TripleA:Gesprek voeren

U leest een pagina uit het Triple A-archief

De leertrajectbegeleider voert een gesprek met de deelnemer in het kader van zijn studieloopbaan en kan daarbij gebruik maken van de gegevens die verzameld zijn bij het Monitoren voortgang deelnemer.

Use case

Aanleiding

Periodiek:
Het periodiek houden van begeleidingsgesprekken met de deelnemer.
Signaleringen:
Vanuit monitoren voortgang is er concrete aanleiding tot het houden van een gesprek, middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek

Het arrangement van een deelnemer blijkt (gedeeltelijk) niet planbaar te zijn voor de komende roosterperiode, middels Werkopdracht Adviesgesprek nav niet planbare arrangementen.

De deelnemer accepteert het rooster niet, middels Werkopdracht Adviesgesprek nav Individueel roosterprobleem oplossen.

Er heeft een incident plaats gevonden.

Een ontwikkeling heeft plaats gevonden die om overleg vraagt ten aanzien van het zorgdossier of het opstarten van een zorgdossier.
Verzoek:
De deelnemer vraagt een adviesgesprek aan.

Actoren

Leertrajectbegeleider, Deelnemer, Zorgcoördinator, Opleidingsmanager / vertrouwenspersoon / 2e lijnszorg (bij incident), Werkgever (niet aanwezig bij gesprek maar dient indien nodig geïnformeerd te worden), Praktijkbegeleider

Doel

De deelnemer en begeleider maken gezamenlijke afspraken om de voortgang van de deelnemer te optimaliseren.

Beschrijving acties

Uitnodigen deelnemer: De deelnemer wordt uitgenodigd voor het gesprek en het gesprek wordt ingepland.
Houden van het gesprek: Deelnemer en leertrajectbegeleider houden het gesprek waarbij de resultaten van Monitoren voortgang deelnemer (de stand van zaken, BPV voorbereiding en verloop, en advies over de leerroute en eventuele zorg) het uitgangspunt zijn. Deze geadviseerde leerroute en zorg zijn slechts een advies; in het gesprek bespreken en bepalen de deelnemer en de leertrajectbegeleiding samen de beste leerroute, zorg en eventueel andere relevante aspecten. Wanneer er specifieke incidenten aan de orde zijn, of de deelnemer heeft zijn rooster niet geaccepteerd of zijn arrangement is (deels) niet planbaar gebleken, dan komt dat uiteraard in het gesprek aan de orde.
Besluiten over aanpassing plan: De deelnemer en de leertrajectbegeleider besluiten tijdens dit gesprek of er aanpassing van het lopende plan nodig is ten aanzien van de leerroute en/of de zorg. Indien nodig geeft de leertrajectbegeleider de deelnemer de opdracht om het plan aan te passen middels de Werkopdracht Opstellen plan.
Bespreken en vaststellen geadviseerde zorg: Een geformuleerd advies omtrent zorg voor de deelnemer, al dan niet geformuleerd met behulp van derden, wordt besproken met de deelnemer en vastgesteld.
Doorverwijzing naar zorg: In het gesprek kan er aanleiding zijn om door te verwijzen naar tweede lijns begeleiding in de instelling, hulpverlening e.d. of 3e lijns buiten de instelling.
Aanzetten tot opnemen producten in portfolio: De leertrajectbegeleider zet indien nodig de deelnemer aan tot het opnemen van specifieke producten in zijn portfolio, middels deWerkopdracht opnemen producten. Dit is in het bijzonder van belang als deze producten nodig zijn ten behoeve van een beoogde summatieve toets (examen(onderdeel)).
Aanvragen examen: Als blijkt dat de deelnemer aangetoond heeft dat hij gereed is voor examinering, kan de deelnemer een examen aanvragen (met instemming van de leertrajectbegeleider). Het aanvragen van het examen(onderdeel) vindt plaats middels de Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel. Dit kan de leertrajectbegeleider doen, of vraagt de deelnemer dit te doen.
Plannen volgende gesprek: Indien nodig wordt al direct een volgend (periodiek)gesprek gepland.
Vastleggen afspraken: Alle afspraken worden vastgelegd en verwerkt in het begeleidingsdossier.

