TripleA:Leeraanbod plannen
Korte beschrijving
Het volledige proces rondom het maken, controleren en effectueren van het rooster. Rekening houdend met deelnemerwensen en flexibiliteitskenmerken van de instelling.
Uitgangspunten en keuzes
- Keuze in flexibiliteit door toepassing van regels
- Roosteren door combineren arrangementen en middelen
- Mogelijkheid tot voor optimale roosteroplossing
- Roosteren met ‘bevroren’ arrangementen en middelen
- Roosteren met vrije ruimte voor individuele leerwensen
- Monitoren van de effecten van flexibel roosteren
- Mogelijkheid voor het meenemen van bedrijfsoverwegingen
- Beoordelen kwaliteit van het roosterproces
- Rooster wordt aangeboden ter acceptatie
- Deelnemeracceptatie leidt tot verwachte aanwezigheid
- Acceptatie van rooster is sturingsinformatie
- Zoeken naar individuele oplossing bij niet accepteren
- Bij niet te plannen leerarrangement verschillende oplossingen
Het maken van het rooster
De use case ‘maken rooster’ omvat het proces dat alle individuele leervragen, bestaande uit onderwijsproducten en geformuleerd in arrangementen, bij elkaar voegt. Alle gevraagde onderwijsproducten worden verbonden aan de beschikbare middelen (bijvoorbeeld docenten, lokalen en andere faciliteiten). Dit alles wordt geplaatst in de tijd. Een belangrijk aspect hierbij is het vinden van de balans tussen de wensen van de deelnemer, het beschikbare onderwijsaanbod inclusief de bijbehorende middelen en een efficiënte bedrijfsvoering. Een andere manier van roosteren is dat er op basis van historische gegevens, ervaringscijfers en huidige aantallen wordt bepaald welke onderwijsproducten waarschijnlijk zullen worden gevraagd. Deze onderwijsproducten worden dan gepland. Na dit proces kunnen deelnemers hun leervraag formuleren door zich in te schrijven op de geplande onderwijsproducten. Ook deze wijze van roosteren past binnen het functioneel ontwerp, alleen de volgordelijkheid van de use cases is dan anders.
Roosterafwegingen
Voordat een roosterproces wordt gestart, is er een aantal afwegingen gemaakt, met betrekking tot het proces van roosteren. De lengte van een roosterperiode. Bijvoorbeeld 1 dag, 10 weken of een heel jaar. De frequentie van het maken van een nieuw rooster. Bijvoorbeeld elke dag, elke 10 weken of 1 keer per jaar. Om het verschil met de lengte van de periode duidelijk te maken; als er gekozen is om altijd een rooster van 10 weken bekend te willen hebben, kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om iedere week een nieuw weekrooster te maken voor over 10 weken. De lengte van de periode voorafgaande aan de ingangsdatum van een rooster, waarop deze definitief moet zijn. Bijvoorbeeld 1 week voor start moet een rooster zijn vastgesteld. De gemaakte keuzes verschillen per instelling en soms ook nog binnen één instelling. Alle keuzes worden ondersteund in het functioneel ontwerp. Een belangrijke keuze door Triple A is dat de roostermachine roostert met ‘bevroren’ informatie. Dit wil zeggen; voor aanvang van het roosteren worden alle opgestelde arrangementen en beschikbare middelen bevroren, zodat wijzigingen in arrangementen of middelen tijdens het roosterproces niet automatisch worden meegenomen. Deze middelen worden op dat moment ook voorlopig gereserveerd. Dit om het proces beheersbaar te houden. Als alle wijzigingen continu zouden moeten worden meegenomen, is ieder gemaakt rooster direct achterhaald.
Onderwijsregels en bedrijfsregels
Om de roostermachine ‘goede’ roosters te kunnen laten maken, is het nodig om gemaakte afspraken binnen een instelling te vertalen in regels. Er zijn regels die betrekking hebben op het onderwijs en regels die betrekking hebben op de bedrijfsvoering. Deze onderwijs- en bedrijfsregels kunnen in een roostermachine worden vastgelegd, bijvoorbeeld het maximaal aantal lesuur per dag voor een deelnemer of een docent, het maximaal aantal tussenuren, het mogen afwijken van een samengesteld arrangement, een minimale bezettingsgraad van 70% voor een ruimte, etc. Ook in de onderwijscatalogus staan onderwijs- en bedrijfsregels per onderwijsproduct, bijvoorbeeld over de benodigde faciliteiten, het minimaal en maximaal aantal deelnemers, over de vereiste voorkennis, over de samenhang met een ander onderwijsproduct enz. Dergelijke informatie maakt onderdeel uit van de zogenaamde metadatering. Daarnaast kunnen er ook bedrijfsregels staan in de middelenadministratie, zoals de beschikbaarheid van een docent, of het maximum aantal deelnemers in een lokaal. Als de regels zijn vastgelegd, is het belangrijk om te bepalen en vast te leggen wat de zwaarte is van een regel. Is het bijvoorbeeld belangrijker dat een gevraagd onderwijsproduct wordt gepland of dat het minimale aantal deelnemers wordt gehaald.
