TripleA:Individueel aanvullen rooster
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
Een leervraag van een deelnemer kan tijdens een roosterperiode veranderen, door opgedane ervaringen. Een instelling kan hierop inspelen door een deelnemerrooster niet geheel te vullen, maar een rooster met ‘gaten’ te maken, waarbij de gaten tijdens de periode kunnen worden ingevuld met aanvullende wensen. De mate waarin dit gebeurt is een keuze van de instelling. De verwachting is dat iedere instelling hier wel mee te maken krijgt. Indien er sprake is van een zogenaamde vrije ruimte in het rooster dan wordt die ruimte binnen deze use case ingevuld.
Deze use case is het tweede onderdeel in de roostercyclus:
- Maken rooster (vooraf aan roosterperiode)
- Individueel aanvullen rooster (gedurende roosterperiode)
- Controle realisatie rooster (na roosterperiode)
Use case
Aanleiding
Centraal zal in de use case Maken rooster door een instelling voor de individuele deelnemer en docenten een rooster worden vastgesteld. Deelnemers en docenten kunnen gedurende de uitvoering hun individuele roosters aanvullen met ‘extra’ activiteiten, indien hiervoor ruimte wordt vrijgelaten in het rooster. Voor een deelnemer denken we hierbij aan workshops, aanvullende begeleiding, extra onderwijsproduct, stages of prestaties. Een docent kan aanvullende taken oppakken, begeleiding geven, een workshop organiseren of bijvoorbeeld een onderwijsproduct ontwikkelen.
Actoren
- Deelnemer, Docent, Begeleider, Manager onderwijs, Manager bedrijfsvoering, Roostermaker
Doel
Ad hoc keuzes van de deelnemer om zijn leervraag compleet te maken, vastleggen in de gegeven ruimte in het deelnemerrooster.
Beschrijving acties
We beschrijven de acties vanuit het perspectief van de deelnemer en van de docent. Er zijn een groot aantal keuzes mogelijk. Iedere keuze kan andere acties omvatten. We beschrijven een aantal keuzes met bijgehorende acties:
1. Inschrijven voor extra workshop of extra activiteit zoals een excursie (niet in onderwijscatalogus)
- Behoefte aan extra workshop of activiteit kenbaar maken
- Deelnemers, docenten of begeleiders kunnen behoefte hebben aan een extra onderwijsactiviteit. Deze behoefte wordt kenbaar gemaakt aan de MO. Duidelijk moet worden gemaakt wat het doel van de activiteit is, net als de verwachte resultaten. Tevens moet worden aangegeven welke middelen er nodig zijn om de activiteit uit te kunnen voeren.
- Nagaan nut extra onderwijsactiviteit
- De MO beslist of de extra activiteit een bijdrage levert aan het behalen van een kwalificatie. Indien de MO een negatief oordeel heeft, maakt hij dit kenbaar aan de betrokken deelnemer/ docent/ begeleider. Ook bepaalt de MO welke bevoegdheden en vaardigheden een docent nodig heeft om de activiteit te kunnen begeleiden of uitvoeren.
- Nagaan beschikbaarheid benodigde middelen extra onderwijsactiviteit
- Als de MO akkoord is, geeft hij aan de MB aan welke middelen er nodig zijn en vraagt hij of deze beschikbaar zijn. De MB bekijkt of er een bevoegde docent aanwezig is, nog tijd heeft en beschikbaar is op de juiste tijd. Hetzelfde doet de MB m.b.t. de benodigde ruimte. Als de middelen niet beschikbaar zijn, maakt hij dit kenbaar aan de MO. Evt. overleggen de MB en de MO over aanpassing van de eisen aan de middelen. Indien het echt niet mogelijk is, zal de MO deze uitslag mededelen aan de deelnemer/docent/begeleider.
- Ontwikkelen extra onderwijsactiviteit
- In opdracht van de MB zal een docent de gevraagde onderwijsactiviteit ontwikkelen/voorbereiden. Tevens worden de inschrijvingsvoorwaarden opgesteld. Het resultaat wordt afgestemd met de MO, die het definitieve fiat geeft voor uitvoering van de activiteit.
- Extra onderwijsactiviteit aanbieden
- De RM zet in opdracht van de MB de extra activiteit als planning in het rooster, zodat de inschrijving is geopend. Bij de openstelling van de inschrijving zal duidelijk moeten staan aan welke voorwaarden een deelnemer moet voldoen om zich te mogen inschrijven. Ook neemt de RM een optie op de benodigde middelen.
- Inschrijven extra onderwijsactiviteit
- De deelnemers die het extra onderwijs willen volgen, schrijven zich in.
- Goedkeuring inschrijving
- De begeleiders van de ingeschreven deelnemers krijgen bericht van de inschrijving en beslissen of de extra onderwijsactiviteit mogen worden gevolgd en geven dit aan in het systeem, met reden. Indien hierdoor dubbelingen in de agenda van de deelnemer ontstaan kan de begeleider de oorspronkelijke onderwijsproducten uit de agenda van de deelnemer verwijderen , waardoor de deelnemer niet meer bij de groep staat. Ook kan de begeleider de deelnemer bij de oorspronkelijke onderwijsproducten op geoorloofd afwezig zetten.
