TripleA:Tactische planning
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
Deze use case betreft het analyseren van roosterinformatie over de korte en middellange termijn, en roosters uit het verleden. Deze informatie moet kunnen worden opgevraagd vanuit allerlei invalshoeken (zoals ruimtebezetting, benodigde middelen bijv. assets, toe- en afname van de vraag naar een bepaald vak, etc.).
Dit is van belang in het kader van de forward mapping. Daarin wordt gebruik gemaakt van een roosterverwachting voor de middellange termijn en ervaringscijfers uit het verleden, om daaruit een voorspelling te kunnen doen van de benodigde middelen en het te realiseren onderwijs op de middellange termijn.
Ten behoeve van middellange termijn planning worden automatisch roosterverwachtingen uitgerekend door een roostermachine. De roostermachine is een roostermachine met een oneindige horizon, die continu draait. Ze vult een 3-dimensionaal rooster, het GRID. De uitkomsten zijn gestructureerd via status- en knelpuntrapportages. Deze automatisch berekende verwachtingen worden regelmatig gemonitord. Op basis daarvan kan op de verwachte toekomstige ontwikkelingen geanticipeerd worden, door tijdig te zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn.
Use case
Aanleiding
Periodiek (instellingsafhankelijk hoe vaak dit is) inzicht willen hebben in mogelijke knelpunten in de benodigde en beschikbare middelen en het te realiseren onderwijs.
Actoren
- Roostermaker, Management
Doel
Inzicht krijgen in het te verwachten middelengebruik en te realiseren onderwijs op de middellange termijn, op grond van de roosterverwachtingen en analyse van de reeds gerealiseerde roosters.
Acties ondernemen om eventueel gesignaleerde knelpunten in de beschikbaarheid van middelen op te lossen.
Beschrijving acties
- Analyseren rooster(s) afgelopen periode(s).
- Opvragen van gerealiseerde roosterinformatie over een of meer periodes, vanuit een aantal verschillende invalshoeken, zoals lokalengebruik, inzet van docenten, vraag naar bepaalde (leer)middelen, vraag naar bepaald type onderwijs(product), geplande en gerealiseerde onderwijstijd, regelmatig terugkerende knelpunten (vanuit oplossen uitvoeringsprobleem) etc. Deze gegevens kunnen rechtstreeks uit het systeem worden opgehaald. Het doel is om inzicht krijgen over de over- en ondercapaciteit van middelen.
- Opvragen roosterverwachting(en) komende periode(s) (GRID voor middellange termijn)
- Om een goede roosterverwachting te kunnen maken, zijn er kengetallen nodig over de ontwikkeling van de te verwachten vraag naar onderwijs, bijvoorbeeld: kengetallen over studievoortgang, geregistreerde leervragen en arrangementen, onderkende veranderingspatronen in de leervraag. Deze kengetallen worden voor een of meer periodes in het systeem vastgelegd (voor zover deze informatie niet uit de al geregistreerde gegevens kan worden afgeleid).
- Op basis van deze kengetallen kan de roostermachine een roosterverwachting geven voor de middellange termijn, bijvoorbeeld in de vorm van een jaarrooster voor het komende studiejaar. Dit is in feite een ‘gewoon’ rooster, maar dan met wat meer onzekerheid. Uit deze roosterverwachting kan dan informatie worden afgeleid over geschatte aantallen van deelnemers die bepaalde onderwijsproducten zullen gaan afnemen, en de benodigde middelen die daarvoor nodig zijn.
- Analyseren roosterverwachtingen op knelpunten
- Op basis van deze roosterverwachting kunnen er fricties worden gesignaleerd. Hierin moeten ook fricties worden meegenomen die niet zichtbaar worden uit de extrapolatie van de gerealiseerde roosters, maar te verwachten uit andere factoren. Dit zijn situaties waarbij de verwachte beschikbare middelen in een bepaalde periode niet voldoende (of juist teveel) zijn in relatie tot de vraag naar middelen. Deze fricties moeten worden geïnterpreteerd en er moet worden beoordeeld hoe groot de kans is dat een knelpunt zich gaat voordoen, hoe zwaar een knelpunt weegt en welke mogelijke oplossingen er zijn. Op basis daarvan wordt bepaald of het een knelpunt is dat om actie vraagt.
- Knelpunten kunnen o.a. ontstaan op het gebied van:
- Inzet middelen (lokalen, docenten, leermiddelen)
- De ontwikkeling van de vraag van deelnemers (arrangementen, bepaalde onderwijsproducten)
- Geplande en gerealiseerde onderwijstijd
- Bepaalde business rules (of prestatie-indicatoren o.i.d)
- Omzetten van knelpunten naar concrete acties
- Het management zal samen met de roostermaker bepalen of vervolgacties nodig zijn.
- Voorbeelden voor knelpunten met oplossingen zijn; de inzet en de bezettingsgraad van bepaalde ruimtes voldoen niet aan de business rules (bijv. minimale bezetting van 70% maximale bezetting van 90%). Als de benutting permanent te laag is kan worden besloten de ruimte voor andere doeleinden in te zetten. Als de bezetting van een specifieke ruimte te hoog is, kan ervoor worden gekozen om een andere ruimte ook te voorzien van deze specifieke voorzieningen (bijv. een theorielokaal voorzien van tekenmateriaal). Ook kan de business rule worden aangepast.
