TripleA:Effectueren rooster
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
Binnen Effectueren rooster wordt het rooster dat in de vorige use case (maken rooster) is opgesteld ook tot uitvoer gebracht. Daarvoor is een aantal stappen noodzakelijk. Een onderwijsinstelling kan willen nagaan in hoeverre de deelnemers het voorgestelde rooster accepteren (omdat dit een indicatie is voor verwachte opkomst bijvoorbeeld). Het maken van het rooster leidt tevens tot een aantal onderwijsproducten of arrangementen die wel door deelnemers gevraagd zijn, maar die niet in de planning van de komende periode terecht zijn gekomen. Het is van belang een overzicht te hebben (diagnoserapport) van welke arrangementen niet planbaar zijn gebleken. Ook wordt in deze use case beslag gelegd op de middelen die nodig zijn voor het realiseren van het rooster. Tevens kan een onderwijsinstelling ervoor kiezen te roosteren met fictieve of nog niet gerealiseerde middelen (bijv. verandering van een theorie- in een praktijklokaal of nog in te huren personeel etc.) In deze use case wordt een rapportage gedefinieerd waarin inzichtelijk is welke middelen nog moeten worden gewijzigd of toegevoegd.
Vanuit de BPV-matching kan uiterlijk hier worden geconstateerd dat de BPV-matching niet is geslaagd, met andere woorden dat het geroosterde BPV-onderwijsproduct (nog) niet is ingevuld met een feitelijke BPV-plaats. Deze situatie levert een uitvoeringsprobleem op, waarna de use case Oplossen uitvoeringsprobleem start. Op dat moment wordt er binnen het geëffectueerde rooster (BPV-onderwijsproduct staat in het arrangement) gezocht naar een oplossing. De leertrajectbegeleider, deelnemer en het BPV bureau zoeken in overleg naar een passende BPV-plaats of kunnen besluiten te zoeken naar een andere invulling.
Use case
Aanleiding
Vanuit de use case Maken rooster wordt een goedgekeurd rooster met bijbehorende afspraken en diagnoserapport aangeleverd om te worden geëffectueerd.
Actoren
- Roostermaker, Arrangeur, Resourcemanager
Doel
Het definitief maken van het rooster, door met alle betrokkenen van de organisatie erover te communiceren, door het definitief toewijzen van de middelen, door het in gang zetten van acties om alle veranderingen in middelen en arrangementen vorm te geven en door het in gang zetten van de deelnemersacceptatie.
Beschrijving acties
- Definitief maken rooster
- Vanuit de use case Maken rooster wordt een goedgekeurd rooster aangeleverd voor de eerstvolgende periode. Dit rooster wordt in de productieomgeving gezet en wordt daarmee het actuele rooster voor de eerstvolgende periode.
- Toewijzen middelen
- De middelen die in het roostervoorstel voorlopig zijn toegewezen worden nu definitief toegewezen. In de registratie van middelen is de beschikbaarheid van de middelen hiermee aangepast. Voor de toewijzing van een BPV-plaats betekent dit dat er ook een signaal gaat naar de use case BPV-matching zodat de BPV-overeenkomst tot stand kan worden gebracht.
- Publiceren roosters voor deelnemers, docenten en staf
- Alle betrokkenen van de organisatie (deelnemers, docenten en staf) worden op de hoogte gebracht van het nieuwe rooster. Dat kan via verschillende kanalen, zoals een portaal, internetsite, e-mail of een fysiek exemplaar in een vitrine of uitgedeeld aan elke deelnemer of docent, etc. Het gaat hier om een relatief grootschalige verspreiding aan dat deel van de organisatie waarop het rooster betrekking heeft.
- In gang zetten van de procedure deelnemersacceptatie
- Gelijktijdig met het publiceren van het rooster wordt de procedure voor deelnemersacceptatie in gang gezet voor alle deelnemers van wie het arrangement in het rooster is opgenomen. Deze deelnemers hebben voor een van te voren vastgesteld aantal dagen de tijd om te reageren als zij oneens zijn met het aangeboden rooster. Er gaat een signaal naar de werkopdracht Deelnemer accepteert rooster.
- Daarnaast wordt de deelnemersacceptatie gemonitord en wordt er eventueel actie ondernomen als de acceptatie onder een van te voren vastgestelde grens blijft. Er gaat een signaal naar de werkopdracht Monitoren acceptatie deelnemersrooster.
