Plannen en roosteren
- Optimale inzet van mensen en middelen ten behoeve van het onderwijs geven (docent/praktijkinstructeur) en onderwijs krijgen (student).
Vastgelegd in:
- (Individueel) rooster (studenten en docenten): jaar, periode, week en dag
- Werkverdeling team
In het gepubliceerde rooster kunnen leertaken zijn geroosterd waarvoor studenten zich kunnen aanmelden. Dit kan onderdeel zijn van hun persoonlijke leerroute.
De student moet zich actief aanmelden voor zo'n geroosterde module, bijvoorbeeld omdat er een maximum aantal studenten kan worden toegelaten, of omdat studenten aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen.Het kan voorkomen dat leerroutes (of delen ervan) ‘niet planbaar’ zijn doordat te weinig studenten hiervoor kiezen, er te weinig middelen beschikbaar zijn of omdat de gestelde randvoorwaarden door de student fricties opleveren met de randvoorwaarden van een opleidingsonderdeel of leertaak. Deze leerroutes zijn niet, of niet geheel in het rooster opgenomen.
Er wordt een oplossing gezocht voor de niet geplande leerroutes, al dan niet met aanpassing van de leervraag of de leerroute door bijvoorbeeld het kiezen van alternatieve opleidingsonderdelen of leertaken die in een komende periode wel worden aangeboden.Er zijn situaties denkbaar dat het rooster veranderd moet worden ook al is dit vastgesteld voor een bepaalde periode. Om dit probleem op te lossen kan het rooster of de inzet van middelen worden aangepast. Wjzigingen worden tijdig doorgegeven en verwerkt zodat studenten en docenten tijdig geïnformeerd worden.
Dit kan het gevolg zijn van een uitvoeringsprobleem, zoals:
- Ziekte van een docent
- Een docent is plotseling verhinderd of niet beschikbaar
- Een stageplaats is toch niet beschikbaar
- Noodzakelijke apparatuur (zoals PCs) zijn niet tijdig geleverd
- Wijzigingen in student-, klas- of groepssamenstellingen
- Wijzigingen in faciliteiten
Dit kan ook het gevolg zijn van een calamiteit, een onvoorziene omstandigheid. Dit kan qua omvang en impact zeer divers zijn, denk aan:
- Een docent is plotseling langdurig afwezig
- Alle PC's zijn uit een lokaal gestolen
- Brand of lekkage
Het clusteren van leeractiviteiten is het samen nemen van verschillende leeractiviteiten die in een periode gelijktijdig/naast elkaar uitgevoerd zullen worden. Dit is nodig om het onderwijs te kunnen organiseren en zowel medewerkers als voorzieningen efficiënt te kunnen inzetten. Deze processtap is een belangrijke schakel in de overgang van meerjarenplanning naar jaarplanning en concrete roosters.
Per opleiding vormen alle leeractiviteiten, gecombineerd tot opleidingsonderdelen, samen het onderwijsaanbod van die opleiding, over meerdere perioden en jaren heen. Er hoort een meerjarenplanning bij.
Leerroutes van studenten zijn opgebouwd uit opleidingsonderdelen. Deze opleidingsonderdelen bestaan uit leeractiviteiten die moeten worden gepland, soms parallel en soms opvolgend, ook over een langere periode.
De meerjarenplanning en de gekozen leerroutes van de studenten samen vormen nog geen geordend geheel dat in de vorm van roosters en planningen kan worden gegoten. De leeractiviteiten worden geclusterd in periodes waardoor er een geordend geheel ontstaat. De clustering van leeractiviteiten heeft invloed op de jaarplanning en de analyse van de werkverdeling.De instelling stelt jaarlijks een jaarkalender vast. In deze jaarkalender zijn de volgende zaken opgenomen:
- Start en einde schooljaar - Vakanties - Feestdagen - Periodisering - ExamenwekenHet Ministerie van OCW levert een advies inzake de schoolvakanties. De jaarkalender biedt de basis voor het inplannen van het onderwijs in de jaarplanning.
Het uitwerken van een planning voor de uitvoering van examens op basis van het examenplan en de jaarplanning.
De jaarplanning is het resultaat van het matchen van het onderwijsaanbod, studenten, BPV, de medewerkers en de faciliteiten, grofmazig uiteengezet over het schooljaar (globaal jaarrooster) en indien van toepassing periodes. In voorkomende gevallen kan de instelling bijsturen op de genoemde onderdelen. Het maken van de jaarplanning kent een wisselwerking met het analyseren van de werkverdeling. Op basis van de jaarplanning wordt het plan van inzet voor de medewerkers samengesteld.
De jaarplanning wordt op basis van de volgende informatie ontwikkeld:
- het beoogde onderwijsaanbod
- de schatting van het onderwijs en studenten
- de jaarkalender
- de analyse van de werkverdeling
- de analyse van de faciliteiten
- de clustering van leertaken
Het matchen van het onderwijsaanbod, studenten, BPV, de medewerkers en de middelen, grofmazig uiteengezet over het schooljaar (globaal jaarrooster) en indien van toepassing periodes. In voorkomende gevallen kan de instelling bijsturen op de genoemde onderdelen. Het maken van de jaarplanning kent een wisselwerking met het analyseren en opstellen van de werkverdeling. Op basis van de jaarplanning wordt het plan van inzet voor de medewerkers samengesteld.
In de jaarplanning wordt rekening gehouden met:
- afspraken die voortvloeien uit de onderwijswetgeving (urennorm)
- afspraken die voortvloeien uit de CAO MBO
- afspraken die voortvloeien uit de OER
- de inhoud van de curricula
Bij wijzigingen in onderwijsaanbod, werkverdeling en faciliteitenbeschikbaarheid gedurende het schooljaar wordt de jaarplanning onderhouden.
De jaarplanning voedt het roosteren.Het roosteren van onderwijsactiviteiten op basis van de jaarplanning en het toetsen van het rooster aan de jaarplanning.
Dit omvat de matching tussen specifieke:
- Geclusterde leertaken (arrangementen) van student(en), klas(sen) of groep(en) - Middelen - Mensen (docent(en) en/of instructeurs) - Datum en tijd
Het roosteren kan per schooljaar of per periode uitgevoerd worden.
Het rooster houdt rekening met:
- de onderwijswetgeving (urennorm) - de CAO MBO
- de OERHet matchen van de beschikbare medewerkers en middelen op de totale onderwijsvraag van de komende periode. Dit leidt tot het daadwerkelijk toewijzen van deze medewerkers en middelen aan te plannen leertaken.
Het publiceren van het rooster voor studenten en docenten. Dit gebeurt periodiek en na wijzigingen.