Roosteren
Met al deze gegevens kan er worden geroosterd voor de eerstvolgende periode. Om een inschatting te maken of het roosterproces goed loopt, heeft de roostermaker continu zicht op de voortgang. De roostermachine maakt een top x (bijvoorbeeld een top 5) van roostervoorstellen, waaraan een score hangt en een diagnoserapport. De score wordt bepaald door het voldoen aan de ingestelde regels met de weegfactoren. Hoe meer een voorstel voldoet aan de (belangrijkste) gestelde regels, hoe hoger de score. In het diagnoserapport staat beschreven aan welke regels niet wordt voldaan en wat de reden hiervoor is. Ook wordt duidelijk welke (deel) arrangementen niet kunnen worden gepland.
Dialoog
De beste roostervoorstellen worden geanalyseerd door de roostermaker. Vervolgens bespreekt hij de voorstellen met de persoon die verantwoordelijk is voor het onderwijs en de persoon die verantwoordelijk is voor de middelen. Deze managers onderwijs en bedrijfsvoering beslissen welk roostervoorstel het beste is en vervolgens ook of het voorstel goed genoeg is. Ook kan ervoor worden gekozen om (steeksproefsgewijs) deelnemers en docenten te betrekken in deze dialoog. Voor Triple A is de dialoog het middelpunt in het proces van roosteren en erg belangrijk.
Simuleren
Als ook het beste roostervoorstel geen goedkeuring krijgt, moet er worden gesimuleerd. Het diagnoserapport kan ook een aanleiding zijn om te gaan simuleren. De managers onderwijs en bedrijfsvoering beslissen wat er in de simulatie wordt aangepast. Er kunnen aanpassingen worden gedaan in de regels en er kan worden gesimuleerd met extra of andere middelen. Eventueel kunnen arrangementen worden aangepast. Indien er voor wordt gekozen om te simuleren met andere of extra middelen, is het uitgangspunt dat de aanpassing of toevoeging wel kan worden gerealiseerd voor aanvang van de start van de roosterperiode. De simulatie levert ‘nieuwe’ roostervoorstellen met diagnoserapporten op. Daarin staat naast de informatie over het niet voldoen aan regels en arrangementen ook duidelijk welke aanpassingen zijn gedaan in de simulatie. De simulatieroostervoorstellen worden wederom in een dialoog besproken. Het proces roosteren stopt als er een roostervoorstel is wat de goedkeuring heeft van de managers of als er geen tijd meer is.
Het effectueren van het rooster
Als er is besloten om een roostervoorstel daadwerkelijk uit te gaan voeren, moeten allerlei activiteiten in gang worden gezet om een rooster op een correcte wijze definitief te maken. Als eerste moet een roostervoorstel in de productieomgeving worden gezet, waardoor het een actueel rooster wordt voor de eerstvolgende periode. Hierdoor leg je beslag op de benodigde middelen en worden eventuele wijzigingen vanuit de simulatie in de regels, middelen of arrangementen overgenomen. Tijdens het roosterproces kunnen ook veranderingen hebben plaatsgevonden in de arrangementen of in de beschikbare middelen. Al deze veranderingen tussen het roostervoorstel en de actuele gegevens worden zichtbaar, zodat er actie kan worden ondernomen.
Acties uit wijzigingen
Als er arrangementen zijn die niet gepland kunnen worden of zijn gewijzigd, moet dit door de begeleider met de deelnemer worden besproken en uiteindelijk worden aangepast in het systeem. Als er in de simulatie middelen zijn aangepast of toegevoegd (er zijn fictieve middelen ingezet), dan moeten deze wijzigingen of toevoegingen daadwerkelijk worden gerealiseerd, bijvoorbeeld het huren van een lokaal elders.
