TripleA:Wijzigen middelen
U leest een pagina uit het Triple A-archief
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
Deze use case start na een opdracht tot wijzigen van een middel en eindigt bij de registratie van deze wijziging. Dit kan dus een eenvoudige wijziging van de kenmerken van een bestaand middel zijn, maar ook het realiseren van een heel nieuw middel. In dat geval omvat deze use case ook het daadwerkelijk realiseren van de wijziging. Wat hier nadrukkelijk niet onder valt, is het wijzigen van de beschikbaarheid van een middel. Het middel wijzigt in dat geval immers zelf niet. De wijziging van de beschikbaarheid is onderdeel van de use cases waarin middelen worden ingezet, zoals de use case Effectueren rooster.
Use case
Aanleiding
Er is behoefte aan nieuwe middelen, kenmerken van bestaande middelen moeten veranderd worden of bestaande middelen zijn niet meer nodig en mogen worden afgestoten. Voorbeelden hiervan zijn:
- Nieuwe docent Engels nodig
- Nieuw gebouw noodzakelijk inclusief inrichting
- Stageplaats nodig
- Vanuit roosterproces ontstaat behoefte aan een nieuw 'fictief' middel om mee te kunnen simuleren
- Theorielokaal wordt voortaan gebruikt als computerlokaal
- Docent Engels mag ook Duits gaan geven
- Docent krijgt aanpassing in taakbeleid => geen 20 uur meer voor de klas maar nog maar 12
- Leerbedrijf wel/niet geaccrediteerd
- Portakabin niet meer in gebruik
- Beamer afgeschreven
- Docent uit dienst
Aanleidingen tot de wijzigingen kunnen zeer divers zijn, maar kunnen in ieder geval komen vanuit de use cases Effectueren rooster, Oplossen calamiteit, Tactische Planning en Strategische planning. Dit sluit andere aanleidingen niet uit.
Actoren
- Opdrachtgever, Uitvoerder realisatie, Middelenbeheerder
Doel
Het realiseren en beschikbaar stellen van de benodigde en gevraagde middelen ten behoeve van de instelling en het registreren van deze middelen (stamgegevens up-to-date maken.)
Beschrijving acties
De acties zijn op te splitsen in 4 categorieën. Deze vier categorieën hebben verschillende acties, waarbij de actie waarin de registratie plaatsvindt gelijk is. Daarmee zijn het eigenlijk vier aparte use cases die vanwege hun onderlinge samenhang hier bij elkaar worden beschreven.
- Realiseren nieuw middel
- Aanvraag of opdracht van realisatie nieuw middel
- Veelal als gevolg van een tactisch of strategisch wordt het besluit genomen tot het realiseren van een nieuw middel (bijvoorbeeld het aantrekken van een docent, de aanschaf van een bepaald leermiddel of de huur van een ruimte). Dit besluit leidt tot een aanvraag waarmee het realisatieproces in gang wordt gezet. Hierbij wordt ook de termijn vastgesteld waarbinnen realisatie moet plaatsvinden.
- Gepland middel registreren
- Zodra de realisatie van een middel in gang gezet is, wordt dit middel geregistreerd als gepland middel. Vanaf dat moment kan er in het roosterproces rekening worden gehouden met de aanstaande beschikbaarheid van het betreffende middel.
- Realisatie van het middel
- Het betreffende middel dient gerealiseerd te worden. Afhankelijk van type en omvang van het gevraagde middel kan de termijn waarin deze realisatie moet plaatsvinden, sterk verschillen. Het neerzetten van een nieuw gebouw duurt uiteraard langer dan het aantrekken van een nieuwe docent of het aanschaffen van een nieuwe PC.
- Gerealiseerd middel + kenmerken registreren
- Zodra het middel daadwerkelijk beschikbaar is, wordt het volledig geregistreerd met alle kenmerken die van toepassing zijn (de stamgegevens). Het middel gaat van status gepland naar gerealiseerd.
- Aanmaken van een “fictief” middel
- Signaal aanmaken fictief middel vanuit het roosterproces
- Vanuit het roosterproces ontstaat behoefte aan een fictief middel waarmee gesimuleerd kan worden. Om dit mogelijk te maken moet een “fictief” middel worden geregistreerd met bepaalde kenmerken, zodat het roosterproces kan roosteren alsof dit middel bestaat.