- Afhandelen niet-planbare arrangementen
- Het uiteindelijke rooster gaat vergezeld van een diagnoserapport waarin zichtbaar is welke arrangementen niet of niet geheel planbaar zijn. Arrangementen (of delen ervan) kunnen niet planbaar zijn doordat te weinig deelnemers hiervoor kiezen of omdat er te weinig middelen (lokalen, docenten, stageplaatsen, assets) beschikbaar zijn. Deze arrangementen zijn niet, of niet geheel in het rooster opgenomen. Er gaat een signaal naar de use case Afhandelen niet planbare arrangementen.
- Aanpassen individuele arrangementen
- Het uiteindelijke rooster gaat vergezeld van een diagnoserapport waarin zichtbaar is welke arrangementen zijn aangepast. Ook kunnen er individuele arrangementen zijn aangepast tijdens het roosterproces. Dit wordt ook zichtbaar als het roostervoorstel in de productieomgeving wordt gezet. Er gaat een signaal naar de use case Afhandelen niet-planbare arrangementen.
- Realisatie benodigde middelen
- Het uiteindelijke rooster gaat vergezeld van een diagnoserapport waarin zichtbaar is welke middelen zijn aangepast / toegevoegd. Deze zogenaamde “fictieve” middelen moeten door een resourcemanager voor een bepaalde datum beschikbaar gemaakt worden. Er gaat een signaal naar de use case Wijzigen middelen.
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | Nadat het proces van het maken van het rooster is afgerond, wordt het rooster geëffectueerd. Het rooster wordt dan definitief gemaakt en gecommuniceerd aan de deelnemers, docenten en andere betrokkenen. Wanneer ‘fictieve middelen’ in het rooster zijn meegenomen, dan wordt ervoor gezorgd dat die middelen beschikbaar worden gesteld. |
| Personeel | In het geval dat arrangementen moeten worden aangepast dient de arrangeur geraadpleegd te worden. De managers onderwijs en bedrijfsvoering stellen de kaders en nemen besluiten. |
| Structuur | De arrangeur levert de informatie.
De managers onderwijs en bedrijfsvoering stellen kaders (tbv de instelling, roostermachine) De roostermaker faciliteert (werkt uit) De managers onderwijs en bedrijfsvoering stellen het rooster uiteindelijk vast. Indien van toepassing zorgt de resourcemanager voor de realisatie van de benodigde middelen. |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario kan het effectueren betekenen dat aan het team extra middelen beschikbaar moeten worden gesteld. Middelen die niet volledig worden ingezet kunnen eventueel aan andere teams beschikbaar worden gesteld. |
| Personeel | Het basisrooster wordt op basis van aanbodkeuze opgezet door een teamlid (roostermaker). Dit teamlid is in staat (met behulp van een systeem) een optimale keuze te maken tussen beschikbare middelen en onderwijsaanbod. |
| Structuur | Binnen door de centrale organisatie vastgestelde kaders en beschikbaar gesteld middelen is het op- en vaststellen van het rooster een teamverantwoordelijkheid. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario wordt het rooster voor een hele branche, verzameling opleidingen of gebouw in zijn geheel geëffectueerd. Op dat moment moet er ook voor gezorgd worden dat het totaal aan middelen beschikbaar is. |
| Personeel | De roostermaker is in staat de ‘roostermachine’ te bedienen en waar nodig de instellingen van de onderwijs- en bedrijfsvoeringregels aan te passen. |
| Structuur | De roostermaker (wel of niet binnen een team) is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het conceptrooster. De manager onderwijs is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het rooster.
De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de bedrijfseconomische kaders. Het rooster wordt door beide managers vastgesteld. |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario wordt het rooster veelal voor een langere periode geëffectueerd. |
| Personeel | De roostermaker is in staat de ‘roostermachine’ te bedienen en waar nodig de instellingen van de onderwijs- en bedrijfsvoeringregels aan te passen. |
| Structuur | De roostermaker (wel of niet binnen een team) is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het conceptrooster. De manager onderwijs is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het rooster.
De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de bedrijfseconomische kaders. Het rooster wordt door beide managers vastgesteld. |
Resultaat
- Alle betrokkenen zijn op de hoogte gebracht van het definitieve rooster of van de aanpassing van dit rooster.
- De benodigde middelen die bij dit rooster horen, zijn definitief toegewezen.
- De procedure voor deelnemersacceptatie is in gang gezet, net als het monitoren van de acceptatie
- De acties zijn gestart om de benodigde middelen te realiseren.
- De actie is gestart om de arrangementen niet gepland kunnen worden of zijn gewijzigd, af te handelen.
Frequentie
Voorafgaand aan elke roosterperiode.
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