- Als de gegevens duiden op een toekomstig tekort aan bepaalde docenten kan worden besloten nieuwe docenten te werven of docenten bij-/om te scholen. Als uit de vraag van de deelnemers blijkt dat er nauwelijks vraag is naar Russisch kan worden besloten dit onderwijsproduct een volgende periode niet aan te bieden. De deelnemers die dit wel hebben gekozen, kan worden gevraagd het vak een andere periode te volgen of een andere taal te kiezen. In deze voorkomende gevallen zal er dus een werkopdracht ontstaan richting formuleren leervraag en uiteindelijk leiden tot een aanpassing in de onderwijscatalogus.
- Iedere gewenste aanpassing op de inzet van middelen leidt tot een signaal naar de use case Wijzigen middelen.
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | De tactische planning richt zich op de middellange termijn (0,5 tot 3 jaar). Op basis van de bestaande leervragen en arrangementen, gecombineerd met ervaringscijfers en historische gegevens wordt een inschatting gemaakt van de onderwijsproducten die de deelnemers willen afnemen op de middellange termijn en de middelen die daarvoor benodigd zijn. |
| Personeel | De arrangeur stelt op basis van historische en statistische gegevens de input voor de tactische planning op. Hij wordt hierin gefaciliteerd door de roostermachine die op basis van de input de daadwerkelijke planning maakt. |
| Structuur | De arrangeur is verantwoordelijk voor de input. De roostermaker is verantwoordelijk voor het maken van de planning. |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario bepaalt het team op basis van deze gegevens welke onderwijsproducten aan de deelnemers worden aangeboden. Daarnaast is deze informatie noodzakelijk om de capaciteit van het team (docenten, lokalen en andere middelen) op de middellange termijn te plannen. |
| Personeel | Teamleden zijn in staat met ondersteuning van het logistieke systeem voorspellingen te doen over de leervragen voor de komende periode(s). Teamleden zijn in staat om deze voorspellingen te vertalen naar consequenties voor de noodzakelijke middelen. |
| Structuur | Het opstellen van voorspellingen is de verantwoordelijkheid van het team. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario hebben deelnemers gekozen voor referentiearrangementen en (vaak voor de iets langere termijn) aangegeven welke onderwijsproducten zij in de toekomst wensen af te nemen. Gecombineerd met kennis over de vraag uit de markt, ervaringscijfers en historische gegevens stelt de instelling op basis hiervan het onderwijsaanbod samen. Dit onderwijsaanbod wordt vertaald in de verzameling referentiearrangementen die (voor de middellange termijn) worden aangeboden en in welke capaciteit (docenten, lokalen en andere middelen) hiervoor benodigd is. |
| Personeel | Verantwoordelijke organisatie-eenheden, onder leiding van de directeur onderwijs, zorgen voor een concretisering van de hoofdlijn vanuit centraal, in een daadwerkelijk onderwijsaanbod tbv deelnemers. |
| Structuur | De directeur onderwijs is verantwoordelijk voor het opstellen van de prognose voor de instelling. Het is vervolgens een verantwoordelijkheid van de onderwijseenheid om deze prognose te concretiseren. |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario wordt een prognose gemaakt op basis van de actuele instroomgegevens en kennis over de vraag uit de markt, ervaringscijfers en historische gegevens. Dit vormt samen de te verwachten instroom in de verschillende opleidingen en wordt vervolgens vertaald naar de benodigde capaciteit (docenten, lokalen en andere middelen). |
| Personeel | De manager onderwijs is in staat om op basis van historische en statistische gegevens de tactische planning op te stellen. Op basis van deze tactische planning bepaalt de manager bedrijfsvoering de benodigde middelen voor de komende periode. |
| Structuur | De manager onderwijs is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de tactische planning. De manager bedrijfsvoering bewaakt de economische kaders. Het CvB stelt deze vast. |
Resultaat
Overzicht van verwachte knelpunten en een aantal daaraan gerelateerde uitgezette acties, met name gericht op het realiseren, wijzigen of afstoten van middelen. Voor scenario Groen levert het een prognose op. Met prognose wordt bedoeld de voor de middellange termijn onderwijsvraag, gebaseerd op de optellingen van de reeds bekende onderdelen van alle aangevraagde arrangementen.
Vooral voor groen geldt:
- Dit inzicht leidt tot mogelijke aanpassingen van de middelen.
- Complete prognose van de onderwijsvraag bestaande uit de arrangementen om aantallen studenten en groepsomvang.
- Daarnaast ontstaat er inzicht in de mogelijkheden om deze onderwijsvraag te realiseren. Hierbij kunnen knelpunten ontstaan voor individuele deelnemers, die door begeleiders moeten worden opgepakt.
Frequentie
Periodiek en/of op aanvraag
Werkopdrachten
| Werkopdracht | Van use case | Naar use case |
|---|---|---|
| Wijzigen middelen (Werkopdracht) | Tactische planning | Wijzigen middelen |
Activiteitendiagram
