TripleA:Onderwijsintake (Use case)
Deze use case is een uitbreiding/aanvulling op de use case administratieve intake voor wat betreft de onderwijsinhoudelijke kant van de intake. Tijdens deze fase worden de mogelijkheden voor instroom onderzocht. Deze onderwijsintake volgt na de administratieve aanmelding (KRD) en zit als fase voor de use case Verbintenis maken en het daarop volgende formuleren van de leervraag. Uitzondering op deze regel is in het geval er een EVC-beoordeling moet plaatsvinden en de onderwijsorganisatie ervoor kiest om deze procedure op te starten nog voordat er met de deelnemer een verbintenis is aangegaan.
Use case
Aanleiding
- Een deelnemer heeft via een aanmelding zijn interesse kenbaar gemaakt of
- Een deelnemer heeft intaketoets(en) gedaan
- Een deelnemer kan zijn doorgestuurd vanuit een andere instelling
Doel
Dit onderdeel van het proces is erop gericht om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor plaatsing van een aangemelde deelnemer binnen de instelling. Teven wordt er gekeken of de gewenste vorm van ondersteuning wel aangeboden kan worden, al of door de eigen instelling.
Beschrijving acties
- Raadplegen gegevens
- De intaker raadpleegt de beschikbare gegevens over de deelnemer in het kernregistratiesysteem, waaronder ook de eventuele resultaten uit een EVC-procedure en gegevens afkomstig van de aanleverende instelling (ELD) waaronder het zorgdossier.
- Inwinnen advies
- De intaker wint advies in van toeleverende instantie(s), in elk geval bij een deelnemer met behoefte aan zorg.
- Inventariseren wensen deelnemer
- De intaker voert een gesprek met de deelnemer om de wensen van de potentiële deelnemer te inventariseren met betrekking tot het gewenste onderwijs. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn het gewenste beroep, motivatie, toekomst, verwachtingen, zorgdossier e.d. Naast een gesprek kan informatie ook met behulp van intaketoetsen achterhaald worden.
- Inventariseren mogelijkheden deelnemer
- De intaker voert een gesprek met de deelnemer om de mogelijkheden van de potentiële deelnemer te inventariseren. Dit heeft betrekking op zijn vooropleiding, werkervaring, fysieke en psychische beperkingen, leerstijl, thuissituatie, voorkennis e.d. Aan de hand van de vastgestelde voorkennis kunnen er vrijstellingen gegeven worden. Naast een gesprek kan informatie ook met behulp van intaketoetsen achterhaald worden.
- Inventariseren aanvullende financiering
- De intaker inventariseert welke aanvullende financieringen er zijn, en welke voorwaarden daar aan verbonden zijn. Een voorbeeld daarvan is Leerling Gebonden Financiering (LGF).
- Inventariseren mogelijke onderwijsproducten
- De intaker inventariseert de mogelijkheden vanuit de instelling, door de onderwijscatalogus te raadplegen. Op basis van de geinventariseerde wensen, zorgprofiel en mogelijkheden van de deelnemer wordt gezocht naar passende onderwijsproducten.
- Inventariseren mogelijke zorg
- De intaker inventariseert de mogelijkheden vanuit de instelling ten aanzien van de behoefte aan zorg. Op basis van de geinventariseerde wensen, zorgprofiel en mogelijkheden van de deelnemer wordt passende zorg gezocht.
- Adviseren EVC-procedure
- De intaker adviseert de deelnemer eventueel om een EVC-procedure te starten middels de Werkopdracht Aanvragen EVC-beoordeling. Dit advies kan leiden tot een direct starten van de EVC-beoordeling of tot het maken van een verbintenis waarbij in het EVC als een regulier onderwijsproduct wordt aangeboden.
- Adviseren mogelijkheden voor inschrijving
- De mogelijkheden voor inschrijving worden aan de deelnemer voorgelegd. De deelnemer kan het aanbod accepteren of niet. Op het moment dat een deelnemer het aanbod niet accepteert en leerplichtig is, verwijst de intaker de deelnemer terug naar de toeleverende school. Indien de deelnemer niet meer leerplichtig is, worden eventuele alternatieven (werk, scholing) aangedragen en vastgelegd.
- In gang zetten inschrijving
- Als de deelnemer het aanbod en een eventueel zorgplan accepteert dan kan hij besluiten zich in te schrijven middels Werkopdracht Verbintenis maken
Resultaat
Verslaglegging van de onderwijskundige intake in het Begeleidingsdossier, waarin de volgende zaken opgenomen kunnen worden:
- Advies inschrijving en verantwoording
- Advies voor te volgen (optimale) leerroute en eventueel extra ondersteuning
- Advies voor opstarten van een EVC-procedure
- Melding van uitkomst intake aan toeleverende school/opdrachtgever/bedrijf
- Bij afwijzing: aangedragen alternatieven (werk, scholing, etc.) en vervolgacties vastlegd
Frequentie
1 maal per aangemelde deelnemer. Indien er sprake is van een zorgplan kan deze procedure nogmaals worden herhaald om het zorgplan met specialistische kennis aan te passen, mocht blijken dat dit nodig is.
Werkopdrachten
| Werkopdracht | Van use case | Naar use case |
|---|---|---|
| Aanvragen EVC | Onderwijsintake (Use case) | Verbintenis maken |
| Aanvragen EVC-beoordeling | Onderwijsintake (Use case) | Aanvragen examenonderdeel |
Activiteitendiagram
Invloed assen begeleiding
Variatie in leervraag
Indien de instelling van een deelnemer een heldere leervraag vereist, is de intake op dit aspect gericht op het valideren of de deelnemer met zijn leervraag bij een opleiding past. Wensen ten aanzien van de leervraag zijn niet relevant. Het resultaat van de intake is dan ook alleen een ja of een nee. Het is van belang om al bij de intake de match van de leervraag met een opleiding goed te valideren, omdat er verderop in het traject geen veranderingen meer mogelijk zijn.
