TripleA:Strategische planning

U leest een pagina uit het Triple A-archief

Op deze use case zijn scenario's van toepassing

Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.

Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.

Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.

De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.

Als gevolg van externe ontwikkelingen, is de organisatie van het onderwijs voortdurend in beweging. Er worden vanuit de maatschappij nieuwe en andere eisen gesteld aan het onderwijs en de beschikbare middelen. Omdat aanpassingen vaak een lange voorbereidingstijd eisen, is het noodzakelijk dat de ontwikkelingen op het gebied van de onderwijsvernieuwing, trends in het onderwijs, onderwijsvisie en -beleid van de instelling, demografische ontwikkelingen etc. tijdig worden gesignaleerd. Vergeleken met de use case Tactische planning gaat het hier over langere termijn en meer gegevens dan alleen de roosterverwachtingen.

Deze use case is beschreven vanuit de invalshoek van de beschikbaarheid en de benodigde middelen. Strategische planning gebeurt o.a. ook om na te gaan of het onderwijs aansluit bij de vraag vanuit de maatschappij en de onderwijsvisie en het onderwijsbeleid van de instelling. Deze invalshoeken zijn niet nader beschreven in deze use case.

Use case

Aanleiding

Periodiek of op aanvraag inzage willen hebben in de invloed van demografische en andere externe factoren op de benodigde middelen op de langere termijn. Door de doorgevoerde schaalvergrotingen in het onderwijs (met name de grote gebouwen) is het gewenst inzage te krijgen in de deelnemersstroom zodat groeiende sectoren (afdelingen) tijdig over de benodigde middelen kunnen beschikken en krimpende afdelingen niet onnodig lang in een te groot jasje blijven zitten waardoor er een inefficiënt gebruik van middelen ontstaat. Ook andere onderwijsvormen kunnen van invloed zijn op de behoefte aan middelen.

Actoren

Management, Aanvrager, Resourcemanager

Doel

Inzicht krijgen in de gevolgen van verwachtte externe ontwikkelingen voor de organisatie van het onderwijs en inzicht krijgen in de benodigde beschikbare middelen op de lange termijn. Hierbij gaat het met name om de inschatting welk onderwijs (en in welke aantallen) op de langere termijn wordt gevraagd, en welke middelen nodig zijn om aan die toekomstige vraag te kunnen voldoen en welke middelen dan beschikbaar zullen zijn. Op basis van het inzicht in mogelijke gevolgen en knelpunten, acties ondernemen.

Beschrijving acties

Opvragen en vastleggen van prognose-informatie: De verwachte informatie is onder andere informatie van buitenaf. Op grond van demografische en conjuncturele ontwikkelingen kan het aantal potentiële deelnemers toe- of afnemen. Beschikbare trendanalyses geven inzicht in belangstellingspercentages voor bepaalde leertrajecten. Onderwijsontwikkelingen kunnen leiden tot het willen starten van nieuwe opleidingen.; Ook intern moet informatie worden opgevraagd over de beschikbaarheid van middelen op de langere termijn. Te denken valt hierbij aan personeel dat gebruik gaat maken van vervroegd uittreden, het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd of het gebruik maken van arbeidsverkortende maatregelen. Daarnaast kan het zijn dat een deel of een geheel gebouw niet meer beschikbaar is of niet meer aan de gestelde eisen voldoet.; De beschikbare informatie, aantallen, kengetallen, percentages etc., zowel met betrekking tot de genoemde externe als interne ontwikkelingen, worden vastgelegd in de vorm van een prognose van de vraag naar onderwijs en de beschikbaarheid van middelen op de langere termijn.; Het is wenselijk dat het systeem fricties, die op termijn worden verwacht, signaleert en overzichtelijk presenteert, waarna de verantwoordelijke de fricties interpreteert.
Interpreteren van de analyse: Analyseren van de uitkomsten op mogelijke knelpunten in beschikbare middelen of andere (bedrijfsmatige of onderwijskundige) doelstellingen. Door te werken met bepaalde kengetallen (x m2 per deelnemer van een type opleiding etc.) kan het management hardmaken waarom herschikking van ruimtes nodig is. Ook medewerkers kunnen op termijn overbodig zijn, c.q. een tekort gaan vertonen.
Advies opstellen: Op grond van de gemaakte overzichten zal het verantwoordelijke management (oa. Facilitair Beheer/P&O) een advies opstellen. Dit is een handmatige actie. In het advies kan worden beschreven dat de beschikbaarheid van bepaalde ruimtes niet voldoet aan de gestelde eisen, of dat er een te verwachten tekort dan wel een overschot zal zijn. Als aanpassingen mogelijk zijn dan kunnen deze in het advies worden opgenomen. Als uitbreiding gewenst is dan wordt aangegeven aan welke eisen de uitbreiding moet voldoen. Als de gegevens duiden op een toekomstig tekort aan bepaalde docenten kan worden geadviseerd nieuwe docenten te werven of docenten bij-/om te scholen.
Acties in gang zetten: Het advies kan aanleiding geven voor de centrale directie over te gaan tot actie(s). Als er middelen moeten worden aangeschaft, afgestoten of gewijzigd, gaat er een signaal naar de use case Wijzigen middelen.