Communicatie
Alle personen die betrekking hebben op het gemaakte roostervoorstel worden op de hoogte gebracht dat er een nieuw rooster is. Dit kunnen de deelnemers en docenten zijn waar het rooster voor geldt, maar ook de ondersteuning zoals conciërges en receptie die ook informatie over het rooster nodig hebben. Als een instelling ervoor kiest om de vraag van een deelnemer centraal te stellen, kan ervoor worden gekozen iedere deelnemer zijn roostervoorstel te laten accepteren. Indien dit het geval is, wordt in de communicatie over het rooster ook kenbaar gemaakt wat de acceptatietermijn is.
Controleren van de realisatie van het rooster
Als een roosterperiode is geëindigd, wil je als instelling weten of de vraag en het aanbod samen zijn gekomen. Je wilt graag voor de wet- en regelgeving weten of het geplande rooster ook daadwerkelijk is uitgevoerd en of er aan de klokurennorm (850 of 300) is voldaan. Om dit te beoordelen, moeten rapportages worden gemaakt over het geplande onderwijsaanbod en het gerealiseerde aanbod. De rapportages moeten worden geanalyseerd en worden besproken. Bij een negatief resultaat kunnen verbetervoorstellen worden gedaan en acties worden uitgezet. Specifiek voor de situatie dat het individueel aanvullen van het rooster wordt gebruikt, wil je weten of de vrije ruimte die in het rooster is gecreëerd voldoende is opgevuld met onderwijsactiviteiten. Daarnaast wil je ook graag weten of het geplande rooster ook kwalitatief heeft voldaan aan de gestelde eisen. Je wilt weten of het onderwijsaanbod overeenkwam met de vraag van de deelnemers. Dit kun je achterhalen door enquêtes te doen. De uitslag moet worden geanalyseerd en besproken. Het is van belang om te weten of het roosterproces naar tevredenheid is verlopen, gekeken naar het proces maar ook naar de docent. Tijdens het evalueren van het proces, kunnen knelpunten worden besproken, verbetervoorstellen worden gedaan en acties worden uitgezet. Uit bedrijfsoverweging wil je weten of de benutting van de middelen in een roosterperiode heeft voldaan aan de gestelde eisen vanuit de instelling. Je wilt graag rapportages over de bezettingsgraad, de tijden van bezetting etc. De rapportages moeten worden geanalyseerd en worden besproken. Bij een negatief resultaat kunnen verbetervoorstellen worden gedaan en acties worden uitgezet.
De deelnemer accepteert het rooster
Aangezien het centraal stellen van de leervraag van de deelnemer een fundamenteel uitgangspunt is van de onderwijsfilosofie van Triple A, heeft Triple A dit ook in het proces roosteren vertaald. De gedachte is dat als de leervraag van de deelnemer echt centraal staat, de deelnemer een aangeboden rooster ook moet kunnen accepteren of niet. De acceptatie is de finale bevestiging van de verbintenis en is tevens de bevestiging dat een deelnemer verwacht wordt voor de geroosterde onderwijsproducten voor de aan- en afwezigheidregistratie. In de simulatie kan ten behoeve van het maken van het rooster, het arrangement van een deelnemer zijn aangepast, waardoor het extra van belang is dat de deelnemer dit rooster accepteert. Triple A heeft ervoor gekozen om voor dit proces een use case te schrijven, maar een instelling hoeft dit proces niet te doorlopen. Het proces start als de deelnemer vanuit de use case effectueren rooster op de hoogte is gebracht dat er een nieuw roostervoorstel is. De deelnemer kan zijn individuele rooster opvragen, maar ook informatie over de vastgestelde geformuleerde leervraag, het vastgestelde arrangement, de vastgelegde randvoorwaarden bij de use case formuleren van de leervraag en eventuele afwijkingen. Met deze informatie kan de deelnemer beoordelen of het roostervoorstel acceptabel is.
Acceptatieproces
Een instelling kan op meerdere manieren een rooster door een deelnemer laten accepteren. Passieve acceptatie: Er wordt automatisch vanuit gegaan dat een deelnemer het rooster accepteert. Alleen als een deelnemer kenbaar maakt dat hij het rooster niet accepteert, wordt er actie ondernomen. Actieve acceptatie: Een deelnemer moet binnen de gestelde termijn kenbaar maken of een rooster wel of niet wordt geaccepteerd. Als een deelnemer geen keuze maakt, of het rooster niet accepteert, wordt er actie ondernomen. Als een deelnemer een rooster niet accepteert, geeft de deelnemer aan welke onderwijsproducten niet worden geaccepteerd en de reden dat hij het rooster niet accepteert. Als een deelnemer het rooster wel accepteert, wordt de deelnemer verwacht bij de geroosterde onderwijsactiviteiten. Een begeleider wordt op de hoogte gebracht als een deelnemer een rooster niet accepteert, met de aanvullende informatie.
