TripleA:Registreren aan- en afwezigheid
Korte beschrijving
Het vastleggen van aan- en afwezigheid van de deelnemer, met als doel zo goed mogelijk hierop in te spelen met aangepast onderwijsaanbod en begeleiding. Daarnaast is afwezigheid aan wet- en regelgeving gebonden waardoor dit bijgehouden dient te worden.
Uitgangspunten en keuzes
- Registratie kan plaatsvinden door een registratiesysteem
- Registratie is afhankelijk van aanwezigheidsverwachting
- Registratiemethodes zijn afhankelijk van omstandigheden
- Verantwoordinsinformatie over absentie moet beschikbaar zijn
Melden van afwezigheid door de deelnemer
Door ziekte of problemen met het openbaar vervoer, door ‘tegenwind of een open brug’, maar ook door familieomstandigheden kan het voorkomen dat een deelnemer niet bij een onderwijsactiviteit aanwezig kan (of wil) zijn. De melding van de afwezigheid (door de deelnemer zelf of een vertegenwoordiger) moet worden vastgelegd.
Doel
Het vastleggen van de melding geeft informatie die voor een aantal processen van belang is. Als vooraf de periode bekend is van verwachte afwezigheid, kan worden ingespeeld op de afwezigheid van de deelnemer. Het kan ook een signaal van de deelnemer zijn, waar de begeleider op in kan spelen. Daarmee is de melding van belang voor de begeleiding. Wet- en regelgeving stelt grenzen aan (ongeoorloofde) afwezigheid. Vastleggen is daarom noodzakelijk. Bij afwezigheid is vrijwel altijd sprake van het beoordelen van de rechtmatigheid van de afwezigheid (geoorloofd/ongeoorloofd afwezig). Dit is in ieder geval verplicht bij leerplichtige leerlingen en kwalificatieplichtige deelnemers en voor deelnemers met studiefinanciering. Een contractpartij (gemeente, bedrijf) kan ook eisen dat afwezigheid wordt genoteerd.
Acties
De school ontvangt een melding van afwezigheid en de reden. Deze gegevens (inclusief reden) worden vastgelegd in een (geautomatiseerd) systeem. Een bevoegd persoon beoordeelt de rechtmatigheid van de afwezigheid en legt dit vast.
Resultaat
In een systeem is de melding vastgelegd dat de deelnemer afwezig is of was en de reden waarom. Daarnaast is de rechtmatigheid van afwezigheid beoordeeld.
Registreren van aan- en afwezigheid
Het moderne onderwijs kent veel verschillende uitvoeringsvormen. Geplande lessen vanuit het rooster, een gesprek met een begeleider, BPV, praktijkopdracht (buiten de school), workshops of andere activiteiten waarop kan worden ingeschreven, etc. In de meeste gevallen is vooraf bekend wanneer een onderwijsactiviteit wordt uitgevoerd en welke deelnemers worden verwacht. Door vast te leggen welke deelnemers aanwezig zijn, kan worden afgeleid welke deelnemers afwezig zijn. Het is ook mogelijk om direct de afwezige deelnemer te registreren. Het resultaat is niet anders. Indien niet vooraf bekend is welke delegeren worden verwacht, kan alleen de aanwezigheid worden geregistreerd. De instelling bepaalt op welke wijze wordt geregistreerd. De meeste onderwijsactiviteiten zijn gepland. Maar niet allemaal. Met ongepland bedoelen we een activiteit waarvan niet van te voren in een informatiesysteem van de onderwijsinstelling is vastgelegd op welk tijdstip de deelnemer de activiteit zal uitvoeren of er aan zal deelnemen. Bijvoorbeeld: Leg 2 bedrijfsbezoeken af per periode of onderneem een zorgactiviteit bij ouderen. Dit kunnen beide onderwijsactiviteiten zijn die wel vallen onder de onderwijstijd, maar niet of slechts globaal zijn gepland. Het is dan niet mogelijk om afwezigheid vast te stellen. Door de deelnemer zijn aanwezigheid te laten vastleggen, kan dit naderhand gevalideerd worden door een daartoe bevoegd persoon, bijvoorbeeld de begeleider.
Doel
De verzamelde aan-/afwezigheidgegevens moeten worden verzameld voor: De formele externe verantwoording (voldoen aan wet- en regelgeving) Als hulpmiddel bij de begeleiding van de deelnemer Ten behoeve van interne managementinformatie
Validatie van aanwezigheid
Het kan zijn dat de onderwijsinstelling de aanwezigheidvalidatie uitvoert o.b.v. stukken die over de inhoud van het uitgevoerde werk gaan. Het kan zijn dat de onderwijsinstelling wil dat deze stukken vastgelegd worden (in portfolioachtige systemen) Tot slot kan het zijn dat de onderwijsinstelling wil dat er een verwijzing aangemaakt kan worden tussen de daar vastgelegde bewijsstukken en de aanwezigheidsregistratie.
2 manieren om de duur van de aanwezigheid vast te stellen
Registratie van aan-/afwezigheid. Hierbij kan vooraf bepaald worden hoe lang de activiteit duurt. (Denk aan vastleggen met behulp van een chipkaartlezer. In veel gevallen wordt dan standaard de aanwezigheid op een bepaalde tijdsduur, bijvoorbeeld één lesuur, gesteld) Registratie van aankomst- en vertrektijd.
Voorkomen van verlies van gegevens
Het kan zijn dat een naam niet op de presentielijst voorkomt en dit wel het geval had moeten zijn. Dan zal actie moeten worden ondernomen om de naam aan de lijst toe te voegen. Het kan ook voorkomen dat een deelnemer die niet verwacht werd, wel aanwezig was. Daarvan wordt de aanwezigheid wel geregistreerd. In beide gevallen dienen de aanwezigheidsgegevens niet verloren te gaan maar moeten worden opgenomen in de totale aanwezigheidsgegevens van de betreffende deelnemer.
Resultaat
Vastgelegde gegevens betreffende de aan-/afwezigheid van deelnemer bij onderwijsactiviteiten die deel uitmaken van de onderwijstijd (Begeleide onderwijstijd (BOT) of BPV)