- Beoordelen doorgaan extra onderwijsactiviteit
- De MB zal beslissen of er voldoende aanmeldingen zijn om de extra onderwijsactiviteit ook daadwerkelijk aan te bieden. Als de beslissing negatief is, zal hij dit met de MO overleggen. De definitieve beslissing zal worden vermeld in het systeem (vastlegging middelen bij een positief besluit).
- Bevestigen inschrijving
- De deelnemer en krijgt automatisch bericht of een inschrijving is geaccepteerd of niet (met reden bij een afwijzing). De onderwijsactiviteit wordt bij doorgang ook op definitief gezet in het rooster van de deelnemer en de betrokken docent(en). De deelnemer wordt dan ook verwacht (aan- en afwezigheid).
2. Aanbieden van een extra workshop of extra activiteit zonder inschrijving
Het verschil met de acties onder 1 is dat de deelnemer bij deze extra onderwijsactiviteit door zijn begeleider wordt aangemeld. Vanaf de activiteit - extra onderwijsactiviteit wordt het schema anders.
- Behoefte aan extra workshop of activiteit kenbaar maken
- Nagaan nut extra onderwijsactiviteit
- Nagaan beschikbaarheid benodigde middelen extra onderwijsactiviteit
- Ontwikkelen extra onderwijsactiviteit
- Extra onderwijsactiviteit aanbieden
De begeleider geeft door aan de RM welke deelnemers deze extra activiteit zou moeten volgen. De RM zet de extra activiteit als definitieve activiteit in het deelnemerrooster. De deelnemer wordt hiervan op de hoogte gesteld. De deelnemer wordt dan ook verwacht bij de activiteit (aan- en afwezigheid). De RM legt ook de benodigde middelen vast.
Hier denken we aan activiteiten binnen en buiten school en op individueel- en groepsniveau die bijdragen aan het behalen van een kwalificatie. Bijvoorbeeld een bijbaan, een excursie, bijscholing op leesvaardigheid etc.
3. Deelnemer zonder inzage docentrooster wil aanvullende begeleiding
- Behoefte aan gesprek kenbaar maken
- Als een deelnemer graag een gesprek wil met een specifieke docent of begeleider, moet de deelnemer deze behoefte kenbaar maken aan de betreffende persoon.
- Gesprek wordt gepland door medewerker
- De docent of begeleider bekijkt in het deelnemerrooster en zijn eigen rooster wanneer dit gesprek kan plaatsvinden en zet het gesprek als voorlopig in de agenda’s.
- Deelnemer bevestigt het gesprek
- De deelnemer ontvangt een melding van de gemaakte afspraak en wordt om een bevestiging gevraagd. Indien de deelnemer niet akkoord gaat, maakt hij dit kenbaar aan de docent of begeleider met reden. De docent of begeleider krijgt een melding van deze afwijzing en zal met een nieuw voorstel komen. Als een deelnemer akkoord gaat met de afspraak, wordt deze automatisch definitief vastgesteld in de agenda’s.
4. Deelnemer met inzage docentrooster wil aanvullende begeleiding
- Gesprek wordt gepland door deelnemer
- De deelnemer kijkt in zijn eigen rooster en dat van de specifieke docent wanneer een gesprek kan plaatsvinden en zet het gesprek als voorlopig in de agenda’s.
- Docent bevestigt het gesprek
- De docent ontvangt een melding van de gemaakte afspraak en wordt om een bevestiging gevraagd. Indien de docent niet akkoord gaat, maakt hij dit kenbaar aan de deelnemer met reden. De deelnemer krijgt een melding van deze afwijzing en zal meestal met een nieuw voorstel komen. Als de docent akkoord gaat met de afspraak, wordt deze automatisch definitief vastgesteld in de agenda’s.
5. Docent of begeleider wil gesprek met deelnemer
- Gesprek wordt gepland door docent of begeleider
- De docent of begeleider bekijkt in het deelnemerrooster en zijn eigen rooster wanneer dit gesprek kan plaatsvinden en zet het gesprek als voorlopig in de agenda’s.
- Deelnemer bevestigt het gesprek
- De deelnemer ontvangt een melding van de gemaakte afspraak en wordt om een bevestiging gevraagd. Indien de deelnemer niet akkoord gaat, maakt hij dit kenbaar aan de docent of begeleider met reden. De docent of begeleider krijgt een melding van deze afwijzing en zal met een nieuw voorstel komen. Als een deelnemer akkoord gaat met de afspraak, wordt deze automatisch definitief vastgesteld in de agenda’s.
6. Keuze voor een extra product uit de onderwijscatalogus
- Behoefte extra onderwijsproduct kenbaar maken
- Als een deelnemer graag een extra onderwijsproduct wil volgen, wat al is gepland in het geëffectueerde rooster, moet de deelnemer deze behoefte kenbaar maken aan de begeleider.
- Nut extra onderwijsproduct bekijken
- De begeleider beslist of de extra activiteit een bijdrage levert aan het behalen van een kwalificatie. Indien de begeleider een negatief oordeel heeft, maakt hij dit kenbaar aan de betrokken deelnemer.