- Fictief middel + kenmerken registreren
- Er wordt een “fictief” middel opgevoerd met (tenminste) de kenmerken zoals in het signaal vanuit het roosterproces is gevraagd. Vanaf dat moment kan het roosterproces het middel inzetten alsof het gerealiseerd is, maar uitsluitend ten behoeve van een simulatierooster (roostervoorstel).
- De aangemaakte fictieve middelen vormen een voorraad van fictieve middelen. Of het fictieve middel daadwerkelijk gebruikt wordt in het roosterproces wordt besloten in de use case Maken rooster; het ‘activeren’ (of opvoeren) van een fictief middel.
- Activeren “fictief middel”
- Signaal fictief middel realiseren
- Het simulatierooster waarin het fictieve middel is ingezet wordt vervolgens geëffectueerd in de use case Effectueren rooster, wat betekent dat dit rooster daadwerkelijk moet worden uitgevoerd. Het eerder als “fictief” opgevoerde middel zal nu daadwerkelijk gerealiseerd moeten gaan worden.
- Wijzigen status middel van “fictief” naar “gepland”
- Zodra de daadwerkelijke realisatie van een fictief middel in gang is gezet, wordt de status van fictief op gepland gezet met een bepaalde datum waarop het gereed zal komen. Deze datum zal eerder moeten liggen dan de ingangsdatum van het geëffectueerde rooster waarin het middel is meegenomen.
- Realisatie van het middel
- Het betreffende middel dient gerealiseerd te worden.
- Gerealiseerd middel + kenmerken registreren
- Zodra het middel daadwerkelijk beschikbaar is, wordt het volledig geregistreerd met alle kenmerken die van toepassing zijn (de stamgegevens). Het middel gaat van status gepland naar gerealiseerd.
- NB Als een deelnemer het onderwijsproduct stage gaat afnemen, wordt er in het roosterproces gesimuleerd dat de deelnemer een stageplaats heeft. Bij de use case Effectueren rooster komt uit het diagnoserapport dat er nog een stageplaats gevonden moet worden. Het zoeken (realiseren) van een leerbedrijf met een beschikbare stageplaats gebeurt in dit deel (aanmaken van een fictief middel) van de use case. Als er een stageplaats is gevonden, moet er nog een overeenkomst worden gesloten tussen de instelling, het leerbedrijf en de deelnemer., de BPV-overeenkomst. Om dit te realiseren zal er een signaal naar deelnemer en/of begeleider moeten gaan dat de stageplaats beschikbaar is. Er gaat een signaal naar de use case Monitoren en adviseren. Uiteindelijk zal er vanuit deze use case een signaal gaan naar de use case Verbintenis maken, om daadwerkelijk de BPV-overeenkomst te krijgen.
- Aanpassen kenmerken bestaand middel
- Opdracht aanpassen kenmerken bestaand middel wordt gegeven
- Er kan een grote verscheidenheid aan redenen zijn om de kenmerken van een bestaand middel (de stamgegevens) te wijzigen. Een docent kan een bepaalde bevoegdheid hebben behaald, een lokaal is verbouwd of aangescherpte regelgeving beperkt het maximum aantal deelnemers in een bepaald leslokaal.
- Wijzigen kenmerken middel worden
- De kenmerken worden aangepast of geregistreerd (het aanpassen van de stamgegevens). Indien van toepassing wordt hierbij ook de ingangsdatum vastgesteld zodat vanuit het roosterproces daar vanaf het juiste moment rekening mee houdt.
- Aanpassing kenmerken realiseren
- De uitvoerder krijgt de opdracht om de aanpassingen van een middel ook daadwerkelijk uit te voeren.
- Afstoten van bestaand middel
- Opdracht tot afstoten middel wordt gegeven
- Er kunnen verschillende redenen zijn om een bestaand middel af te stoten, waaronder allerlei bedrijfseconomische overwegingen (onderhoudskosten, economische levensduur, risico’s).
