TripleA:Signaleren en rapporteren aan- afwezigheid
De onderwijsinstelling moet voldoen aan de wettelijke of contractuele verplichting om de aan- of afwezigheid van deelnemers te melden. In deze stap wordt de afwezigheid van deelnemers gesignaleerd volgens vooraf vastgestelde regels en afspraken. Dit leidt tot een rapportage omtrent de afwezigheid van deelnemer(s), wat - na interne validatie - gemeld wordt aan de betrokken externe partij. Vervolgens wordt de gerapporteerde afwezigheid geregistreerd bij de deelnemer.
Use case
Aanleiding
Periodiek (bijvoorbeeld op dagelijkse basis) nagaan of deelnemer meer afwezig dan wettelijk of contractueel geoorloofd is.
Actoren
- Administratief medewerker, Externe partij
Doel
- Mogelijke uitval van deelnemers voorkomen door tijdige signalering afwezigheid
- Door tijdige signalering afwezigheid deelnemer is het mogelijk om actie te ondernemen ten einde de bekostiging van de instelling veilig te stellen
Beschrijving acties
Afwezigheid van deelnemers signaleren volgens vooraf vastgestelde regels en afspraken:
- Regels en voorschriften van het ministerie van OCW: controleprotocol, leerplicht, regelgeving rond voortijdig schoolverlaten
- Regelgeving rondom inburgering
- Contractuele verplichtingen met betrekking tot leerwerktrajecten in het kader van reintegratie van langdurig werkelozen
- Contracten met werkgevers in het kader van deskundigheidsbevordering personeel.
Alle signaleringen worden geverifieerd bij de begeleiders om te voorkomen dat deelnemers die een en ander (bijvoorbeeld ziekte) wel hebben gemeld maar waarvan de melding niet of niet juist is verwerkt ten onrechte worden gemeld bij een instantie danwel een aantekening krijgen. Na verificatie rapporteert de administratief medewerker.
De volgende situaties omtrent signalering afwezigheid zijn te onderscheiden:
- de wettelijke verplichting om leerplichtige deelnemers die langer dan 2 weken afwezig zijn aan de leerplichtambtenaar van de gemeente te melden
- de wettelijke verplichting om deelnemers jonger dan 23 jaar die niet leerplichtig zijn en die langer dan 3 weken afwezig zijn te melden aan het RMC
- contractuele afspraken met UWV, reïntegratiebedrijven, gemeenten
- afspraken met werkgevers
- het controleprotocol van OCW, volgens welke de accountant gegevens omtrent aanwezigheid opvraagt
- de wettelijke verplichting om deelnemers van 18 jaar of ouder die langer dan 5 weken afwezig zijn aan DUO te melden
Ad 1. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de afwezigheid van de leerplichtige deelnemers
Ad 2. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de afwezigheid van de deelnemers jonger dan 23 jaar
Ad 3. Afhankelijk van het contract moet de afwezigheid van deelnemers gerapporteerd worden
Ad 4. Afhankelijk van de gemaakte afspraken moet de afwezigheid van deelnemers gerapporteerd worden
Ad 5. Tijdens de controle moeten de in het protocol gevraagde gegevens beschikbaar zijn. De aanwezigheid van specifieke deelnemers (steekproef) gedurende een aantal dagen moet aangetoond worden. Een rapportage moet dit opleveren.
Ad 6. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de afwezigheid van de deelnemers
In het kernsysteem wordt achtereenvolgens vastgelegd:
- de gesignaleerde afwezigheid
- de interne opdracht tot verificatie, inclusief de datum
- resultaat van de verificatie
- de melding richting externe partijen, inclusief de datum
De registratie van gesignaleerde afwezigheid is een gedetailleerde registratie ten behoeve van de begeleiding. Vanuit deze gedetailleerde registratie wordt op een hoger aggregatieniveau de geanalyseerde aanwezigheid vastgelegd.
Resultaat
- Rapportage omtrent afwezigheid deelnemer(s), wat - na interne validatie - gemeld wordt aan de betrokken externe partij
- Registratie van gerapporteerde afwezigheid bij deelnemer.
Frequentie
Sommige signaleringen dienen elke dag uitgevoerd te worden, sommige elke week of elke maand afhankelijk van contract, andere slechts 1 keer per jaar (accountant).
Werkopdrachten