- Mogelijkheid extra onderwijsproduct bekijken
- De begeleider, betrokken docent of roostermaker gaat na of het mogelijk is. De deelnemer moet ruimte hebben in de agenda om het product te volgen, er moet in de groep nog ruimte zijn voor een extra deelnemer. En ook moet worden bekeken of het mogelijk is om nog in te stromen in deze groep. Als het niet mogelijk is, wordt dit kenbaar gemaakt aan de deelnemer.
- Het antwoord zal positief zijn, als de deelnemer voldoende voorkennis heeft en als het onderwijsproduct nog niet is gestart of als de deelnemer de achterstand kan inhalen.
- Extra onderwijsproduct in arrangement plaatsen
- De arrangeur zet in opdracht van de begeleider het extra onderwijsproduct in het arrangement van de deelnemer.
- Extra onderwijsproduct in agenda plaatsen
- De roostermaker of begeleider zet het extra onderwijsproduct in de agenda van de deelnemer en plaatst de deelnemer bij het betreffende onderwijsproduct in de groep in het rooster.
7. Aanvullen agenda docent met taakuren
- Ook bij de docent zal er ruimte in de agenda over blijven. De docent kan, los van het aanvullen met extra onderwijsactiviteiten (zie punten hierboven), zijn werkagenda vullen met taakuren, zoals het ontwikkelen van onderwijsproducten of het volgen van een opleiding. Dit zal in overleg met de MB plaatsvinden. De invulling van de taakuren zal worden gedaan nadat er geroosterd is.
8. Aanvullen met niet-onderwijsactiviteiten
- Een deelnemer of docent kan in zijn agenda ook privé afspraken zetten, om te voorkomen dat er op die momenten afspraken worden gepland.
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | Gedurende een roosterperiode kan de beschikbare vrije ruimte in het rooster worden ingevuld met concrete onderwijsactiviteiten. De vrije ruimte kan ook worden ingezet voor extra individuele begeleiding op initiatief van de deelnemer, docent of begeleider. |
| Personeel | Binnen het vigerende rooster kan de roostermaker in samenspraak met de deelnemer voor in- en aanvulling van het rooster zorgdragen. |
| Structuur | De roostermaker (gepositioneerd in het zgn. mid office) is verantwoordelijk voor de roosteraanpassingen en/of aanvullingen (binnen de gestelde kaders). |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario is de werkwijze hetzelfde als de werkwijze voorafgaand aan de roosterperiode. Het team stelt, eventueel in samenspraak met de deelnemers, een verzameling onderwijsproducten beschikbaar die binnen de vrije ruimte in het rooster kunnen worden afgenomen. De deelnemers kiezen uit de mogelijkheden. Vervolgens wordt op basis van de gemaakte keuzes de invulling van de vrije ruimte in het rooster vastgelegd en toegevoegd aan het bestaande rooster.Voor deze vrije ruimte worden niet opnieuw (andere) groepen gemaakt. De bestaande groepen blijven gehandhaafd en volgen gezamenlijk dezelfde invulling van de vrije ruimte in het rooster. |
| Personeel | Een teamlid kan in samenspraak met de deelnemer binnen het vigerende rooster voor individuele deelnemers individuele oplossingen maken. |
| Structuur | Het team is verantwoordelijk voor het oplossen van uitvoeringsproblemen. Het streven is om dit zoveel mogelijk in samenspraak met betrokken deelnemers te doen. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario kan er in het referentiearrangement vrije ruimte worden opgenomen, waarbinnen een keuze wordt gemaakt (een klein referentiearrangement binnen het grote referentiearrangement). Het is ook mogelijk dat binnen deze vrije ruimte wordt ingespeeld op individuele leervragen van deelnemers, bijvoorbeeld voor onderwijsproducten die de deelnemer al in zijn leervraag kenbaar heeft gemaakt. Op basis van de gemaakte keuzes voor de invulling van de vrije ruimte wordt het bestaande rooster aangevuld. |
| Personeel | Een lid van een onderwijseenheid (begeleider) kan in samenspraak met de deelnemer de vrije ruimte in het vigerende rooster met passende micro-arrangementen vullen. |
| Structuur | Het aanpassen en aanvullen van het rooster is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de inividuele deelnemer en begeleider. |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario is er geen sprake van vrije ruimte in het programma. Alleen een vraag om extra begeleiding kan worden ingepland op de momenten dat er geen onderwijs is gepland in het rooster. |
| Personeel | nvt |
| Structuur | nvt |
Resultaat
De deelnemer heeft een kwalitatief (inhoud) en kwantitatief (onderwijstijd) gevuld rooster.
De werktijd van de docent is ingevuld met geroosterde activiteiten en aanvullende (niet onderwijs) taken.
Frequentie
De frequentie wordt vooral bepaald door de mate waarin een instelling kiest voor het mogelijk maken van een individuele aanvullingen. Aangezien het individuele aanpassingen betreft die op ieder moment kunnen worden uitgevoerd zal de totale frequentie hoog zijn.
Activiteitendiagram