Invloed van scenario's

	Scenario Geel
Samenvatting	De strategische planning richt zich op de langere termijn (>3 jaar). Voor deze planning kunnen geen actuele leervragen en arrangementen worden gebruikt, maar alleen ervarings- en historische gegevens gecombineerd met belangrijke trends in de regio, het onderwijs, het bedrijfsleven e.d.
Personeel	Het management vertaalt de tactische planning naar consequenties voor beleid en uitvoering (de strategische planning).
Structuur	Het management stelt vast en interpreteert.

	Scenario Rood
Samenvatting	In het rode scenario wordt op basis van deze strategische planningsinformatie voor de langere termijn de samenstelling, het aanbod en de middelen van het team ingeschat.
Personeel	Teamleden zijn in staat met ondersteuning van het logistieke systeem voorspellingen te doen over de leervragen voor de komende periode(s).
Structuur	Het opstellen van voorspellingen is de verantwoordelijkheid van het team.

	Scenario Groen
Samenvatting	In het groene scenario wordt op basis van deze strategische planningsinformatie voor de langere termijn een inschatting gemaakt van het aan te bieden onderwijs binnen de branche, verzameling opleidingen of het gebouw, en de benodigde middelen.
Personeel	De directeur onderwijs (als aanvoerder van zijn onderwijseenheid) kan op basis van historische gegevens, statistieken en kennis van regionale (markt) ontwikkelingen de hoofdlijn van het onderwijsaanbod (de zgn. prognose) voor de komende periode(s) opstellen.
Structuur	De directeur onderwijs is verantwoordelijk voor het opstellen van de prognose voor de instelling.

	Scenario Blauw
Samenvatting	In het blauwe scenario wordt op basis van deze strategische planningsinformatie een inschatting gemaakt hoe het onderwijs zich op de langere termijn moet gaan ontwikkelen.
Personeel	De manager onderwijs is in staat om op basis van historische en statistische gegevens de tactische planning op te stellen. Op basis van deze tactische planning bepaalt de manager bedrijfsvoering de benodigde middelen voor de komende periode.
Structuur	De manager bedrijfsvoering bewaakt de economische kaders. Het CvB stelt deze vast.

Resultaat

Advies en aanbevelingen op welke manier moet worden geanticipeerd op de lange termijn ontwikkelingen. Tevens tijdig opdrachten geven om over te gaan tot aanpassing of herschikking van de middelen.

Frequentie

Minimaal 1x per jaar.

Werkopdrachten

Werkopdracht	Van use case	Naar use case
Wijzigen middelen (Werkopdracht)	Strategische planning	Wijzigen middelen

Activiteitendiagram

MORA