- Status middel aanpassen (op inactief)
- Het middel wordt met een ingangsdatum op inactief gezet.
- Afstoten : Het afstoten van een middel moet ook daadwerkelijk plaatsvinden. Afhankelijk van type en omvang van het betreffende middel kan dit in tijd en aandacht langer duren. Het slopen van een gebouw duurt langer dan het weggooien van een beamer.
- NB: Indien een gevraagd middel niet te realiseren is, een fictief middel niet tijdig vervangen kan worden door een gerealiseerd middel, of een gevraagde aanpassing niet kan plaatsvinden, kan dit een signaal geven naar de use case Oplossen uitvoeringsprobleem. Het niet kunnen realiseren van een (fictief) middel kan niet als gevolg hebben dat een geheel rooster moet worden herzien. Als een nieuw middel vanuit de use case strategische of tactische planning niet op tijd is gerealiseerd, zul je dit weten voordat je gaat roosteren en houd je hier al rekening mee. Een niet gerealiseerd fictief middel kan nooit tot een calamiteit leiden, omdat zo’n fictief middel niet kan worden geaccepteerd als een reëel alternatief.
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | Als gevolg van de tactische en strategische planning kan de noodzaak tot het wijzigen van middelen ontstaan. In dat geval worden er acties in gang gezet om te zorgen dat de middelen worden aangepast. Dit kan betrekking hebben op het verloop, opleiden of aantrekken van docenten, of het aanschaffen of afstoten van middelen.Ook kan in het roosterproces gewerkt zijn met ‘fictieve middelen’ die nog daadwerkelijk gerealiseerd moeten worden. Zodra het betreffende rooster is geëffectueerd worden deze ‘fictieve middelen’ gerealiseerd. |
| Personeel | Op basis van de uitkomsten van het arrangement en/of roosterproces wordt de resourcemanager verzocht middelen te wijzigen en/of aan te vullen (te verwerven). |
| Structuur | De resourcemanager is verantwoordelijk om binnen de vastgestelde economische kaders verzoeken om wijziging van middelen door te voeren. |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario is het team verantwoordelijk voor het realiseren van het onderwijs voor een groep deelnemers. Dit team moet daarvoor over voldoende middelen, kennis en competenties beschikken om dat ook waar te kunnen maken. Er is een voortdurend proces van bijstelling nodig om te zorgen dat noodzakelijke middelen beschikbaar komen voor het team, en overbodige middelen worden afgebouwd of beschikbaar worden gesteld aan andere teams. |
| Personeel | Binnen het team zijn rolwisselingen mogelijk. Het team is verantwoordelijk voor het realiseren en inzetten van de middelen. |
| Structuur | Het team neemt besluiten over het wijzigen van de inzet van middelen binnen de centraal gestelde kaders. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario wordt voortdurend gezocht naar een zo goed mogelijk aanbod (uitgewerkt in referentiearrangementen) dat past bij de vraag van deelnemers en de behoeften in de markt. Elke aanpassing van dit aanbod vergt (wellicht) bijstelling van middelen en benodigde kennis en competenties van docenten. |
| Personeel | Alle leden van de onderwijseenheid kunnen verzoeken mbt het wijzigen van de middelen indienen. |
| Structuur | De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het besluit tot wijzigen van middelen. Indien aan een verzoek tot wijzigen van een middel een besluit mbt onderwijsaanbod is voorafgegaan dien de manager bedrijfsvoering de gevraagde wijziging door te voeren. |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario is er in de tactische planning een vrij goed zicht op de benodigde middelen, omdat deelnemers een vast programma volgen. Optimalisatie in het roosterproces kan eventueel een wijziging in de benodigde middelen betekenen. |
| Personeel | De middelen zijn voorbestemd en het rooster is afgestemd op de beschikbare middelen. Het wijzigen van middelen is niet aan de orde. |
| Structuur | nvt |
Resultaat
De totale middelenvoorraad is aangepast aan de gewenste situatie of de benodigde vervolgacties zijn uitgezet. De registratie van de stamgegevens zijn up to date met de nieuwe situatie.
Frequentie
Dagelijks meerdere keren, afhankelijk van aanvragen.
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
