TripleA:Inzetten middelen
Korte beschrijving
Het bepalen van de inzet en het registreren van middelen naar aanleiding van de vraag naar deze middelen, ook vanuit het oogpunt van de tactische en strategische planning. Daarnaast het (flexibel) inzetten van middelen naar aanleiding van calamiteitssituaties, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen korte en lange termijn oplossingen.
Uitgangspunten en keuzes
- Strategische en tactische verwachtingen worden vertaald
- Gericht op registratie
- Vraag naar middelen is een apart proces
- Mogelijkheid om flexibel om te gaan met inzetten middelen
- Onderscheid in oplossing korte en lange termijn
Wijzigen middelen
De processen die betrekking hebben op het wijzigen van middelen, worden vaak doorlopen door diverse mensen. Elk soort middel kan vallen onder een ander bevoegd persoon. Docenten vallen vaak onder onderwijsmanagers, of onder de stafdienst P&O. Lokalen en gebruiksmiddelen vallen vaak onder een manager bedrijfsvoering of onder de stafdienst Facilitair. Dit maakt voor de beschrijving van het proces niet uit.
Iedere instelling heeft de beschikking over middelen. Onder middelen wordt veelal verstaan; docenten, lokalen en gebruiksmiddelen zoals een beamer. In een instelling zullen de aanwezige middelen nooit constant zijn. Door andere behoeftes (van deelnemers en docenten) en door afschrijving is het middelenbeslag continu onderhevig aan veranderingen.
De use case ‘wijzigen van een middel’ start met de opdracht tot het wijzigen van een middel. Een opdracht kan een wijziging van een middel bevatten zoals het veranderen van een theorielokaal naar een computerlokaal, een vraag naar een nieuw middel zoals een nieuwe docent, maar ook het afstoten van een middel, bijvoorbeeld een docent die met pensioen gaat. De informatie over of het nodig is om een middel te wijzigen, kan komen vanuit het roosterproces, vanuit forward mapping, maar ook vanuit het ontstaan van een calamiteit.
Registratie
Om wijzigingen in de middelen goed te kunnen monitoren, is het noodzakelijk om een goede middelenadministratie bij te houden. Hoewel de middelenadministratie zelf geen onderdeel is van deze use case, is het wel van belang dat in een middelenadministratie de volgende statussen kunnen worden onderkend.
- Fictief: Deze status kan aan een middel worden gehangen, zodat het middel kan worden gebruikt in het roosterproces voor het simuleren. Het middel kan dan in een simulatierooster worden ingezet, alsof het daadwerkelijk beschikbaar is. Dit zijn middelen die in een vastgestelde periode gerealiseerd moeten worden. Deze middelen worden pas daadwerkelijk gerealiseerd als een rooster wordt geëffectueerd waarin deze middelen zijn ingezet.
- Gepland: Deze status wordt aan een middel gehangen, als er besloten is een nieuw middel te realiseren. Dit kan een fictief middel zijn geweest, maar dit hoeft niet. Bij een gepland middel wordt aangegeven wanneer verwacht wordt het middel te hebben gerealiseerd, namelijk de ingangsdatum. Naast de ingangsdatum kan er ook een alarmdatum worden ingevuld. Deze datum ligt tussen de ingangsdatum en de datum dat een middel is geroosterd voor het geven van onderwijs. Als deze datum is bereikt en het middel nog steeds op gepland staat, gaat er een signaal af, zodat duidelijk is dat het middel nog niet is gerealiseerd en dat dit problemen kan gaan geven voor het rooster.
- Actief: Dit middel is aanwezig. Er kan een einddatum aan het middel worden gehangen.
- Inactief: Dit middel was aanwezig, maar is nu niet meer beschikbaar. Dit kan tijdelijk zijn, maar dit hoeft niet.
Naast de status kunnen ook kenmerken aan een middel worden gehangen, zoals beschikbaarheid (op welke dagen een docent mag worden ingezet), capaciteit (maximum aantal deelnemers voor een lokaal), competenties (welke vakken mag een docent geven) e.d. De kenmerken kunnen verschillen per soort middel. N.B. In de middelenadministratie bedoelen we met de beschikbaarheid van een docent of lokaal, niet wanneer een docent of lokaal nog niet is ingezet in een rooster, maar alleen de beschikbaarheid wanneer een middel mag worden geroosterd.
Realisatie
Als er een opdracht is gegeven voor het realiseren van een nieuw middel of het wijzigen van een middel, moet naast de registratie hiervan ook het middel daadwerkelijk worden gewijzigd of aangeschaft/aangenomen/afgestoten. Dit proces wordt verder niet ondersteund door een systeem en is daarom summier beschreven, maar is natuurlijk wel een belangrijk onderdeel in het proces.
Na de realisatie van het wijzigen of aanschaffen/aannemen/afstoten van een middel, wordt dit in de middelenadministratie verwerkt. Een gepland middel wordt op actief gezet. Bij een gewijzigd middel worden de kenmerkAls een roosterperiode loopt, kan er vanuit de instelling of extern, behoefte zijn aan een bepaald middel. Hierbij kan worden gedacht aan ruimtes voor een open dag, een collegezaal voor een diplomering, een lokaal voor een vergadering, de gemeente die graag gebruik wil maken van een sportzaal, of een netwerk dat graag de expertise van een docent wil gebruiken etc. Als instelling kun je de keuze maken om deze aanvragen in behandeling te nemen en daadwerkelijk te registreren.
