TripleA:Toelevering verantwoordingsinformatie
Korte beschrijving
Het (al dan niet ad hoc) uitwisselen van deelnemergegevens met een verplichtend karakter. Dit kan zijn met een inburgeringsinstantie teneinde een keurmerk te verkrijgen of met een opdrachtgever als dit zo afgesproken is.
Uitgangspunten en keuzes
- Niet-verplichte informatie is ook verantwoordingsinformatie
- Zo veel mogelijk standaardrapportages
Andere toeleveringen van verantwoordingsinformatie
Naast de uitwisseling met BRON is er nog een aantal andere uitwisselingen met een verplichtend karakter. In de meeste gevallen is van tevoren wel bekend om welke gegevens het gaat, zoals bij de uitwisselingen in het kader van de Wet Inburgering, of in het geval van afspraken met opdrachtgevers. In enkele gevallen moet er ad hoc op een informatievraag kunnen worden gereageerd.
Toeleveren inburgering
Voor cursussen die vallen onder de Wet Inburgering en de regelingen voor vrijwillige inburgering is het noodzakelijk dat de instelling beschikt over het Keurmerk Inburgeren. Dit keurmerk wordt beheerd door de stichting Blik op Werk. Om dit keurmerk te krijgen en te behouden moet de instelling gegevens volgens een afgesproken formaat aanleveren aan de stichting Blik op Werk.
Deze uitwisseling vindt periodiek plaats zoals vastgelegd in de handleiding Keurmerk Inburgeren. In deze handleiding is ook vastgelegd welke gegevens uitgewisseld moeten worden. Het gaat hier grotendeels over aantallen deelnemers die hebben deelgenomen onderverdeeld naar verschillende profielen, het aantal diploma’s en beëindigde cursussen. Daarnaast worden ook gegevens gevraagd over het aantal begeleiders en klachten en tevredenheid van deelnemers en opdrachtgevers.
Om het Keurmerk Inburgeren te behouden houdt de stichting Blik op Werk meerdere keren per jaar een audit. De uitkomst van deze audit wordt aan de instelling ter beschikking gesteld. Op basis daarvan zijn mogelijk aanpassingen op de gegevens in de kernregistratie nodig.
Toeleveren opdrachtgevers
In het geval van contractonderwijs is er geen sprake van individuele deelnemers die zich direct inschrijven. In plaats daarvan sluit een opdrachtgever (bijvoorbeeld een bedrijf of een gemeente) een collectief contract met de instelling voor onderwijs aan een groep deelnemers. De deelnemers melden zich vervolgens aan binnen het afgesloten contract.
In dat geval worden er in het contract met de opdrachtgever afspraken gemaakt over rapportages die de instelling ter verantwoording van het geleverde onderwijs moet aanleveren. Meestal vindt deze rapportage plaats na afloop van de contractuele periode, maar soms ook tussentijds.
Het gaat daarbij veelal om gegevens uit de kernregistratie, zoals informatie over de deelnemers die zich hebben aangemeld. Daarnaast kan ook informatie uit andere bronnen relevant zijn, zoals gegevens over absentie en gerealiseerde uren. In sommige gevallen moeten gegevens nog handmatig worden aangevuld of geaggregeerd om aan de wensen van de opdrachtgever te kunnen voldoen.
Toeleveren ad hoc rapportages
Naast de hierboven genoemde toelevering van verantwoordingsinformatie krijgt de instelling ook regelmatig een ad hoc verzoek van een externe partij, zoals de onderwijsinspectie of SBB om informatie over deelnemers aan te leveren. Hoewel niet al deze aanvragen een verplichtend karakter hebben, zijn er vele overwegingen om toch aan een dergelijk verzoek tegemoet te willen komen.
Het gaat hierbij om zeer uiteenlopende informatievragen, variërend van uitvalpercentages, keuzegedrag van deelnemers tot gegevens over resultaten en aanwezigheid. Het proces om deze gegevens te verzamelen, te controleren en te presenteren in het gewenste formaat kan zeer tijdrovend en ingewikkeld zijn. Vaak zal informatie uit verschillende systemen afkomstig zijn en moeten de gegevens worden samengevoegd, ontdubbeld, gecorrigeerd en geaggregeerd.
In tegenstelling tot de toelevering inburgering en opdrachtgevers is de ad hoc toelevering in de meeste gevallen maatwerk. De rapportage kan pas worden gedefinieerd als de vraag bekend is, terwijl voor inburgering en opdrachtgevers veel met standaardrapportages gewerkt kan worden.