TripleA:Arrangement specificeren
Op deze use case zijn scenario's van toepassing
Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.
Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.
Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.
De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.
De geformuleerde leervraag is uitgedrukt in producten uit de onderwijscatalogus, meestal geformuleerd op een hoger aggregatieniveau, en aangevuld met randvoorwaarden van de deelnemer. De leervraag wordt tijdens het arrangeren uitgewerkt naar producten op het laagst mogelijke (en roosterbare) niveau uit de onderwijscatalogus en aangevuld met de randvoorwaarden, volgorde, keuzes e.d. om het plannen (roosteren) mogelijk te maken.
Het arrangeren en specificeren van de leervraag van een deelnemer vindt altijd plaats binnen de mogelijkheden en randvoorwaarden van de wetgeving en de randvoorwaarden die de organisatie stelt aan het verwezenlijken van arrangementen. De arrangeur gebruikt input van de forecasting om realistische individuele (concept)arrangementen op te stellen. Zo dient tijdens het arrangeerproces rekening gehouden te worden met de normen voor onderwijstijd en de eventueel afgesproken uren met opdrachtgevers, zoals gemeente, re-integratiebedrijven etc. Bovendien moet er rekening worden gehouden met de specifieke randvoorwaarden zoals die zijn gesteld in de onderwijscatalogus ten aanzien van volgordelijkheid, aantallen en tijden.
Het arrangement biedt ruimte voor verschillende planningsmogelijkheden. Er is binnen het opgestelde individuele arrangement vooraf afgesproken speelruimte om de leervraag van de deelnemer te verwezenlijken. Deze speelruimte kan in het roosterproces benut worden om een optimaal rooster voor de hele instelling te krijgen.
Use case
Aanleiding
De deelnemer heeft zijn leervraag bij het Formuleren van de leervraag kenbaar gemaakt.
Actoren
- Begeleider, Deelnemer, Arrangeur
Doel
Doel is te komen tot een specifiek arrangement waarin alle producten uit de onderwijscatalogus vertaald zijn naar het laagste niveau en zijn aangevuld met alle randvoorwaarden, zodat het arrangement geschikt is voor het roosterproces.
Beschrijving acties
De acties die hieronder worden beschreven, kunnen op de volgende manieren door de genoemde actoren worden uitgevoerd:
- Arrangeur gaat aan het werk op basis van de verkregen gegevens uit de use case Formuleren van de leervraag.
- Arrangeren vindt plaats door de begeleider en (waar nodig) in samenspraak met de deelnemer. Dit sluit veelal aan bij de gegevens uit de use case Formuleren van de leervraag.
- Deelnemer kiest zelf met behulp van een inschrijfsysteem of iets dergelijks.
De onderstaande acties zijn geschreven naar de actor Arrangeur, maar kunnen ook door begeleider of deelnemer worden gedaan.
- Opstellen arrangement
- Arrangeur haalt vastgelegde gegevens omtrent leervraag en eventuele andere wensen en voorwaarden op. Op basis van deze gegevens zoekt de arrangeur bijbehorende producten uit de onderwijscatalogus, waarbij rekening wordt gehouden met aanvullende eisen (volgorde, periode en voorwaarden). Wanneer er keuzemogelijkheden zijn, stelt de arrangeur verschillende alternatieven op. Het systeem signaleert eventuele conflicten (voorwaarden, wettelijke eisen) waarna de arrangeur kan bijstellen. Wanneer het arrangement niet te arrangeren is, kan dit tot gevolg hebben dat de leervraag wordt bijgesteld.
- Het BPV-onderwijsproduct is een vrij generiek product, waarbij de randvoorwaarden zijn vastgelegd (KD) maar de feitelijke invulling gebeurt bij de BPV-matching. Op het moment van arrangeren kunnen twee situaties bestaan:
- De BPV-plaats is al ingevuld door het BPV-matchingsproces
-
- vaak van toepassing in de BBL (BBL-deelnemers hebben meestal al een werkgever)
- wanneer het bedrijf zelf de deelnemers aandraagt
- wanneer er een ruim aanbod aan BPV-plaatsen is
- De BPV-plaats is nog niet ingevuld door het BPV-matchingsproces
- In veel gevallen zal de feitelijke invulling met een BPV-plaats echter nog moeten plaatsvinden. Het ‘Arrangement specificeren’ en het ‘Roosteren’ kunnen gewoon uitgevoerd worden terwijl in het parallelle BPV-matchingsproces naar de invulling van een BPV-plaats wordt gezocht.
