TripleA:Oplossen uitvoeringsprobleem
Er zijn situaties denkbaar dat het rooster veranderd moet worden ook al is dit vastgesteld voor een bepaalde periode. Een docent kan ziek worden of, om een andere reden, plotseling verhinderd zijn. Een bal vliegt door de ruit van een lokaal, stageplaats is toch niet beschikbaar, de nieuwe pc’s voor het computerlokaal zijn nog niet geleverd etc. Het gaat hier dus om incidenten die veroorzaakt worden door het ontbreken of veranderen van een middel die niet of niet goed voorspelbaar zijn maar die wel gevolgen hebben voor het rooster of voor de in te zetten middelen. Om dit probleem op te lossen kan het rooster of de inzet van middelen kan worden aangepast. Streven is om het vastgestelde rooster zoveel mogelijk intact te houden.
Use case
Aanleiding
Een reeds ingezet middel, zoals een docent, lokaal, beamer, etc. is niet meer beschikbaar voor de geplande activiteit. Hieronder vallen dus ook de dagelijkse roosterwijzigingen.
- of
Een middel dat nog gerealiseerd moest worden is nog niet gerealiseerd. Bijvoorbeeld bij een verbouwing of als een vacature nog niet is opgevuld.
Actoren
- Initiator, Ontvanger, Uitvoerder, Docent, Roostermaker
Doel
Vinden en realiseren van een oplossing voor een ontstaan uitvoeringsprobleem. De insteek voor het zoeken naar de oplossing is om de geplande onderwijsactiviteiten zoveel mogelijk doorgang te laten hebben.
Afhankelijk van de aard van het probleem kunnen middelen herschikt worden, nieuwe middelen aangetrokken worden of niet ingezette middelen alsnog ingezet worden.
Beschrijving acties
- Melden ontstane probleem
- De initiator merkt een probleem op en meldt het ontstane probleem bij de ontvanger.
- Registreren probleem
- De ontvanger registreert het probleem, dit kan in een meldingssysteem zijn.
- Melding doorgeven
- De ontvanger meldt het probleem aan de uitvoerder. De uitvoerder kan de beschikbaarheid van het middel waarmee een probleem is, aanpassen. Een onbruikbaar lokaal wordt bijvoorbeeld tijdelijk op inactief gezet.
- Kenmerken middel bepalen
- De uitvoerder bepaalt afhankelijk van het probleem welke kenmerken een middel moet hebben, om als alternatief te kunnen dienen.
- Zoeken alternatief
- Een uitvoerder gaat aan de hand van de bepaalde kenmerken zoeken naar een alternatief. Voorbeeld Een docent Engels is uur 1+2 op 09-09-2008 ingeroosterd, maar kan niet vanwege een begrafenis. De uitvoerder geeft zoekopdrachten in het GRID voor alternatieven, zoals;
- Een alternatief middelen, zoals een andere docent. Zoekopdracht is dan: zoek docent Engels voor lesuren 1+2 op 09-09-2008. Dit betreft dus alleen een herschikking van middelen.
- Een roosterwijziging, bijvoorbeeld Engels van het 1e en 2e uur gaat naar het 8e en 9e uur. Zoekopdracht is dan: zoek 2 uur in week van 09-09-2008 waarbij docent Engels en groep allemaal nog vrij zijn.
- Een combinatie van beide als bovenstaande oplossingen geen resultaat opleveren, want er is geen moment waarop de docent Engels en de groep tegelijk vrij zijn en een vervangende docent Engels kan niet op uur 1+2 op 09-09-2008. Laatste zoekopdracht is dan: zoek 2 uur in week van 09-09-2008 waarbij vervangende docent Engels en groep allemaal nog vrij zijn.
- Een ander soort alternatief kan zijn dat als een tekenlokaal niet bruikbaar is omdat er een ruit kapot is, de roostermaker een ander lokaal zoekt voor de geplande uren en de conciërge de opdracht krijgt om het tekenmateriaal te verplaatsen naar het andere lokaal.
- Alternatief kiezen
- Afhankelijk van de rechten van de uitvoerder en de gemaakte keuzes binnen de instelling, gaat de uitvoerder na bij de ontvanger of de gevonden oplossing acceptabel is.
- Alternatief realiseren
- Als er voor een alternatief is gekozen welke in het GRID beschikbaar is, moet worden nagegaan of het middel (bijv. een vervangende docent) ook daadwerkelijk beschikbaar is.
- Geen alternatief, beslissing nemen laten vervallen onderwijs
- Als er geen alternatief beschikbaar is, kan de uitvoerder (in overleg) beslissen om het onderwijs te laten vervallen.
- Registreren afhandeling uitvoeringsprobleem
- De uitvoerder registreert de afhandeling van het probleem in het
- GRID; de wijziging(en) wordt(en) in het actuele rooster doorgevoerd. Het rooster van de betreffende groep wordt opgezocht, de docent Engels wordt gewijzigd in de vervangende docent en het onderwijsproduct Engels wordt op een ander tijdstip gezet. De beschikbaarheid van de middelen zijn hiermee gewijzigd. Het kan ook zijn dat er geregistreerd wordt dat het onderwijs uitvalt.
- De ontvanger registreert dat de melding is afgehandeld, door de openstaande melding te openen en vervolgens op afgehandeld te zetten.
- Publiceren roosterwijziging/effectueren rooster
- De uitvoerder maakt de roosterwijziging kenbaar aan de betreffende medewerkers en/of groep/klas. Bijvoorbeeld: De roostermaker meldt naar de vervangende docent en groep/klas dat Engels van uur 1+2 op 09-09-2008 is verschoven naar 8+9 op 09-09-2008 en eventueel ook dat de docent is gewijzigd. De beschikbaarheid van de middelen is hiermee aangepast.
Resultaat
Er is een oplossing gekozen voor het uitvoeringsprobleem. De gekozen oplossing is uitgevoerd en administratief verwerkt. Alle betrokkenen zijn geïnformeerd.
Frequentie
Naar verwachting zullen uitvoeringsproblemen dagelijks voor kunnen komen => probleem gestuurd.
Werkopdrachten
| Werkopdracht | Van use case | Naar use case |
|---|---|---|
| Uitvoeringsprobleem (Werkopdracht) | Wijzigen middelen | Oplossen uitvoeringsprobleem |
Activiteitendiagram
