TripleA:Monitoren voortgang
Op basis van informatie vanuit het primaire proces wordt de voortgang van de deelnemer gemonitord in het kader van zijn onderwijsloopbaan. De resultaten van het monitoren worden gebruikt als basis voor het adviesgesprek. De begeleider kan op ieder gewenst moment de stand van zaken van een deelnemer checken. Bovendien dient dit werkproces voor de begeleider als voorbereiding op het te houden adviesgesprek met de deelnemer.
Use case
Aanleiding
1. Periodiek:
- Het periodiek monitoren van de voortgang van een deelnemer door de leertrajectbegeleider
2. Signaleringen, Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding:
- Een docent/coach of begeleider (intern of extern) signaleert een concrete aanleiding om de voortgang van de deelnemer te monitoren.
- In het primair proces wordt gesignaleerd dat de deelnemer klaar is voor een summatief examen(onderdeel).
- Het systeem signaleert een situatie (aanwezigheid, cijfers, niet accepteren van rooster, incidenten e .d.) die aanleiding is om de voortgang van de deelnemer te monitoren.
3. Verzoek:
- een opdrachtgever/bedrijf (extern) vraagt een rapportage van deelnemers op.
- Een deelnemer vraagt een gesprek aan over voortgang zijn voortgang
Actoren
- Leertrajectbegeleider, Deelnemer, Externe begeleider, Zorgcoördinator, Externe specialisten
Doel
Het verkrijgen van een zo goed mogelijk zicht op de voortgang van de deelnemer, door periodiek en n.a.v. signalen het totaal aan beschikbare informatie te interpreten en daaraan een advies te verbinden.
Beschrijving acties
- Raadplegen begeleidingsdossier
- Het raadplegen van het begeleidingsdossier en andere relevante bronnen. Het gaat hier om het raadplegen van de kwalitatieve en de kwantitatieve gegevens over de deelnemer, beschikbaar gestelde gegevens in het portfolio van de deelnemer (formatieve gegevens), extern dossiers (bijvoorbeeld: evaluaties van docenten, groepsgegevens).
- Analyseren van beschikbare gegevens
- Het statistisch analyseren van een aantal gegevens uit het begeleidingsdossier (het systeem berekent bijvoorbeeld aanwezigheidpercentage, afwijking van het gemiddelde, samenhang tussen ziekte en cijfers e.d.).
- Raadplegen peilstok formatieve resultaten
- Middels de Werkopdracht formatieve peilstok hanteren van de formatieve peilstok om inzicht te krijgen in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer. De formatieve peilstok geeft ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is om examen (summatieve toets) te doen, en de geadviseerde route om daar te komen.
- Raadplegen peilstok summatieve resultaten
- Middels de Werkopdracht summatieve peilstok hanteren van de summatieve peilstok om inzicht te krijgen in de te behalen summatieve resultaten voor de beoogde diplomering. Bovendien biedt deze peilstok de mogelijkheid om deze resultaten af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers.
- Opvragen aanvullende informatie
- De leertrajectbegeleiding kan, indien nodig, aanvullende informatie opvragen bij collega's, praktijkbegeleiders, zorgdeskundigen enz. om een zo volledig mogelijk beeld van de deelnemer te krijgen.
- Bepalen geadviseerde leerroute
- Leertrajectbegeleider meet/beoordeelt alle hierboven genoemde informatie en zet dit af tegen het POP en PAP van de deelnemer. Op basis daarvan wordt een geadviseerde leerroute bepaald. Deze leerroute is gebaseerd op het kwalificatiedossier en/of de producten uit de onderwijscatalogus.
- Bepalen geadviseerde zorg
- De begeleider stelt een advies op ten aanzien van de zorg op basis van de beschikbare informatie als daar aanleiding toe is. Dit doet de begeleider eventueel in samenwerking met een team van externe specialisten (bijvoorbeeld ZAT-teams).
- Plannen adviesgesprek
- Er wordt middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek een adviesgesprek gepland waarin o.a. de resultaten uit de monitoring met de deelnemer worden besproken. Pas na dit gesprek zullen eventuele conclusies uit de monitoring worden verwerkt in het POP, PAP en/of de leervraag.
Resultaat
- Totaaloverzicht van de voortgang van de deelnemer, dat gebruikt wordt als basis voor het adviesgesprek.
