TripleA:Rapportage gegevens aanwezigheid deelnemer

U leest een pagina uit het Triple A-archief

Vertegenwoordigers van externe partijen hebben behoefte aan informatie omtrent de aanwezigheid van deelnemers, omdat zij verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van deelnemers of omdat zij het onderwijs financieren. In deze stap wordt de rapportage opgesteld over de aanwezigheid van de deelnemer. Voor vragen ten aanzien van begeleiding van deelnemers kan worden gedacht aan maatschappelijke dienstverleners, zoals GGD. Voor financiering kan worden gedacht aan werkgevers, klantmanagers gemeente, UWV, re-integratiebedrijven.

In de aanwezigheidsregistratie zijn de gegevens van deelnemers betreffende hun presentie gedurende een bepaalde tijdsperiode vastgelegd. Vanuit onderwijslogistiek (reserveren) is bekend wanneer en voor welk onderwijsproduct een deelnemer geacht wordt aanwezig te zijn. Door de metingen in tijd af te zetten tegen het tijdraster van de planning kan een analyse worden gemaakt van de aan- en afwezigheid van deelnemers.

Use case

Aanleiding

Een ad-hoc vraag omtrent aanwezigheid van een deelnemer of groep deelnemers door externe partijen

Actoren

Administratief medewerker, Externe partij

Doel

Inzicht geven in de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers of groepen deelnemers op verzoek van externe partijen.

Beschrijving acties

Afhankelijk van de vraag van de externe partij wordt gekeken of er een bestaand rapport gebruikt kan worden. Is dit niet het geval dan zal er eerst een nieuw rapport gedefinieerd moeten worden. De administratief medewerker start de rapportdefinitiebeheer.
Indien of zodra er een rapport beschikbaar is, selecteert de administratief medewerker het gewenste rapport, geeft de selectiecriteria mee en start de uitvoering van de rapportage.
De administratief medewerker levert het rapport.

Resultaat

Opgeleverde rapportage met de gevraagde gegevens.

Mogelijke vragen zijn:

aan/afwezigheid van specifieke deelnemer gedurende bepaalde periode
aan/afwezigheid van groep deelnemers gedurende bepaalde periode.

Een groep deelnemers moet geselecteerd kunnen worden op basis van gevolgd onderwijsproduct, specifieke groep, leeftijd, leerweg, intensiteit, etniciteit, doelgroep, financier. Voorbeeld:

De klantmanager (maakt deel uit van externe partijen) van de gemeente wil weten welke dagen en tijden in mei de heer Jansen het gereserveerde onderwijstraject gevolgd heeft.
De gemeente wil van personen uit een bepaalde wijk weten of zij hun gereserveerde onderwijstraject in de maand december gevolgd hebben.

Frequentie

Heel verschillend per locatie en organisatie. Soms 1 tot 10 keer per maand, maar kan ook 100 keer per dag zijn.

Overige opmerkingen

Er moet een koppeling zijn met de database waarin de aanwezigheid per deelnemer wordt vastgelegd (aanwezigheidsregistratie) die buiten het kernsysteem valt. In die database is geregistreerd:

deelnemer, datum/tijd en plaats.

Eveneens buiten het kernsysteem zijn in reserveren de volgende gegevens te vinden:

deelnemer, datum/tijd, docent, onderwijsproduct.

Via de combinatie van bovenstaande dataverzamelingen kan geconstateerd worden wie, wanneer aan- of afwezig was.

MORA