TripleA:Afhandelen niet planbare arrangementen
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
Het kan voorkomen dat arrangementen (of delen ervan) ‘niet planbaar’ zijn doordat te weinig deelnemers hiervoor kiezen, er te weinig middelen beschikbaar zijn of omdat de gestelde randvoorwaarden door de deelnemer fricties opleveren met de randvoorwaarden van een onderwijsproduct. Deze arrangementen zijn niet, of niet geheel in het rooster opgenomen. Binnen deze use case worden de niet planbare arrangementen herzien, waarbij verschillende oplossingsrichtingen denkbaar zijn.
Binnen deze use case wordt een oplossing gezocht voor de niet geplande arrangementen, al dan niet met aanpassing van de leervraag of het arrangement als gevolg door bijvoorbeeld het kiezen van alternatieve onderwijsproducten die in een komende periode wel worden uitgevoerd.
Use case
Aanleiding
Er komt vanuit Effectueren rooster een diagnoserapport waarin zichtbaar is welke arrangementen niet of niet geheel planbaar zijn. Arrangementen (of delen ervan) kunnen niet planbaar zijn, doordat te weinig deelnemers hebben gekozen voor een onderwijsproduct in het arrangement of omdat er te weinig middelen zijn om het onderwijsproduct aan te kunnen bieden. Een begeleider gaat met een individuele deelnemer een gesprek aan over wat er mogelijk is voor de deelnemer om alsnog aan de leerwens van de deelnemer te kunnen voldoen, op basis van het reeds geëffectueerde rooster. Als er een nieuwe leervraag moet worden opgesteld, gebeurt dat in deze use case en niet in de use case Formuleren leervraag. Bij Formuleren leervraag wordt een leervraag aangeboden aan het roosterproces, bij herformulering wordt een nieuwe leervraag niet opnieuw aangeboden aan het roosterproces, want de herformulering gebeurt op basis van het geëffectueerde rooster.
Actoren
- Begeleider, Deelnemer, Roostermaker, Arrangeur, Administratief medewerker
Doel
Een geaccepteerd arrangement en rooster voor een deelnemer. Het herziene individuele rooster is samengesteld uit onderwijsproducten welke reeds zijn gepland in het geëffectueerde rooster.
Beschrijving acties
- Samenstellen van een nieuw of het herzien van een bestaand arrangement binnen het geëffectueerde rooster. Er zijn meerdere scenario’s denkbaar
-
- Scenario 1: Een deelnemer heeft een leervraag waarvan het gehele arrangement niet planbaar is, omdat er bijvoorbeeld maar één deelnemer voor de opleiding is. De begeleider en deelnemer zoeken dan in de onderwijscatalogus naar mogelijke alternatieve opleidingen, op basis van de interesses van de deelnemer. Als er een alternatief gevonden is, wordt bekeken in het rooster (GRID) of deze opleiding ook in het geëffectueerde rooster gepland is.
- Scenario 2: Het arrangement van een deelnemer is niet helemaal gepland. Sommige onderwijsproducten kunnen niet worden aangeboden omdat er te weinig middelen zijn of omdat er te weinig deelnemers zijn. De begeleider en deelnemer zoeken dan in de onderwijscatalogus naar mogelijke alternatieve onderwijsproducten, op basis van de leervraag van de deelnemer. Als er alternatieve onderwijsproducten gevonden zijn, wordt bekeken in het rooster (GRID) of deze onderwijsproducten ook in het geëffectueerde rooster gepland zijn. Als dit het geval is, wordt gekeken of de alternatieve onderwijsproducten passen in het rooster van de deelnemer waarin de onderwijsproducten staan die wel zijn gepland. Voorbeelden zijn: een deelnemer volgt eenzelfde onderwijsproduct bij een andere groep of een deelnemer volgt een onderwijsproduct, welke gearrangeerd stond in een volgende periode.
- Scenario 3:Het arrangement van een deelnemer is niet helemaal gepland en er zijn niet voldoende of geen alternatieve onderwijsproducten zijn die aansluiten bij de geformuleerde leervraag. Er kan worden gekozen om onderwijsproducten toe te voegen die niet direct aansluiten bij de leerwens. Bijvoorbeeld: iemand uit een kappersopleiding kan een cursus boekhouden volgen. De deelnemer moet er dan op gewezen worden dat er studievertraging kan optreden. Ook kan de leervraag worden aangepast.
- Scenario 4:Het arrangement van een deelnemer is niet helemaal gepland en er zijn niet voldoende of geen alternatieve onderwijsproducten zijn die aansluiten bij de geformuleerde leervraag. De begeleider en de deelnemer kunnen besluiten dat de deelnemer op een later tijdstip de gewenste onderwijsproducten alsnog volgt en dat de wel te plannen onderwijsproducten alsnog worden gevolgd.
- Verwerken van de gewijzigde leervraag en/of arrangement in het systeem
- Als de begeleider en de deelnemer overeenstemming hebben bereikt over de leervraag en/of het arrangement, moeten de wijzigingen in de leervraag en/of arrangement in het systeem worden gezet. Afhankelijk welke rechten een rol heeft in een instelling, kan de begeleider dit doen, of bijvoorbeeld een arrangeur of administratief medewerker.