Je kunt de beschikbare middelen in twee categorieën delen:
- Middelen die niet ter beschikking zijn gesteld voor het roosterproces, zoals een aula of een examenzaal. Deze middelen kunnen uitsluitend op aanvraag worden gereserveerd.
- Middelen die wel ter beschikking zijn gesteld aan het roosterproces, maar die niet zijn ingepland op bepaalde tijden. Een aanvraag voor dit soort middelen, zal in dit proces geen betrekking hebben op de uitvoering van een onderwijsactiviteit. Als dit wel het geval is, zal dit namelijk in het proces van de use case individueel aanvullen rooster vallen.
Door de persoon die verantwoordelijk is voor de middelen wordt bekeken of er middelen zijn die voldoen aan de vraag en of deze middelen ook beschikbaar zijn op de gevraagde tijden. Het middel wordt aan de aanvrager aangeboden. Als er geen middel aanwezig of beschikbaar is, zal er naar een alternatief worden gezocht waarna dit kan worden aangeboden. Totdat een aanvrager het aanbod van een middel heeft geaccepteerd of afgewezen, ligt er een optie op het voorgelegde middel, zodat het niet door een andere aanvrager kan worden gereserveerd en aangepast. Een afgestoten middel wordt op inactief gezet.
Behandelen van de aanvraag van middelen
Als een roosterperiode loopt, kan er vanuit de instelling of extern, behoefte zijn aan een bepaald middel. Hierbij kan worden gedacht aan ruimtes voor een open dag, een collegezaal voor een diplomering, een lokaal voor een vergadering, de gemeente die graag gebruik wil maken van een sportzaal, of een netwerk dat graag de expertise van een docent wil gebruiken etc. Als instelling kun je de keuze maken om deze aanvragen in behandeling te nemen en daadwerkelijk te registreren. Je kunt de beschikbare middelen in twee categorieën delen: Middelen die niet ter beschikking zijn gesteld voor het roosterproces, zoals een aula of een examenzaal. Deze middelen kunnen uitsluitend op aanvraag worden gereserveerd. Middelen die wel ter beschikking zijn gesteld aan het roosterproces, maar die niet zijn ingepland op bepaalde tijden. Een aanvraag voor dit soort middelen, zal in dit proces geen betrekking hebben op de uitvoering van een onderwijsactiviteit. Als dit wel het geval is, zal dit namelijk in het proces van de use case individueel aanvullen rooster vallen. Door de persoon die verantwoordelijk is voor de middelen wordt bekeken of er middelen zijn die voldoen aan de vraag en of deze middelen ook beschikbaar zijn op de gevraagde tijden. Het middel wordt aan de aanvrager aangeboden. Als er geen middel aanwezig of beschikbaar is, zal er naar een alternatief worden gezocht waarna dit kan worden aangeboden. Totdat een aanvrager het aanbod van een middel heeft geaccepteerd of afgewezen, ligt er een optie op het voorgelegde middel, zodat het niet door een andere aanvrager kan worden gereserveerd.
Oplossen van een uitvoeringsprobleem
Er zijn situaties denkbaar dat het rooster veranderd moet worden, ook al is dit vastgesteld voor een bepaalde periode. Een docent kan ziek worden of, om een andere reden, plotseling verhinderd zijn. Een bal vliegt door de ruit van een lokaal, de nieuwe pc’s voor het computerlokaal zijn nog niet geleverd etc. Het gaat hier dus om incidenten die veroorzaakt worden door het ontbreken of veranderen van een middel die niet of niet goed voorspelbaar zijn, maar die wel gevolgen hebben voor het rooster of voor de in te zetten middelen. Om dit probleem op te lossen, kan de inzet van middelen worden aangepast. Er kan bij het uitvallen van een docent worden gezocht naar een docent die kan vervangen, of bij het ontbreken van een lokaal kan gezocht worden naar een ander lokaal. Daarnaast kan worden gekeken of met een roosterwijziging het probleem kan worden opgelost. Een combinatie van bovenstaande oplossingen is natuurlijk ook mogelijk. Als er echt geen goede oplossing kan worden gevonden, is het ook mogelijk om een les te laten uitvallen. Het streven is echter om het vastgestelde rooster zoveel mogelijk intact te houden. Als er een oplossing is gevonden, wordt de wijziging vastgelegd in het rooster en de middelenadministratie en gecommuniceerd aan de betrokken deelnemers, docenten en ondersteuning.
Oplossen van een calamiteit
Er zijn situaties denkbaar waarin er onverwachts (een groot) deel van de middelen niet meer beschikbaar is, door het afbranden van een gebouw, een docent die langdurig afwezig is of een inbraak waarbij alle pc’s zijn gestolen. De impact van dit probleem kan variëren, maar duidelijk is dat (een deel van) het rooster opnieuw moet worden geroosterd om het probleem op te kunnen lossen. Het probleem is te groot om als uitvoeringsprobleem te kunnen worden opgepakt. In eerste instantie zal er een oplossing moeten worden gevonden voor de korte termijn. De beschikbaarheid van de middelen moet worden aangepast en er moet worden gezocht naar een tijdelijke oplossing. Als dit niet gevonden kan worden zullen er lessen uitvallen. De wijzigingen moeten worden gecommuniceerd naar de betrokken deelnemers, docenten en ondersteuning. Daarnaast zullen managers moeten analyseren wat de gevolgen zijn van deze calamiteit en welke acties moeten worden ingezet om het probleem op te lossen. Als er beslissingen zijn genomen kunnen de acties worden gestart en zal het roosterproces opnieuw moeten worden doorlopen.