Resultaat

Opdracht aan de deelnemer om zijn plan voor de komende periode op te stellen of bij te stellen, middels Werkopdracht Opstellen plan
Opstarten zorgdossier waarbij er de noodzaak van actie en de informatie die nu ter beschikking is vastgelegd wordt.
Opdracht aan deelnemer om producten op te nemen in zijn portfolio
Vastlegging acties (w.o. doorverwijzing) en resultaten van het gesprek in het begeleidingsdossier
Besluit tot toelating en aanvragen van een examen(onderdeel) middels de Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel
Eventueel gepland vervolggesprek

Frequentie

Periodiek, bijvoorbeeld 4 maal per deelnemer per studieloopbaantraject.

Werkopdrachten

Werkopdracht	Van use case	Naar use case
Aanvragen examenonderdeel	Gesprek voeren	Aanvragen examendeelname
Adviesgesprek n.a.v. niet planbare arrangementen	Afhandelen niet planbare arrangementen	Gesprek voeren
Adviesgesprek n.a.v. niet planbare arrangementen	Individueel roosterprobleem oplossen	Gesprek voeren
Opnemen producten	Gesprek voeren	Verzamelen en delen producten
Opstellen plan en begeleiding komende periode (Werkopdracht)	Gesprek voeren	Opstellen plan

Activiteitendiagram

Invloed assen begeleiding

Variatie in leervraag

Indien de leervraag helder moet zijn vanaf het begin, zal er vanuit de leervraag context geen noodzaak voor een gesprek zijn en worden deze dan ook niet standaard ingepland. Het initiatief voor het gesprek ligt primair bij de deelnemer. Alleen als er vanuit monitoring aanwijzingen zijn dat de deelnemer van de vaste koers lijkt af te raken zal dit onderwerp van gesprek zijn. In het gesprek wordt dan echter niet gezocht naar oplossingen in de richting van een andere eindkwalificatie, maar moet de oplossing in andere zaken worden gezocht.

Indien bij de leervraag alleen de richting duidelijk hoeft te zijn, maar de specialisatie nog niet, zal in de gesprekken worden ingegaan op het helderder krijgen van deze specialisatie. De mogelijke opties zijn daarbij vooraf duidelijk en naarmate de opleiding volgt worden de opties steeds beperkter danwel specifieker. Keuzes leiden tot een nadere invulling van het plan en niet zozeer een wijziging.

Wanneer de leervraag bij de intake nog helemaal niet helder hoeft te zijn, is het van belang om tijdens het gesprek te reflecteren op de ondernomen activiteiten en toe te werken naar een specifieke, heldere leervraag. Daarbij wordt verder gekeken dan alleen hetgeen de instelling zelf aan kan bieden, al heeft het wel de voorkeur om de deelnemer binnen de instelling te houden. Uit het gesprek kan blijken dat het plan echt aangepast moet worden.

Variatie in inhoud van het aanbod

Als er niet op de inhoud van het aanbod gevarieerd kan worden ligt de nadruk in het gesprek vooral of de deelnemer nog op koers is voor het gekozen aanbod, en om eventuele maatregelen te bespreken om de deelnemer op koers te blijven houden.

Indien de deelnemer verschillende, vaste opties qua inhoud heeft verkend, kan in het gesprek nader bepaald worden welke inhoud in het verdere traject goed past bij de deelnemer. Als dat niet het geval is kan dit aanleiding zijn om het plan van de deelnemer aan te passen. Input vanuit monitoring kan daarbij gebruikt worden, en signalen die de trajectbegeleider heeft gekregen vanuit het leerproces (de formatieve beoordelingen). Indien er veel keuze omtrent de inhoud van het aanbod is het van belang om constant na te gaan wat het beste past bij de behoefte van de deelnemer en dit te bespreken. Het gevaar bestaat anders dat een eindkwalificatie uit het oog verloren wordt.

