TripleA:Individueel roosterprobleem oplossen
Een individueel roosterprobleem kan zich voordoen als een deelnemer of opdrachtgever in een lopende roosterperiode aangeeft aan de begeleider dat het rooster niet (helemaal) kan worden gevolgd. Daarnaast kan een individueel roosterprobleem zich voordoen als de instelling heeft gekozen voor actieve acceptatie van het rooster. Een deelnemer kan dan het rooster niet accepteren, bijvoorbeeld omdat hij een probleem heeft met de locatie, het tijdstip of het gekozen onderwijsproduct zelf.
Binnen deze use case wordt een oplossing gezocht voor het roosterprobleem, al dan niet met aanpassing van de leervraag of het arrangement als gevolg.
Use case
Aanleiding
De begeleider van een deelnemer heeft vanuit de use case Deelnemer accepteert rooster een bericht ontvangen dat de deelnemer zijn rooster niet heeft (actief of passief) geaccepteerd. In dit bericht staat ook waarom de deelnemer het rooster niet geaccepteerd heeft. Hij heeft een probleem met de locatie of het tijdstip waarop een onderwijsproduct is gepland of een probleem met een onderwijsproduct. De begeleider zal in een gesprek dit probleem proberen op te lossen. Een andere aanleiding voor deze use case kan zijn dat de deelnemer in een lopende roosterperiode door omstandigheden (een deel van) de onderwijsproducten niet meer kan volgen.
Actoren
- Begeleider, Deelnemer, Roostermaker, Arrangeur, Administratief medewerker
Doel
Een geaccepteerd rooster voor en door een deelnemer. Het herziene individuele rooster is samengesteld uit onderwijsproducten welke reeds zijn gepland in het geëffectueerde rooster.
Beschrijving acties
- Probleemanalyse
- Als een deelnemer het rooster niet heeft geaccepteerd, bekijkt de begeleider om welke reden het rooster niet geaccepteerd is.
- Als een begeleider het idee heeft dat een reden niet gegrond is, zal de begeleider dit in het gesprek met de deelnemer aangeven en de deelnemer overtuigen om het rooster alsnog te accepteren.
- Als een deelnemer geen keuze heeft gemaakt tijdens het acceptatieproces, zal de begeleider in het gesprek achterhalen wat de reden hiervan is. Indien een deelnemer het ‘gewoon’ niet heeft gedaan, zal de begeleider de deelnemer het rooster alsnog laten accepteren en de deelnemer proberen te overtuigen dat het wenselijk is om het altijd binnen de gestelde termijn te accepteren.
- Als de deelnemer geen keuze heeft gemaakt en problemen blijkt te hebben met het rooster (tijd/plaats) of een van de onderwijsproducten, zal de begeleider de oorzaak van het probleem met het rooster met de deelnemer bespreken en proberen een oplossing te zoeken.
- Zoeken oplossing o.b.v. het reeds geëffectueerde rooster, zonder aanpassing arrangement en leervraag
- Als een deelnemer een probleem heeft met het rooster zullen de begeleider en deelnemer in overleg zoeken in het geëffectueerde rooster (GRID) naar mogelijke alternatieven, om tegemoet te komen aan de roosterwensen van de deelnemer. Onder alternatieven denken we aan: zelfde lessen of opdrachten volgen bij andere groepen (bij een andere klas/groep of in een ander domein).
- Zoeken oplossing o.b.v. het reeds geëffectueerde rooster, met aanpassing van de leervraag en/of arrangement
- Als er binnen het geëffectueerde roosters NIET tegemoet kan worden gekomen aan de roosterwens(en) van de deelnemer, of de deelnemer een probleem heeft met het arrangement, dan kunnen de begeleider en deelnemer zoeken in de onderwijscatalogus naar mogelijke alternatieve onderwijsproducten, op basis van de leervraag van de deelnemer. Als er alternatieve onderwijsproducten gevonden zijn, wordt bekeken in het rooster (GRID) of deze onderwijsproducten ook in het geëffectueerde rooster gepland zijn. Als dit het geval is, wordt gekeken of de alternatieve onderwijsproducten passen in het rooster van de deelnemer waarin de onderwijsproducten staan die wel zijn geaccepteerd en gepland. Voorbeelden zijn: een deelnemer volgt een onderwijsproduct, welke gearrangeerd stond in een volgende periode of de deelnemer volgt een ander, maar vergelijkbaar onderwijsproduct.
- Indien de deelnemer en de begeleider geen alternatieve onderwijsproducten kunnen vinden die aansluiten bij de leerwens, kan worden besloten dat de deelnemer op een later tijdstip (andere periode of ander jaar) het gewenste onderwijsproduct alsnog volgt en dat de geaccepteerde onderwijsproducten wel worden gevolgd.
- Aanpassen leervraag en arrangement
- Als de begeleider en de deelnemer aan de wens van de deelnemer kunnen voldoen met een aanpassing in de leervraag en/of het arrangement, moeten de wijzigingen in de leervraag en/of arrangement in het systeem worden gezet. Afhankelijk welke rechten een rol heeft in een instelling, kan de begeleider dit doen, of bijvoorbeeld een arrangeur of administratief medewerker.
- Effectueren rooster
- Als de begeleider met een aanpassing in het rooster aan de wens van de deelnemer kan voldoen, plaats de begeleider of roostermaker de deelnemer bij de gekozen onderwijsproducten en wordt het rooster voor de deelnemer geëffectueerd en aan de deelnemer getoond.
- Als de leervraag en/of het arrangement is gewijzigd en de wijzigingen in het systeem zijn verwerkt, plaatst de begeleider of roostermaker de deelnemer bij de reeds geplande onderwijsproducten uit het geëffectueerde rooster. Het geëffectueerde rooster voor de deelnemer wordt wederom aan de deelnemer getoond.
- Accepteren rooster
- Afhankelijk van de keuze van een instelling, kan een deelnemer het afgesproken rooster officieel nog moeten accepteren. Er wordt vanuit gegaan dat een deelnemer het rooster niet zal weigeren.
- Bij actieve acceptatie zal de deelnemer binnen de gestelde termijn (W) kenbaar moeten maken of het aangeboden rooster is geaccepteerd of niet.
- Bij passieve acceptatie zal het systeem na aflopen van de gestelde termijn (W) automatisch de keuze van de deelnemer op geaccepteerd zetten.
- Bevestigen acceptatie
- Na de gestelde termijn (W) bevestigt de instelling de acceptatie van het rooster door de deelnemer. De deelnemer neemt deel aan de geroosterde onderwijsactiviteiten.
- Afhandelen afwijking leervraag en verbintenisgebied
- Indien er een nieuwe leervraag is geformuleerd en de leervraag niet binnen het afgesproken verbintenisgebied van de deelnemer valt, dan zal de verbintenis met de deelnemer moeten worden gewijzigd. Om dit te regelen, gaat er een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren.
Indien de deelnemer en de begeleider geen onderwijsproducten kunnen vinden die aansluiten bij de leerwens van de deelnemer, kan in het uiterste geval worden gesteld dat de verbintenis met de deelnemer moet worden beëindigd Om dit te regelen, gaat er een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren. De voor de deelnemer geplande onderdelen worden vervolgens in het rooster vrijgegeven.
Resultaat
- Een door de deelnemer geaccepteerd en door de instelling verwerkt rooster.
of
- Indien er geen voor de deelnemer acceptabel rooster is, dan gaat er een signaal naar de use case Monitoren en adviseren.
Frequentie
Mogelijk na iedere roosterperiode, maar het kan ook voorkomen tijdens een lopend roosterperiode.
Werkopdrachten