Resultaat
De deelnemers die het rooster (actief of passief) hebben geaccepteerd, worden verwacht bij de geroosterde onderwijsactiviteiten. Voor de deelnemers die het rooster niet hebben geaccepteerd, is er passende actie ondernomen. Er is een overzicht welke deelnemers het rooster hebben geaccepteerd. Hierdoor is inzichtelijk wanneer deze deelnemers welke onderwijsproducten volgen. Er is een overzicht per deelnemer welke onderwijsproducten in het rooster niet zijn geaccepteerd. Hierdoor is inzichtelijk bij welke onderwijsproducten deze deelnemers niet komen en wat de reden hiervoor is. Met deze informatie kan de begeleider een gesprek aangaan met de deelnemer.
Monitoren van de acceptatie door deelnemers
Als een instelling ervoor heeft gekozen om een deelnemer het roostervoorstel te laten accepteren, zal dit proces ook moeten worden gemonitord. Dit proces start als het acceptatieproces van de deelnemers is gestart (dus na het effectueren van het rooster). Tijdens het acceptatieproces zal er meerdere malen een rapport worden gegenereerd waarin de status per deelnemer staat vermeld waardoor het acceptatieproces inzichtelijk is. Hoe vaak dit rapport zal worden gegenereerd, is instellingsafhankelijk. Het rapport kan inzage geven in knelpunten, mits de instelling drempelwaardes en criteria heeft opgesteld. Denk aan: Aantal/percentage deelnemers dat zijn rooster heeft afgewezen, drempelwaarde voor een knelpunt is bijvoorbeeld bij meer dan 5% Aantal/percentage deelnemers dat nog niet heeft geaccepteerd, drempelwaarde voor een knelpunt is bijvoorbeeld minder dan 50% in de laatste week (alleen van toepassing bij een actieve acceptatie) Als de acceptatie van roosters voldoende is, kan de uitvoering van het rooster onverminderd doorgaan, maar als onverhoopt blijkt dat te veel deelnemers niet accepteren, moet er op gereageerd worden.
Acties bij onvoldoende acceptatie
Als blijkt dat teveel deelnemers het rooster niet accepteren, moet worden geanalyseerd wat de reden is en wat mogelijke acties zijn om het probleem op te lossen. Mogelijke acties zijn: Herzien rooster. Het proces in de use case maken rooster wordt opnieuw doorlopen. Daarbij is bepaald wat er in de input moet worden veranderd om de problemen op te lossen, bijvoorbeeld: Het wijzigen van de inzet van bepaalde middelen, zoals de inzet van docenten of de locaties Het wijzigen van de arrangementen van bepaalde deelnemers Het wijzigen van roosterregels, zoals maximale groepsgrootte, reizen tussen locaties, tussenuren Collectief overreden. De begeleiding zal motiveren en beargumenteren aan de groepen waarom de instelling het rooster niet op de genoemde knelpunten herziet. De groep wordt gevraagd het rooster alsnog te accepteren. Kleine roosterwijziging. De roostermaker zal op basis van de genoemde redenen voor de afwijzing een oplossing zoeken binnen het huidige roostervoorstel. Het huidige rooster wordt in dit geval niet ingrijpend aangepast. Een voorbeeld is dat een onderwijsproduct op een ander tijdstip wordt gepland, voor de gehele groep.
Resultaat
Aan het einde van de monitorperiode zullen zo veel mogelijk deelnemers het rooster hebben geaccepteerd. Eventuele roosterwijzigingen zijn besproken met de deelnemers en vastgelegd in een nieuw rooster. Uiteindelijk zal er een zo klein mogelijk aantal deelnemers overblijven die het rooster niet heeft geaccepteerd. Vanuit de begeleiding zal er voor deze deelnemers een oplossing moeten worden gevonden.
Individueel roosterprobleem oplossen
Een deelnemer kan om diverse redenen een probleem ondervinden met een rooster. De onderwijsproducten staan op tijden die niet uitkomen (bijvoorbeeld vanwege een bezoek aan de fysiotherapeut), er is een arrangement of leervraag die niet meer voldoet aan de wens van de deelnemer e.d. Als een deelnemer dit probleem kenbaar maakt, zal de onderwijsinstelling actie ondernemen om het probleem waar mogelijk op te lossen. Een begeleider kan notie van het probleem krijgen als een deelnemer een rooster niet accepteert of als een deelnemer geen keuze heeft gemaakt in het acceptatieproces. Een deelnemer kan ook tijdens een lopende roosterperiode een probleem kenbaar maken.