- Effectueren rooster
- Als de wijzigingen m.b.t. de leervraag en/of het arrangement in het systeem zijn verwerkt, kan de begeleider of roostermaker de deelnemer plaatsen bij de reeds geplande onderwijsproducten uit het geëffectueerde rooster. Het geëffectueerde rooster voor de deelnemer wordt wederom aan de deelnemer getoond.
- Accepteren rooster
- Afhankelijk van de keuze van een instelling, kan een deelnemer het afgesproken rooster officieel nog moeten accepteren. Er wordt vanuit gegaan dat een deelnemer het rooster niet zal weigeren.
- Bij actieve acceptatie zal de deelnemer binnen de gestelde termijn (W) kenbaar moeten maken of het aangeboden rooster is geaccepteerd of niet.
- Bij passieve acceptatie zal het systeem na aflopen van de gestelde termijn (W) automatisch de keuze van de deelnemer op geaccepteerd zetten.
- Bevestigen acceptatie
- Na de gestelde termijn (W) bevestigt de instelling de acceptatie van het rooster door de deelnemer. De deelnemer neemt deel aan de geroosterde onderwijsactiviteiten.
- Afhandelen afwijking leervraag en verbintenisgebied
- Indien er een nieuwe leervraag is geformuleerd en de leervraag niet binnen het afgesproken verbintenisgebied van de deelnemer valt, dan zal de verbintenis met de deelnemer moeten worden gewijzigd. Om dit te regelen, gaat er een signaal naar de use case Adviesgesprek voeren.
- Indien de deelnemer en de begeleider geen onderwijsproducten kunnen vinden die aansluiten bij de leerwens van de deelnemer, kan in het uiterste geval worden gesteld dat de verbintenis met de deelnemer moet worden beëindigd. Om dit te regelen, gaat er een signaal naar de use case Adviesgesprek voeren.
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | Het kan zijn dat arrangementen niet in voldoende mate in het rooster konden worden gepland. Dit betekent dat de er voor bepaalde deelnemers meer vrije ruimte (in plaats van af te nemen onderwijsproducten uit het arrangement) in het rooster is ontstaan dan op grond van hun arrangement te verwachten was. |
| Personeel | In het geval van een niet-planbaar arrangement zal in de front office (begeleider en arrangeur) in overleg met de roostermaker en deelnemer(s) gezocht worden naar oplossingen. Indien deze niet gevonden worden besluit de manager onderwijs en/of bedrijfsvoering. |
| Structuur | De roostermaker (gepositioneerd in het zgn. mid office) is verantwoordelijk voor de roosteraanpassingen en/of aanvullingen (binnen de gestelde kaders). |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario is het team verantwoordelijk voor het vinden van een zinvolle invulling van die niet-ingeplande ruimte. De werkwijze is niet anders dan zoals beschreven bij use case Individueel aanvullen rooster. Er is dan ook eigenlijk geen sprake van niet-planbare arrangementen. |
| Personeel | Binnen het team wordt een oplossing gevonden voor het als gevolg van een uitvoeringsprobleem niet uitvoeren van een deel van het onderwijs. Deze oplossing wordt in samenspraak met betrokken deelnemers geëffectueerd. |
| Structuur | Het team is verantwoordelijk voor het oplossen van uitvoeringsproblemen. Het streven is om dit zoveel mogelijk in samenspraak met betrokken deelnemers te doen. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario moet de ontstane extra ruimte invulling krijgen via de use case Individueel aanvullen rooster. Deze situatie doet zich in dit scenario minder vaak voor, omdat met referentiearrangementen (en groepen) wordt gewerkt die zijn afgestemd op het onderwijs dat ook werkelijk gerealiseerd kan worden. Een niet planbaar arrangement behelst tevens direct een groep (en niet een individuele deelnemer) en vervangend onderwijs ligt dan voor de hand. |
| Personeel | Omdat het in het groene scenario een hele groep betreft, zal er opnieuw geroosterd moeten worden door de roostermaker. |
| Structuur | nvt |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario is de situatie dat aan een bepaalde deelnemer niet het gevraagde onderwijs wordt aangeboden onmogelijk. Op basis van het vaste programma wordt ruim van te voren gepland. Wanneer er onvoldoende capaciteit is, worden er geen nieuwe deelnemers toegelaten. |
| Personeel | nvt |
| Structuur | nvt |
Resultaat
- Een door de deelnemer geaccepteerd arrangement en door de instelling verwerkt arrangement in het reeds geëffectueerde rooster.
- of
- Indien er geen voor de deelnemer acceptabel rooster is, dan gaat er een signaal naar de use case Monitoren en adviseren.
Frequentie
Mogelijk na iedere roosterperiode.
Werkopdrachten
| Werkopdracht | Van use case | Naar use case |
|---|---|---|
| Adviesgesprek n.a.v. niet planbare arrangementen | Afhandelen niet planbare arrangementen | Gesprek voeren |
Activiteitendiagram
