TripleA:Overdracht deelnemergegevens
Korte beschrijving
De uitwisseling van deelnemergegevens tussen instellingen, bijvoorbeeld de instelling waar een deelnemer van afkomstig is of waar hij zijn opleiding gaat vervolgen. Het gaat hierbij met name om de overstap van po naar mbo, of een overstap binnen het mbo.
De uitwisseling bestaat uit de uitwisseling van een doorstroomdossier en de uitwisseling van relevante statusovergangen in het proces van aanmelden en inschrijven.
Uitgangspunten en keuzes
- Voorziening voor overdracht deelnemergegevens is een rotonde
- Scheiding tussen uitwisseling doorstroomdossier en status
- Zowel voor regionale voorzieningen als voor instellingen
- Geen vervanging van regionale voorzieningen
- Gegevensuitwisseling beperkt tot basisset
Uitwisseling deelnemergegevens
Wanneer deelnemers de overstap maken van po naar mbo, of binnen het mbo, is het belangrijk dat er tijdig informatie wordt uitgewisseld tussen de latende en de ontvangende school. Hierbij is het vooral belangrijk om te weten wat de herkomst en feitelijke historie van een deelnemer is (studiesucces-verleden), zodat de deelnemer zo goed mogelijk geplaatst kan worden in vervolgonderwijs. Dat wil zeggen, waar de kans op studiesucces het grootst is.
Een tweede belangrijke noodzaak voor de tijdige en volledige informatieoverdracht is de regelgeving rond de 1 april aanmelding. In de overstap van po naar mbo moeten deelnemers uiterlijk 1 april op een mbo instelling zijn aangemeld. Op deze manier wordt beoogd het risico op uitval in de overstap van vo naar mbo te verkleinen.
Het uiteindelijke doel is om zo vroeg mogelijk inzicht te krijgen in de optimale plek en gewenste begeleiding voor elke potentiële deelnemer. Dit kan door ervoor te zorgen dat alle potentiële deelnemers in beeld zijn, en dat bij de intake alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Idealiter is per 1 april ongeveer 80% van de nieuwe deelnemers geplaatst.
Voorziening voor de uitwisseling
Om de digitale uitwisseling van deelnemergegevens mogelijk te maken, is een voorziening nodig. Daarnaast moet de inhoud van de uit te wisselen gegevens worden gestandaardiseerd, zowel voor wat betreft het doorstroomdossier als de statusovergangen.
De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens ziet er als volgt uit.
Wat wordt er uitgewisseld
We onderscheiden drie processtappen in het proces van aanmelden en inschrijven, waar gegevens kunnen worden uitgewisseld: de aanmelding, intake en inschrijving. Hieronder wordt kort beschreven wat er in die processen wordt uitgewisseld.
Aanmelden
De aanmelding wordt gedaan door de deelnemer, bij de instelling. Er is vrij veel diversiteit in de inrichting van dit proces, en welke informatie wordt gevraagd in de aanmelding. Bij de lagere niveaus wordt de drempel om aan te melden bewust laag gehouden, door weinig gegevens te vragen. Over het algemeen wordt de volgende informatie gevraagd bij de aanmelding.
- Persoonlijke informatie
- Informatie van de ouder / verzorger / voogd
- Opleidingskeuze
- Vooropleiding
In aanvulling daarop kan een school gebruik maken van de voorziening van digitaal aanmelden van DUO. De deelnemer die zich wil aanmelden kan dan zijn gegevens die bekend zijn bij DUO meeleveren met de aanmelding. De deelnemer moet dan inloggen met zijn DigID. De school krijgt dan de volgende gegevens aangeleverd.
- Persoonsgegevens
- Nationaliteit
- Verblijfsstatus
- Gevolgde opleidingen
- Behaalde resultaten
- Nalevering van mutaties op gevolgde opleidingen en resultaten
Intake
In veel gevallen wordt direct na de aanmelding de intake voorbereid. Om een goede intake te kunnen doen, is een zodanige set informatie nodig zodat de school kan bepalen op welke opleiding de student de beste kans op studiesucces heeft, en om te bepalen of een student mogelijk extra begeleiding nodig heeft. Het is vooral ook belangrijk om de 80% deelnemers die zonder veel problemen kunnen worden ingeschreven te scheiden van de 15% met een ondersteuningsvraag, en de 5% waarvoor echt iets extra’s geregeld moet worden om tot een goede plaatsing te komen. Het blijkt dat een beperkt aantal gegevens al een hoge voorspellende waarde geeft voor studiesucces en het identificeren van mogelijke probleemgevallen.
Ten behoeve van de intake worden er twee sets gegevens onderscheiden: het leerlingdeel, dat door de leerling zelf wordt aangeleverd, en het mentordeel dat door de mentor van de latende school wordt aangeleverd. Het mentordeel wordt wel via de deelnemer, en met toestemming van de deelnemer aangeleverd. Die informatie samen vormt de basisset aan gegevens, noodzakelijk in de intake. Het gaat dan om de volgende gegevens.
Leerlingdeel
- Persoonlijke gegevens, familie, wonen, vrije tijd
- School van herkomst, eventueel een ander ROC
- Diploma / overgangsbewijs
- Begeleiding gehad, blijven zitten, hulpverlening, gezondheid etc.
- Keuze voor de vervolgopleiding, inclusief motivatie
- Waarom deze keuze, en hoe informatie gevonden
- Aangemeld bij andere opleidingen
- Competenties
- Waardering van de eigen competenties en kwaliteiten
- Stage / werk / trainingen
Mentordeel
- Inschatting en advies
- Typering van de leerling
- Inschatting van de geschiktheid voor de gekozen opleiding
- Begeleiding
- Kenmerken, zoals Dyslexie/Dyscalculie, ZAT/PCL, Schoolmaatschappelijk werk, LWOO etc.
- Ziekteverzuim, absentie
- Speciale zorg
- Reden om contact op te nemen met de latende school?
Inschrijven
Voor de intake gebruiken de meeste scholen een intakeformulier of intakeverslag, dat tijdens de intake wordt ingevuld of opgesteld. Wat er precies wordt geregistreerd is sterk afhankelijk van de situatie. In aanvulling daarop kan besloten worden tot aanvullend overleg, een verdiepte intake of het afnemen van een toets (zoals de AMN intaketest).
Al deze informatie bij elkaar vormt de input voor het plaatsingsbesluit. Het kan zijn dat een deelnemer, als gevolg van verschillende aanmeldingen, bij meerdere opleidingen wordt geplaatst. Uiteindelijk zal de deelnemer zich maar op één opleiding inschrijven.