Uitgaande dat de instellng met vast aanbod ook in tijd een vast programma heeft, liggen de momenten waarop het examen kan worden aangevraagd vast. Uit de monitoring komt zeer duidelijk naar voren of de deelnemer hier gereed voor is of niet. De instelling met een variatie binnen de grenzen van de specialisatie gaat hier op dezelfde manier mee om. Bij de instelling met een meer vrije keuze, kan de deelnemer naast het examen ook aanvullende certificaten halen voor de extra vakken. Door deze vrijheid kan de duur van de opleiding verlengt worden waardoor meer behoefte ontstaat aan flexibele momenten. Dat is verder echter een logistieke uitdaging.

Variatie in vorm van het aanbod

De nadruk in het gesprek ten aanzien van de vorm van het aanbod ligt op de vraag of het leren door de deelnemer naar wens verloopt. Als er geen aandacht is voor vorm in het aanbod zal hier dan ook niet op worden ingegaan en zal er vanuit deze context geen vast gesprek worden ingepland tenzij hier vanuit monitoring expliciet behoefte aan ontstaat. De oplossing zal dan echter niet in een andere vorm van aanbod kunnen worden gezocht. Indien variatie op de vorm van het aanbod wel mogelijk is zal besproken kunnen worden of de huidige vorm nog past bij de deelnemer of dat er mogelijk een verkeerde inschatting is gemaakt. De leertrajectbegeleider kan daarbij gebruik maken van informatie uit de monitoring. Een instelling met beperkte opties zal hier standaard procedures voor hebben waaruit de geschikte vorm blijkt. Tenzij de deelnemer zelf 'verandert' is de kans dat aanpassing nodig is, klein. Gesprekken zullen met vrij grote tussenpauze en op regelmatige momenten worden ingepland, voornamelijk met het doel om te controleren of alles naar wens gaat. Een instelling die meer maatwerk in de vorm van het aanbod kan bieden zal hier dieper op ingaan, nauwkeuriger monitoren en eerder zelf het initiatief nemen voor een gesprek.

Variatie in aanvullende behoefte

Enerzijds is het van belang om te bespreken of in de huidige aanvullende behoefte voldoende wordt voorzien, zover als dat voor de instelling mogelijk is. Een verandere aanvullende behoefte kan een aanleiding zijn voor het voeren van een gesprek. De trajectbegeleider bespreekt met de deelnemer mogelijke opties om in de aanvullende behoefte te voorzien. Een gespecialiseerde instelling zal de focus vooral op haar specialisaties leggen. Het gesprek zal daarbij op dit vlak ook veel diepgang hebben. De momenten en frequentie waarop het gesprek plaatsvindt kan voor elke deelnemer verschillend zijn. Doordat er een stevig plan ten aanzien van de aanvullende behoefte is, kan in grote mate worden volstaan met de geplande momenten. Er is echter ook veel ruimte voor aanvullende gesprekken, waarbij zowel de instelling als de deelnemer beiden het initiatief kan en zal nemen.

Een instelling met een brede orientatie op de aanvullende behoefte heeft standaard momenten voor het gesprek die voor elke deelnemer hetzelfde zijn. Een ad-hoc trigger voor een gesprek zal voornamelijk vanuit incidenten of een situatie ten aanzien van de onderwijskundige houding voortvloeien.

Is er een bredere orientatie op aanvullende behoefte, dan moet de begeleider tijdens het gesprek voldoende informatie hebben en geequipeerd zijn om dit met de deelnemer te bespreken. Een begeleider zou er dan voor kunnen kiezen om hulp van derden hier bij te zoeken. Het signaleren of de aanvullende behoefte impact gaat hebben op het leertraject en in hoeverre de instelling hier in wil voorzien zal ook onderwerp van gesprek moeten zijn.

MORA