Aan- en afwezigheid registreren en analyseren
- Voldoen aan de wettelijke vereisten m.b.t. aanwezigheid (BOT en BPV) en signalering bij te grote ongeoorloofde afwezigheid en daarmee kans op uitval of studievertraging van de student.
Vastgelegd in
- Geregistreerde aanwezigheid
- Geanalyseerde en gerapporteerde aan- en afwezigheid/uitval
- Melding aan DUO-leerplicht
- Signaal voor begeleidingsproces.
De registratie van gesignaleerde afwezigheid is een gedetailleerde registratie ten behoeve van de begeleiding. Vanuit deze gedetailleerde registratie wordt op een hoger aggregatieniveau de geanalyseerde aanwezigheid vastgelegd.
Een melding van afwezigheid kan over voorziene of onvoorziene afwezigheid gaan. Een voorbeeld voor voorziene afwezigheid is een bijzonder familiegebeurtenissen of geaccordeerd vakantieverlof. Een voorbeeld voor onvoorziene afwezigheid is een ziekte of problemen met het openbaar vervoer.
Deze gevallen worden identiek behandeld. Uit de reden van de melding blijkt of de afwezigheid voorzien is geweest of niet.
BESCHRIJVING VAN HET PROCES - Ontvangen melding afwezigheid - Registreren melding afwezigheid
- Beoordeling rechtmatigheid afwezigheidDe onderwijsinstelling moet voldoen aan de wettelijke of contractuele verplichting om de aan- of afwezigheid van studenten te melden. In deze stap wordt de afwezigheid van studenten gesignaleerd volgens vooraf vastgestelde regels en afspraken. Dit leidt tot een rapportage omtrent de afwezigheid van studenten), wat - na interne validatie - gemeld wordt aan de betrokken externe partij. Vervolgens wordt de gerapporteerde afwezigheid geregistreerd bij de student.
Gedurende de opleiding van de student wordt bij alle onderwijsactiviteiten de aanwezigheid van de student geregistreerd. In geval van begeleide onderwijstijd (BOT) wordt deze aanwezigheidsregistratie door de docent uitgevoerd. In de BPV is de student zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van zijn urenstaat.
Onderwijsactiviteiten kunnen verschillende vormen aannemen, bijvoorbeeld: lessen vanuit het rooster, een begeleidingsmoment met een onderwijsbegeleider, BPV, praktijkopdracht (buiten de school), workshops of activiteiten waarop kan worden ingeschreven, etc. Het gaat niet om zelfstudietijd en huiswerk.
De aanwezigheid van deelnemers kan van te voren ‘onbekend’ of ‘verwacht’ zijn. De docent of de deelnemer kan de werkelijke aan- of afwezigheid registreren. Er wordt aangegeven of er aanwezigheid of afwezigheid wordt geregistreerd en er is ruimte voor een aantal bijzonderheden.