van een deelnemer, geen leervakken na het 8e uur, altijd bevoegde docenten.
- Voorbeelden van bedrijfsvoeringregels zijn, maximaal 8 lesuren per docent per dag, praktijklokaal koken alleen op maandag, iedere docent moet voor minimaal 50% worden ingeroosterd, een onderwijsproduct mag alleen worden aangeboden bij een minimale inschrijving van 5 deelnemers.
- Een andere voorbeeld van relevante regels zijn de normen voor onderwijstijd. Het onderwijsaanbod moet zodanig zijn dat aan de normen voor begeleide onderwijstijd (BOT) en BPV wordt voldoen.
- Als de RM de regels krijgt, controleert hij deze op volledigheid, correctheid, realseerbaarheid en of de regels gezamenlijk niet in conflict zijn en koppelt het resultaat terug aan de MO en MB. In overleg worden de mogelijke problemen opgelost en de regels vastgesteld en vastgelegd in de roostermachine door de OP.
- Beheren weegfactoren
- Na het vaststellen en vastleggen van de regels moeten weegfactoren bepaald worden over de relatieve zwaarte van een regel. De zwaarte van een regel heeft direct effect op de uitkomst van een rooster. De machine levert een top-x van roosters op met diagnoserapporten (x is bijvoorbeeld 5). De regels met de weegfactor bepalen de kwaliteitvolgorde van de opgeleverde roosters.
- De MO en MB zullen over de zwaarte van de regels met elkaar moeten onderhandelen. De RM kan dit proces begeleiden. Als de weegfactoren zijn vastgesteld zal de OP ze vastleggen in de machine.
- Beheren overige instellingen
- De OP zal de overige instellingen, zoals inhoud en layout van het diagnoserapport, aantal te bewaren top-x rooster etc. in de roostermachine vastleggen. Hij doet daartoe voorstellen die door de organisatie moeten worden gefiatteerd.
- Communicatie peildatum
- Voorafgaande aan het laten draaien van machine worden alle betrokkenen geïnformeerd (via moderne communicatie middelen) over de startdatum van het maken van een nieuw rooster, zodat iedereen weet wanneer de arrangementen gereed moeten zijn.
- Uitvoeren controles
- De OP zal voordat hij de roostermachine start nog controleren of voor alle ingeschreven deelnemers een arrangement is gespecificeerd. Als dit niet het geval is wordt de RM op de hoogte gesteld en deze zal in overleg met de MO en MB bepalen welke oplossingsrichting bewandeld wordt. Te denken valt aan het tijdelijk stopzetten van het roosterproces. Begeleiders en arrangeurs krijgen x dagen de tijd. Ook kan het roosterproces gewoon doorgaan. Met de betreffende individuele deelnemer worden afspraken gemaakt over wat er wordt gedaan met hun arrangement.
- Vullen roostermachine
- De arrangementen van de deelnemers en de beschikbaar gestelde middelen worden door de OP opgehaald en in de database van de roostermachine opgeslagen. Hiermee worden de beschikbare middelen en opgevoerde arrangementen bevroren gedurende het roosterproces. Veranderingen in arrangementen of middelen die gedurende het roosteren worden aangebracht in de productieomgeving, worden niet meegenomen in de lopende roostercyclus. Deze veranderingen worden zichtbaar in de use case Effectueren rooster.
- Opstellen roostervoorstellen
- De roostermachine wordt gestart. De machine zal voortdurend de x beste roostervoorstellen en bijbehorende diagnoserapporten beschikbaar stellen. Zichtbaar is hoeveel roosters er zijn doorgerekend en wanneer de laatste verandering in de top x heeft plaats gevonden. Daarmee is er inzicht in de voortgang van de ‘run’.
- Beoordelen roostervoorstellen
- De roostervoorstellen en de bijbehorende diagnoserapporten worden door de RM geanalyseerd. De voorstellen en de analyse worden overlegd met de MO en MB. De roostervoorstellen zullen door de MO worden beoordeeld met oog voor de belangen van de deelnemer en de kwaliteit van het onderwijs. De MB zal de belangen van de docenten en de bedrijfseconomische belangen mee laten wegen in zijn oordeel. De MO en de MB kunnen (indien gewenst) overleggen met individuele deelnemers en/of begeleiders en docenten.
- Alleen in het ideale geval zal het rooster meteen geaccepteerd worden. Indien er geen geschikt roostervoorstel bij zit, kunnen er aanpassingen in de vraag (arrangementen) en het aanbod (middelen en regels) worden gedaan om te simuleren in de roostermachine. Als er gebruik wordt gemaakt van een fictief middel, is het uitgangspunt dat dit fictieve middel voor aanvang van de start van een periode is gerealiseerd. Deze simulatie levert nieuwe roostervoorstellen en de bijbehorende diagnoserapporten op. Opnieuw worden de roostervoorstellen en diagnoserapporten geanalyseerd, besproken en beoordeeld.
- Vaststellen rooster
- Uiteindelijk zal er, mogelijk gedwongen door de tijd, besloten worden met roostervoorstel en het bijbehorende diagnoserapport akkoord te gaan. Dit is het perioderooster voor de komende periode. Er gaat een signaal naar de use case Effectueren rooster.
