TripleA:Monitoren acceptatie deelnemersrooster
Het rooster dat gemaakt en geëffectueerd is, wordt in principe ook uitgevoerd. Er wordt niet gewacht op deelnemeracceptatie. Parallel aan het effectueren (en eventueel uitvoeren) van het rooster wordt gedurende een bepaalde periode de deelnemers gevraagd het rooster te accepteren. Als de acceptatie van roosters voldoende is, kan de uitvoering van het rooster onverminderd doorgaan, maar als onverhoopt blijkt dat te veel deelnemers niet accepteren moet er op gereageerd worden. Het monitoren van deze acceptatie en het eventueel in gang zetten van het oplossen van een te hoge mate van roosterafwijzing gebeurt in deze use case. Het monitoren van de deelnemersacceptatie vindt plaats binnen een vastgestelde periode nadat het rooster ter acceptatie is aangeboden.
Use case
Aanleiding
Middels de use case Effectueren rooster is er een (nieuw of gewijzigd) geëffectueerd rooster beschikbaar gekomen. De deelnemers zijn op de hoogte gebracht van hun daaruit afgeleide deelnemersrooster. Hen is gevraagd hun deelnemersrooster actief of passief te accepteren (afhankelijk van de keuze van de instelling; zie use case Deelnemer accepteert rooster).
Actoren
- Roostermaker, Management, Begeleider, Deelnemer
Doel
Vaststellen of voldoende deelnemers (voldoende snel) hun deelnemersrooster accepteren, zodat het rooster zoals dat is opgesteld ook daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. En het indien nodig nemen van passende maatregelen als te veel deelnemers hun rooster niet accepteren.
Beschrijving acties
De monitoring vindt plaats tussen het moment van effectueren van het rooster tot en met het eind van de periode waarin de deelnemer het rooster moet accepteren. In die periode worden periodiek (bijvoorbeeld dagelijks) de volgende acties uitgevoerd.
- Opstellen rapportage roosteracceptatie
- Er wordt een rapportage opgesteld over de acceptatie van het rooster door de deelnemers. In deze rapportage zijn knelpunten inzichtelijk op basis van drempelwaarden/criteria t.a.v. de voortgang van de acceptatie door deelnemers. Deze knelpunten kunnen inzichtelijk worden gemaakt op diverse niveaus, zoals voor de hele instelling, een opleiding, een team of per begeleider. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de volgende criteria en drempelwaarden:
- Aantal/percentage deelnemers dat zijn rooster heeft afgewezen, drempelwaarde voor een knelpunt bijvoorbeeld bij meer dan 5%.
- Aantal/percentage deelnemers dat nog niet heeft geaccepteerd, drempelwaarde voor een knelpunt bijvoorbeeld minder dan 50% in de laatste week (alleen van toepassing bij een actieve acceptatie).
- Besluiten over doorgaan met voorbereiding van de uitvoering
- Naar aanleiding van de monitoring wordt er een besluit genomen over het doorgaan met de voorbereiding van de uitvoering van het rooster. Als er geen reden is om actie te ondernemen, dan wordt het geëffectueerde rooster voorbereidt om het uit te voeren.
- Wanneer de gesignaleerde knelpunten in de rapportage aanleiding geven tot het nemen van maatregelen, dan worden de hieronder genoemde acties ondernomen.
- Analyse van de knelpunten in de roosteracceptatie
- In deze stap wordt de oorzaak van de roosterafwijzing onderzocht (deelnemers hebben een reden moeten opgeven) en bekeken, welke acties zouden kunnen leiden tot een oplossing. Bijvoorbeeld:
- Het wijzigen van de inzet van bepaalde middelen, zoals de inzet van docenten of de locaties.
- Het wijzigen van de arrangementen van bepaalde deelnemers.
- Het wijzigen van roosterregels, zoals maximale groepsgrootte, reizen tussen locaties, tussenuren.
- Aanvullende begeleiding van de deelnemers, zodat zij mogelijk alsnog bereid zijn het aangeboden rooster te accepteren.
- Beslissen over te nemen maatregelen
- Bepaald wordt door het management welke actie wordt ondernomen om het acceptatieprobleem op te lossen. Dit kunnen één van de volgende acties zijn.
- Herzien rooster
- Het huidige rooster dat bij de deelnemers ligt ter acceptatie, wordt geannuleerd. Dit houdt in dat de deelnemers worden geïnformeerd over het feit dat het rooster herzien zal worden en het proces van roosteracceptatie wordt afgebroken. Deelnemers die dat nog niet gedaan hebben, kunnen het rooster ook niet meer accepteren. Vervolgens gaat er een signaal naar de use case Maken rooster. Daarbij wordt aangegeven met welke gewijzigde instellingen het nieuwe rooster gemaakt moet worden, om te voorkomen dat de roosterafwijzing opnieuw zal optreden.
- Collectief overreden
- De begeleiding motiveert en beargumenteert aan de groepen waarom de instelling het rooster niet op deze knelpunten wordt herzien. De groep wordt gevraagd het rooster alsnog te accepteren.
- Kleine roosterwijziging
- Het huidige rooster wordt in dit geval niet ingrijpend aangepast. Op basis van de genoemde redenen voor de afwijzing, wordt er binnen het geëffectueerde rooster gezocht naar oplossingen. Bijvoorbeeld: een onderwijsproduct wordt voor een gehele groep op een ander tijdstip gepland. De roosterwijziging wordt door de begeleider besproken met de deelnemers. Als de roosterwijziging wordt geaccepteerd, wordt de roosterwijziging verwerkt in het GRID en nogmaals gecommuniceerd. De deelnemers kan het rooster dan accepteren.
Resultaat
- Aan het einde van de monitorperiode ligt er een door de deelnemers geaccepteerd rooster.
of
- Indien er onvoldoende acceptatie is, zijn er passende maatregelen genomen.
Frequentie
Paar keer per jaar: na het effecturen van een nieuw rooster.
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