Acties
Naar aanleiding van het gesignaleerde probleem gaat een begeleider met een individuele deelnemer een gesprek aan om te bepalen wat het probleem is en wat mogelijkheden zijn om het probleem op te lossen. Het uitgangspunt is dat oplossingen worden gezocht binnen het gemaakte roostervoorstel. Er zal niet opnieuw worden geroosterd. Het gesprek kan op hoofdlijnen tot de volgende uitkomsten leiden: De deelnemer wordt overtuigd een rooster alsnog te accepteren De deelnemer formuleert een nieuwe leervraag. Eventueel kunnen er binnen het bestaande rooster mogelijkheden worden gevonden om onderwijsproducten te volgen die bij die nieuwe leervraag aansluiten Binnen het bestaande rooster en op basis van de bestaande leervraag wordt alsnog een voor de deelnemer acceptabele oplossing gevonden De verbintenis wordt tussentijds beëindigd Het is wel van belang dat gekozen alternatieven passen in het rooster van de deelnemer, aangezien een deel van het rooster van de deelnemer al wel kan zijn gevuld met onderwijsproducten die wel gepland konden worden. Als een leervraag moet worden aangepast, gebeurt dit in deze use case en niet in formuleren van de leervraag. De leervraag wordt namelijk niet meer aangeboden aan het roosterproces, want er wordt niet opnieuw geroosterd. De opties moeten aansluiten bij het gemaakte roostervoorstel. Dit is een bewuste keuze van Triple A. Alle uitkomsten moeten in het rooster worden verwerkt. Als de leervraag wordt aangepast, welke niet meer past binnen het vastgelegde verbintenisgebied, moet ook de verbintenis worden gewijzigd.
Afhandelen van niet planbare leerarrangementen
In de use case Effectueren rooster kan uit het diagnoserapport blijken dat er (delen van) arrangementen zijn die niet zijn gepland. Arrangementen (of delen ervan) kunnen niet planbaar zijn, doordat te weinig deelnemers hebben gekozen voor een onderwijsproduct, omdat er te weinig middelen zijn om het onderwijsproduct aan te kunnen bieden, of omdat de gestelde randvoorwaarden door de deelnemer fricties opleveren met de randvoorwaarden van een onderwijsproduct. Ook kan het zijn dat er na het bevriezen van de arrangementen ten behoeve van het roosteren, alsnog arrangementen zijn gewijzigd. Deze wijziging is dan niet meegenomen in het roosteren en dus is (een deel van) het arrangement niet gepland. Een begeleider gaat met een individuele deelnemer een gesprek aan over wat er mogelijk is voor de deelnemer om alsnog aan de leervraag van de deelnemer te kunnen voldoen. Als een leervraag moet worden aangepast omdat een arrangement niet planbaar is, gebeurt dit in deze use case en niet in de use case formuleren van de leervraag. De nieuwe leervraag wordt namelijk niet meer aangeboden aan het roosterproces, want er wordt niet opnieuw geroosterd. De opties moeten aansluiten bij het gemaakte roostervoorstel. Dit is een bewuste keuze van Triple A. Het gesprek kan op hoofdlijnen tot de volgende uitkomsten leiden: Leervraag en/of arrangement kunnen zodanig aangepast worden dat de nieuwe situatie tot een acceptabel rooster leidt Indien beschikbaarheid van de middelen oorzaak van het probleem is kan het alsnog beschikbaar stellen van middelen tot een oplossing leiden De verbintenis wordt tussentijds beëindigd. Het is wel van belang dat gekozen alternatieven passen in het rooster van de deelnemer, aangezien een deel van het rooster van de deelnemer al wel kan zijn gevuld met onderwijsproducten die wel gepland konden worden. Alle uitkomsten moeten in het rooster worden verwerkt. Als de leervraag wordt aangepast, welke niet meer past binnen het vastgelegde verbintenisgebied, moet ook de verbintenis worden gewijzigd.
Resultaat
De instelling kan alsnog aan de leerwens van de deelnemer voldoen, door het aanbieden van alternatieven. Alle wijzigingen in het arrangement zijn verwerkt in de systemen en het rooster. Indien er echt geen mogelijkheid is om aan de leervraag van de deelnemer te voldoen, wordt er een ander gesprek met een begeleider aangegaan, mogelijk een gesprek om de verbintenis tussentijds te beëindigen.