Indien de instelling alleen vereist dat de deelnemer een goed beeld heeft van de richting die hij op wil gaan, is de intake er op gericht om te valideren of de leervraag valt te matchen op een bepaalde richting die de instelling kan aanbieden. Wel is er aandacht voor kenmerken van de deelnemer die van belang kunnen zijn bij voor het helpen kiezen van een specialisatie. Het kiezen voor een specialisatie is echter bij de intake niet vereist. Het resultaat van deze intake een ja of een nee en bij een ‘ja’ is er daarnaast ook een globaal plan om verder in het traject tot een keuze voor een specialisatie te kunnen komen.
Een instelling die geen duidelijke leervraag vereist, zal in de intake vooral ingaan op het duidelijker krijgen van de vraag en een beeld te krijgen van de aanpak die nodig is.
Centraal staat daarbij het achterhalen van aspecten die relevant zijn om de leervraag te verhelderen zoals hobby’s, interesses, persoonlijkheidskenmerken etc. Het zoeken naar een 1-op-1 match met bestaand aanbod is niet een primair doel van de intake, maar kan wel een uitkomst zijn als deze goed matched. Vooraf is nog niet duidelijk welke eindkwalificatie behaald gaat worden, maar die moet uiteindelijk wel behaald worden. Er bestaat een kans dat de deelnemer uiteindelijk tot een leervraag komt waar de instelling niet in kan voorzien.
Variatie in inhoud van het aanbod
Indien er geen variatie op inhoud mogelijk is wordt hier ook geen aandacht aan besteed bij de intake. Voor de deelnemer moet wel zeer duidelijk zijn dat hier geen keuze in gemaakt kan worden. Uitkomst is het wel of niet akkoord gaan met de aangeboden inhoud. Als er wel mogelijkheden tot variatie zijn kan hier in de intake aandacht aan worden besteed. De deelnemer moet wel geinformeerd worden over de mate van keuzevrijheid die hij heeft als het gaat om de inhoud van het aanbod. In de tweede positie (vaste keuzemogelijkheden) is die minder vrij dan in de derde positie (vaste keuzemogelijkheden en vrij keuze voor inhoud die geen onderdeel van de eindkwalificatie vormt). Deze keuzes hoeft de deelnemer bij de intake echter nog niet te maken. Het achterhalen van deelnemer kenmerken die hierbij kunnen helpen is een stap die bij de intake al gedaan kan worden. Dit is meer van belang naarmate de keuzevrijheid in de inhoud verder gaat dan het kiezen voor inhoud binnen een specialisatie (positie 3).
Variatie in vorm van het aanbod
Indien er geen mogelijkheden worden aangeboden om te varieren in de vorm van het aanbod, betekent dit dat er geen aandacht besteed zal worden aan kenmerken zoals leerstijl om daar een match mee te maken. In de intake kunnen ter validatie activiteiten worden ondernomen om bijvoorbeeld naar de leerstijl van de deelnemer om te kijken of deze aansluit op de standaard aangeboden vorm. Indien er wel mogelijkheden zijn tot varieren in de vorm, zal de intake er mede op gericht zijn om een keuze te maken uit de verschillende vormen die aangeboden worden. Als deze vormen van te voren vast staan moet daar een match mee gemaakt worden. Wanneer de vormen niet vast staan, zal de intake er op gericht zijn om kenmerken als leerstijl te achterhalen en daar een passend aanbod bij te formuleren. Dat kan dan een trigger zijn om nieuw aanbod aan te schaffen of te ontwikkelen.
Variatie in aanvullende behoefte
Indien geen variatie mogelijk is ten aanzien van de aanvullende behoefte, zal men alleen gericht zijn op het achterhalen van de behoefte voor hetgeen de wet verplicht. Een instelling zou daarbij de keuze kunnen maken om de bewijslast voor de noodzaak van een aanvullende behoefte bij de deelnemer zelf te leggen. De instelling kan ook ter validatie testen op aanvullende behoeftes waarop de instelling niet faciliteert, om daarmee vast te kunnen stellen of er aspecten zijn die een risico kunnen vormen voor een goed verloop van het leertraject.
Een instelling kan varieren in aanvullende behoeftes door zich te specialiseren in een aantal van deze behoeftes. Doordat deze instelling op een aantal aanvullende behoeftes is gespecialiseerd, is de verwachting dat daardoor juist deelnemers naar de instelling toekomen die deze aanvullende behoefte hebben. De specialisatie is schaalbaar en diep geintegreerd in de instelling en er zijn veel kennis en middelen beschikbaar. De intaker is goed op de hoogte van de mogelijkheden die een instelling wel en niet kan bieden.
Indien een instelling op alle mogelijke aanvullende behoeftes van de deelnemer iets wil aanbieden, is de intake gericht op het verkrijgen van een zo breed mogelijk beeld van de behoefte van de deelnemer. Dit is niet op schaalgrootte gericht: initieel kan deze behoefte aanwezig zijn bij maar één deelnemer. Bij de intake wordt de aanvullende behoefte herkent waarna er een voor deze individuele deelnemer een passende oplossing met minimale inzet gevonden wordt. Dat sluit niet uit dat eenzelfde oplossing voor meerdere deelnemers kan worden ingezet: van de minimale inzet gedachte is dit zelfs wenselijk. De intake levert uiteindelijk een advies op ten aanzien van de ondersteuning van de deelnemer. In principe worden er geen deelnemers afgewezen, tenzij er in de intake gesignaleerd dat de situaties te ernstig is en dat er meer specialisme nodig is.