TripleA:Verbintenis maken
Er kan sprake zijn van twee typen verbintenissen.
- Onderwijsovereenkomst: Als er een positieve match is gerealiseerd tijdens de intake
- Contract: Als er een verbintenis tot stand komt tussen een opdrachtgever en de instelling
Deze use case beschrijft het maken van een nieuwe verbintenis. In het geval van een onderwijsovereenkomst is er sprake van een nieuwe verbintenis als een deelnemer een nieuwe opleiding start, eventueel parallel aan, of gelijktijding met een andere inschrijving. Als binnen een bestaande verbintenis een wijziging van het verbintenisgebied ontstaat (een keuze voor een opvolgend verbintenisgebied), kan dat worden gezien als een wijziging op de bestaande verbintenis.
Een nieuwe (volgtijdelijke of parallelle) opleiding leidt tot een nieuwe onderwijsovereenkomst bestaande uit algemene voorwaarden en het eerste opleidingsblad. Wijzigingen leiden tot een nieuwe opleidingsblad in de bestaande onderwijsovereenkomst
Als een deelnemer al bij inschrijven kiest voor één of meerdere keuzedelen, kan dit geregistreerd worden op de onderwijsovereenkomst bij het maken van een verbintenis. Wordt de keuze voor keuzedelen later gemaakt dan kan dat worden gezien als een wijziging op de bestaande verbintenis (zie Wijzigen verbintenis).
Zowel deelnemer of opdrachtgever als de vertegenwoordiger van de instelling, en in geval van stage ook de vertegenwoordiger van het leerbedrijf, tekenen de overeenkomst.
Use case
Aanleiding
Positief besluit deelnemer i.h.k.v. deelname aan de hand van de uitkomst van de use case Intake.
Actoren
- Potentiële deelnemer, Opdrachtgever, Administratief medewerker
Doel
Realiseren van een compleet geregistreerde verbintenis zodat een vorm van bekostigingsrelatie tot stand komt.
Beschrijving acties
De use case start vanuit de use case Intake middels de werkopdracht verbintenis. In dat geval wordt er een onderwijsovereenkomst of contract opgesteld.
- Registreren & controleren
- De administratief medewerker ontvangt een werkopdracht en controleert de volledigheid van de gegevens binnen de kernregistratie.
- Indien nodig wordt op basis van de gegevens en het gewenst startonderwijsproduct het verbintenisgebied bepaald.
- De administratief medewerker controleert de aanwezigheid van de noodzakelijke (kopieën van) externe documenten in het deelnemersdossier.
- Indien een keuzedeel gekozen is, dat niet gekoppeld is aan het verbintenisgebied, wordt gecheckt of het op verzoek van de student gedaan is en wordt het als zodanig geregistreerd. Indien een keuzedeel een extra keuzedeel is, dat niet meetelt voor de keuzedeelverplichting, wordt het als zodanig geregistreerd.
- Communiceren met zowel de (potentiële) deelnemer als met de opdrachtgever Bij ontbreken van noodzakelijke gegevens en (kopieën van) externe documenten
- wordt de (potentiële) deelnemer of opdrachtgever gevraagd deze gegevens alsnog te overleggen dan wel in te leveren. Vervolgens worden deze gegevens/documenten alsnog binnen de kernregistratie geregistreerd en aangeboden via de werkopdracht registreer document.
Wanneer met een individuele deelnemer een verbintenis wordt aangegaan:
- Produceren & ondertekenen verbintenis (Onderwijsovereenkomst)
- De administratief medewerker geeft de werkopdracht produceren verbintenis zodat de verbintenis wordt gemaakt en door de betrokken partijen kan worden ondertekend.
- In het geval van een onderwijsovereenkomst bestaat deze uit de algemene voorwaarden en het eerste opleidingsblad waarop is aangegeven op welke verbintenisgebied de deelnemer wordt ingeschreven. Later kunnen wijzigingen op de verbintenis leiden tot een nieuw opleidingsblad met een gewijzigd verbintenisgebied. De actuele inschrijving bestaat altijd uit de algemene voorwaarden en het laatste opleidingsblad en blijft geldig totdat de deelnemer wordt uitgeschreven.
- Registreren verbintenis
- De getekende verbintenis wordt vastgelegd middels de werkopdracht registreer document zodat het in het dossier van de potentiële deelnemer wordt opgenomen.
Wanneer met een opdrachtgever een verbintenis wordt aangegaan:
- Produceren & ondertekenen verbintenis (contract)
- De administratief medewerker geeft de werkopdracht produceren verbintenis en laat de vertegenwoordigers van zowel de opdrachtgever als van de instelling het contract ondertekenen.
- Registreren contract (t.b.v. de opdrachtgever)
- De aanwezigheid van het getekende contract wordt in de kernregistratie vastgelegd via de werkopdracht registreer document en hiermee in het dossier van de opdrachtgever opgenomen.
- Indien tijdens de ondertekening van de verbintenis blijkt dat er een fout is gemaakt, wordt de werkopdracht wijzigen verbintenis gestart.
Als laatste stap wordt ook het onderwijslogistieke proces in gang gezet.
- Middels de werkopdracht formaliseren leervraag wordt gecommuniceerd voor welk verbintenisgebied en eventueel startonderwijsproduct de deelnemer zich heeft ingeschreven, zodat de daarbij passende onderwijsproducten ook worden aangeboden.
Resultaat
- Er is een ondertekende verbintenis
- Volledig, up-to-date deelnemerdossier
Frequentie
Een of meerdere malen per (potentiële) deelnemer; (huidige verdeling over een schooljaar: vlak voor de start (augustus) 100 maal per dag, daarna neemt de frequentie sterk af met een piek in februari vanwege tussentijdse instroom.)
Werkopdrachten