- Voorlopig advies voor de te volgen leerroute (de te formuleren (volgende) leervraag)
- Voorlopig advies ten aanzien van zorg
- Een gepland adviesgesprek
Frequentie
Continu
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Invloed assen begeleiding
Variatie in leervraag
De instelling die geen flexibiliteit in leervraag heeft, zal bij het monitoren alleen kijken naar de voortgang op zich: loopt alles volgens plan. Dit gebeurt op enkele en vaste momenten waarbij met name de peilstokken worden ingezet. Alleen bij afwijking op het plan leidt dit tot een gesprek. De leerpunten uit dit proces worden gebruikt om de intake te verbeteren. De instelling die de deelnemer vanuit een richting verder helpt bij het kiezen van een specialisatie, zal op de vaste momenten dat een keuze gemaakt moet worden, de gegevens van de deelnemer monitoren en analyseren. Omdat er een beperkt aantal specialisaties zijn, is het mogelijk om op basis van de gegevens een vermoedelijk beste keuze te destilleren. Bij de deelnemer die nog geen duidelijke leervraag heeft, zal de monitoring meer ad-hoc zijn en zelfs vanuit beoordelen al getriggerd kunnen worden. Afhankelijk van de mate van zelfstandigheid van de deelnemer zal deze in meer gevallen een gesprek aanvragen (wat deze use case initieert). Omdat het aantal opties veel meer divers is, is de analyse moeilijker en zijn niet alleen de meetbare factoren zoals summatieve en formatieve resultaten van belang, maar juist ook de houding en het gedrag.
Variatie in inhoud van het aanbod
Alleen een instelling die vrije keuze in aanbod heeft, zal monitoren op signalen dat de deelnemer niet de juiste keuze heeft gemaakt, en op signalen die helpen bij nog te maken keuzes. Dit aan de hand van bijvoorbeeld behaalde formatieve resultaten en ontvangen signalen. Het primaire proces moet deze informatie kunnen leveren omdat anders geen goede monitoring, analyse en advisering kan plaatsvinden. Bij de instelling die vaste verplichte opties heeft die in lijn met de specialisatie liggen, kan meer af met meetbare gegevens zoals analyse van verschillende competenties en resultaten. Bij een vrije keuze spelen deze factoren ook een rol, maar daar komt het beroepsbeeld van de deelnemer nog bij. Het onder- en overschatten van de deelnemer kan daarbij een extra uitdaging zijn wat meer persoonlijke begeleiding vraagt om tot de juiste keuzes te komen,
Variatie in vorm van het aanbod
Naarmate er meer variatie in de vorm van het aanbod mogelijk is, is het belangrijker om te blijven valideren of de gekozen vorm juist is. In lijn met de variatie in inhoud van het aanbod, is hier informatie uit het primaire proces nodig. Met name analyse van de resultaten speelt daarbij een rol: als deze afwijken kan dat indicatie voor een goede of juist slechte vorm zijn. Omdat er veel meer factoren een rol kunnen spelen, is ook veel inzicht in de houding en het gedrag van de deelnemer nodig. Feedback en reflectie van de deelnemer kan daarbij helpen.
Variatie in aanvullende behoefte
De instelling die alleen aan het wettelijk verplichte wil voldoen, heeft een goed doordacht plan opgesteld en let bij het monitoren vooral of er van dit plan wordt afgeweken en of nog steeds aan de wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Indien dat niet meer het geval is zal het monitoren direct leiden tot een volgende actie, meest waarschijnlijk een gesprek en aanpassing van het plan.
De meer gespecialiseerde instelling voert continu monitoring uit. Het primaire proces, en dan met name formatieve beoordeling geven en het vastleggen van houding en gedrag is een contiinu proces waardoor monitoren voortgang ten aanzien van de aanvullende behoefte vrijwel geen apart proces meer is. Toch zal op regelmatige en volgens een individueel plan vastgesteld momenten formeel gekeken moeten worden of alles nog loopt. Dit is dan vooral als extra kwaliteitsslag.
De instelling die tot doel heeft overal op te letten, maar met minimale in spanning, heeft als uitgangspunt dat monitoren op vaste momenten gebeurt en verder alleen bij incidenten of afwijkende houding of gedrag. Om toch op tijd een aanvullende behoefte te kunnen deteceteren, zijn checklists en procedures aanwezig die helpen bij de analyse. Er moet wel een duidelijk signaal zijn. Bij het monitoren ligt de focus verder op de summatieve en formatieve resultaten en wordt de andere informatie gebruikt om eventueel te komen tot een advies voor aanvullende behoefte.