TripleA:Prognotiseren
Korte beschrijving
Het anticiperen op de vraag naar onderwijs- en middelen op middellange en lange termijn gebaseerd op ervaringscijfers en in- en externe ontwikkelingen zoals marktontwikkelingen en trendanalyses.
Uitgangspunten en keuzes
- Anticiperen op de vraag naar onderwijs en middelen op middellange en lange termijn
- Anticiperen op de middellange termijn wordt gedaan op basis van informatie uit de roostermachine
- Anticiperen op de lange termijn wordt gedaan op basis van informatie over externe en interne ontwikkelingen
Tactische planning
Planning op middellange termijn
Naarmate een onderwijsinstelling meer flexibiliteit toestaat in het realiseren van een onderwijsaanbod dat past bij de leervraag van de deelnemer, neemt de behoefte aan informatie over toekomstige ontwikkelingen toe. Men heeft inzicht nodig op de middellange termijn (globaal 0,5-3 jaar) in de verwachte ruimtebehoefte, leermiddelen en menskracht.
Doel
Door gebruik te maken van de roosterverwachting en ervaringscijfers uit het verleden, kan men voorspellingen doen over de benodigde middelen en het te realiseren onderwijs op de middellange termijn.
Roosterverwachtingen
Om een goede roosterverwachting te kunnen maken, zijn er kengetallen nodig over de ontwikkeling van de te verwachten vraag naar onderwijs. Bijvoorbeeld: kengetallen over studievoortgang, geregistreerde leervragen en arrangementen, keuzegedrag van deelnemers en onderkende veranderingspatronen in de leervraag etc. Deze kengetallen worden voor een of meer periodes in het systeem vastgelegd (voor zover deze informatie niet uit de al geregistreerde gegevens kan worden afgeleid). Zo kan men tijdig acties ondernemen om eventueel gesignaleerde knelpunten in de beschikbaarheid van middelen op te lossen.
GRID als hulpmiddel
Ten behoeve van middellangetermijnplanning worden automatisch roosterverwachtingen uitgerekend door een roostermachine. Deze roostermachine heeft een oneindige tijdshorizon, wat betekent dat er een zo goed mogelijke prognose van het rooster wordt gegeven, die nauwkeurig is op de korte termijn en steeds minder nauwkeurig op de langere termijn. Deze roostermachine draait continu, en levert dus op elk moment in de tijd een zo goed mogelijke prognose op basis van de op dat moment beschikbare gegevens en kengetallen. Deze roostermachine vult een 3-dimensionaal rooster met de dimensies tijd, mensen (deelnemers en docenten) en middelen. Dit wordt het Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein (GRID) genoemd. Hierbij wordt een duidelijk verschil zichtbaar met de huidige roostermachines. In het flexibele onderwijs is er een continue input van individuele leerarrangementen met het bijbehorende middelenbeslag.
De uitkomsten van deze roostermachine, de roosterprognose, geeft op elk moment in de tijd inzicht in de geprognotiseerde behoefte aan middelen en docenten, gerelateerd aan de verwachte vraag naar onderwijs. Deze roosterprognose wordt aangevuld met knelpuntrapportages (Waar loopt de behoefte aan onderwijs spaak met de beschikbaarheid van middelen?).
De voeding van de machine komt uit de hele organisatie, zowel aan de onderwijskant (de vraag van de deelnemers) als aan de middelenkant (beschikbare docenten, lokalen en andere middelen). Het kan gaan over instroom-doorstroom- uitstroomgegevens, maar ook over verwachte beschikbaarheid van bijvoorbeeld nieuwe praktijklokalen per schooljaar 20xx. Het gaat hier dus om een gemeen- schappelijk domein, waarvan de input van verschillende kanten komt.
Dit domein wordt het GRID genoemd. De afkorting doet recht aan de metafoor van de 3-dimensionale structuur met cellen die gevuld en gemuteerd worden.
Resultaat
Door de tactische planning een prominente plaats te geven in de voorbereiding van het roosterproces, kan beter op de toekomstige ontwikkelingen worden geanticipeerd. Tijdig inzicht zorgt ervoor dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.
Strategische planning
Externe ontwikkelingen
Als gevolg van externe ontwikkelingen, is de organisatie van het onderwijs voortdurend in beweging. Er worden vanuit de maatschappij nieuwe en andere eisen gesteld aan het onderwijs en de beschikbare middelen. Demografische ontwikkelingen zijn van invloed op de noodzakelijke capaciteit. Belangstelling voor bepaalde beroepsgroepen is sterk aan veranderingen onderhevig.
Doel
Omdat aanpassingen vaak een lange voorbereidingstijd eisen, is het noodzakelijk dat de ontwikkelingen op het gebied van de onderwijsvernieuwing, trends in het onderwijs, onderwijsvisie en -beleid van de instelling, demografische ontwikkelingen etc. tijdig worden gesignaleerd en vertaald naar consequenties voor de beschikbaarheid van middelen.
Lange termijn
Vergeleken met tactische planning gaat het bij de strategische planning over een langere horizon (minimaal 3 -5 jaar). Strategische planning haalt vooral informatie uit externe bronnen, terwijl tactische planning zijn voorspellingen baseert op roosterverwachtingen en analyses van de reeds gerealiseerde roosters. Naast de informatie uit externe bronnen gebruikt de strategische planning ook andere informatie op een relatief hoog aggregatieniveau vanuit de instelling.
Prognose informatie
De informatie ten behoeve van de strategische planning kan komen vanuit een groot aantal bronnen, waarvan er hier enkele genoemd worden. Extern:
- Demografische ontwikkelingen
- Wet- en regelgeving
- (regionale) Marktontwikkelingen en stakeholderinformatie
- Onderwijskundige en organisatorische trends
- Trendanalyses van klantverwachtingen
Intern:
- Ontwikkelingen in de missie en de visie op de realisatie daarvan
- Personele ontwikkelingen (pensioen, verloop, competenties)
- Gebouwen, geschiktheid, life-cycle, (de)concentratie
Dataverzameling
Gecoördineerde dataverzameling uit betrouwbare interne en externe bronnen moet leiden tot prognoses over de te verwachten onderwijsvraag en de beschikbaarheid van middelen op de lange termijn.
Analyse
Door de prognoses te analyseren, moet duidelijk worden hoe de huidige beschikbaarheid van middelen zich verhoudt tot de verwachte situatie. Daarbij kunnen verschillende (waarschijnlijkheids)scenario’s worden gehanteerd met elk een eigen impact op de verwachte toekomst.
Advies
Op grond van de gemaakte overzichten zal het verantwoordelijke management (onder andere Facilitair Beheer/P&O) een advies opstellen. In het advies kan worden beschreven dat de beschikbaarheid van bepaalde ruimtes niet voldoet aan de gestelde eisen, of dat er een te verwachten tekort dan wel een overschot zal zijn. Als aanpassingen mogelijk zijn dan kunnen deze in het advies worden opgenomen. Als uitbreiding gewenst is dan wordt aangegeven aan welke eisen de uitbreiding moet voldoen. Als de gegevens duiden op een toekomstig tekort aan bepaalde docenten kan worden geadviseerd nieuwe docenten te werven of docenten bij-/om te scholen.
Resultaat en acties
Afhankelijk van het advies zullen acties moeten worden uitgezet om te zorgen dat tijdig kan worden ingespeeld op de langetermijnontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de beschikbaarheid van middelen.