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | Het roosterproces wordt ondersteund door een ‘roostermachine’. Een dergelijke machine maakt gebruik van bedrijfsregels en onderwijsregels om een zo optimaal mogelijk rooster te maken binnen de beschikbare middelen. Het is mogelijk verschillende alternatieven naast elkaar te zetten, en tegen elkaar af te wegen. Ook kan bekeken worden of uitbreiding of een andere inzet van middelen een oplossing voor knelpunten in het rooster is. In dat geval wordt er geroosterd met ‘fictieve middelen’, middelen die nu niet beschikbaar zijn maar zo mogelijk wel beschikbaar kunnen komen. |
| Personeel | Op basis van de input uit de front office voert de roostermaker het roosterproces uit. De roostermaker is in staat de instellingen van de roostermachine aan te passen. In het geval dat arrangementen moeten worden aangepast dient de arrangeur geraadpleegd te worden. De managers onderwijs en bedrijfsvoering stellen de kaders voor het roosterproces en nemen besluiten. |
| Structuur | De arrangeur levert de informatie.
De managers onderwijs en bedrijfsvoering stellen kaders (tbv de instelling, roostermachine) De roostermaker faciliteert/ voert uit De managers onderwijs en bedrijfsvoering stellen het rooster uiteindelijk vast. |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario is het team verantwoordelijk voor het maken van een planning voor de uitvoering van het onderwijs waarin de vraag van de deelnemers (vastgelegd in de arrangementen) zo goed mogelijk wordt gehonoreerd binnen middelen die het team tot zijn beschikking heeft. Elk team maakt zijn eigen rooster. Gezien de kleinschaligheid van de teams die voor het rooster verantwoordelijk zijn, wordt de roostermachine vooral gebruikt om knelpunten op te lossen en de vrije ruimte te roosteren. |
| Personeel | Het basisrooster wordt op basis van aanbodkeuze opgezet door een teamlid (roostermaker). Dit teamlid is in staat (met behulp van een systeem) een optimale keuze te maken tussen beschikbare middelen en onderwijsaanbod. |
| Structuur | Binnen door de centrale organisatie vastgestelde kaders en beschikbaar gestelde middelen is het op- en vaststellen van het rooster een teamverantwoordelijkheid. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario wordt het rooster gemaakt voor een totale branche, verzameling van opleidingen of een gebouw, waarin collectief wordt geroosterd. De arrangementen van de deelnemers zijn weliswaar in zekere mate gestandaardiseerd, maar kunnen wel betrekking hebben op de diversiteit aan onderwijsproducten die binnen een hele branche, verzameling opleidingen of gebouw wordt aangeboden. Het roosterproces wordt ondersteund door een roostermachine. |
| Personeel | De roostermaker is in staat de ‘roostermachine’ te bedienen en waar nodig de in stellingen van de onderwijs- en bedrijfsvoeringregels aan te passen. |
| Structuur | De roostermaker (wel of niet binnen een team) is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het conceptrooster. In samenspraak met de arrangeur, de manager bedrijfsvoering en de manager onderwijs worden eventuele simulaties uitgevoerd.
De manager onderwijs is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het rooster. De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de bedrijfseconomische kaders. Het rooster wordt door beide managers vastgesteld. |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario is het rooster relatief vast. Afhankelijk van de mate waarin centraal wordt geroosterd en wordt gestreefd naar optimalisering van middeleninzet, wordt hierbij gebruik gemaakt van een roostermachine om deze optimalisatie te realiseren. |
| Personeel | De roostermaker is in staat de ‘roostermachine’ te bedienen en waar nodig de instellingen van de onderwijs- en bedrijfsvoeringregels aan te passen. |
| Structuur | De roostermaker (wel of niet binnen een team) is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het conceptrooster. In samenspraak met de arrangeur, de manager bedrijfsvoering en de manager onderwijs worden eventuele simulaties uitgevoerd.
De manager onderwijs is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het rooster. De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de bedrijfseconomische kaders. Het roorter wordt door beide managers vastgesteld. |
Resultaat
- Een goedgekeurd perioderooster voor een vastgestelde periode met indien van toepassing de toezegging om de voorgestelde aanpassingen te realiseren.
Frequentie
Het gehele proces vindt in ieder geval plaats voor iedere nieuwe roosterperiode. De instelling bepaalt de frequentie hiervan zelf. Deze zal variëren van 1x per jaar tot 1x per dag.` Daarnaast kunnen de use cases Oplossen calamiteit en Monitoren acceptatie deelnemersrooster de frequentie verhogen.
Werkopdrachten
| Werkopdracht | Van use case | Naar use case |
|---|---|---|
| Effectueren rooster (Werkopdracht) | Maken rooster | Effectueren rooster |
| Opnieuw roosteren vanwege calamiteit | Oplossen calamiteit | Maken rooster |
| Opnieuw roosteren vanwege roosterafwijzing | Monitoren acceptatie deelnemersrooster | Maken rooster |
| Raadplegen onderwijscatalogus (Werkopdracht) | Maken rooster | TripleA:Raadplegen onderwijscatalogus |
Activiteitendiagram