- Vastleggen randvoorwaarden deelnemer per onderwijsproduct
- Een deelnemer heeft randvoorwaarden aangegeven bij het formuleren van de leervraag. Denk bij randvoorwaarden aan tijden van kinderopvang of aanvangstijden werk bij werkgever e.d., maar ook fysieke beperkingen zoals een rolstoel. De randvoorwaarden moeten echt betrekking hebben op het volgen of het afnemen van de onderwijsproducten. De arrangeur geeft de randvoorwaarden mee aan ieder gearrangeerd onderwijsproduct.
- De randvoorwaarden van de deelnemer die betrekking hebben op de uitvoering van de BPV zijn bij het formuleren van de leervraag vastgelegd. Deze randvoorwaarden worden vervolgens in het matchingsproces meegenomen om een passende BPV-plaats te vinden.
- Controleren op normen voor onderwijstijd
- De wettelijke normen voor onderwijstijd bepalen dat er een minimale hoeveel begeleide onderwijstijd (BOT) en BPV moet worden aangeboden over de gehele duur van de opleiding. Per opleiding kan de instelling bepalen hoe deze onderwijstijd over de jaren of perioden van een opleiding wordt verdeeld. De referentiearrangementen worden zodanig ontworpen dat aan die normen wordt voldaan. Het arrangement van een individuele deelnemer moet ook wordt gecontroleerd, of het past binnen de afgesproken normen voor onderwijstijd voor het betreffende jaar of periode van de opleiding.
- Vastleggen arrangement
- De arrangeur maakt het arrangement in het systeem definitief. Als er gestart wordt met het roosteren, wordt dit arrangement meegenomen.
- Afhandelen niet te arrangeren leervraag
- Een geformuleerde leervraag kan (deels) niet worden gearrangeerd. Een reden kan zijn dat aan een randvoorwaarde van de deelnemer niet kan worden voldaan. Een deelnemer kan niet op vrijdag, terwijl het onderwijsproduct alleen maar op vrijdag wordt aangeboden. Ook als een arrangement niet voldoet aan de wettelijke eisen, kan een leervraag niet worden gearrangeerd. Dan moet er via de werkopdracht Monitoren en Adviseren een signaal gaan naar de begeleider. Dan kan de begeleider opnieuw in gesprek gaan met de deelnemer om de leervraag aan te passen. NB dit kan alleen als er nog tijd is om een gesprek aan te gaan met de deelnemer, voordat het roosterproces start. Is dit niet het geval, zal er uiteindelijk een signaal gaan naar de use case Afhandelen niet planbare arrangementen (via de use case Effectueren rooster).
Invloed van scenario's
| Scenario Geel | |
|---|---|
| Samenvatting | In deze stap worden de leervragen omgezet naar een daadwerkelijk planbaar geheel van onderwijsproducten (gekoppeld aan een deelnemer): het arrangement. Het arrangement hoeft, net als de leervraag, niet beperkt te zijn tot de eerstvolgende roosterperiode. Het arrangement specificeert alle planbare onderwijsproducten met de bijbehorende randvoorwaarden die de deelnemer wil gaan afnemen op de korte en de langere termijn. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de onderwijscatalogus, bijvoorbeeld om te bepalen of andere producten randvoorwaardelijk zijn om het gekozen onderwijsproduct te kunnen afnemen.Het totaal aan arrangementen voor alle deelnemers is vervolgens de input voor het roosterproces. |
| Personeel | De arrangeur gaat in samenspraak met de begeleider (zij vormen samen de front office) per individuele leervraag een arrangement specificeren. Hierbij houdt de arrangeur (op basis van kennis en ervaring, maar ook met behulp van referentiearrangementen) rekening met de organisatiemogelijkheden van de instelling. |
| Structuur | Op initiatief van de arrangeur wordt binnen de front office het arrangement gespecificeerd. |
| Scenario Rood | |
|---|---|
| Samenvatting | In het rode scenario bestaat het arrangement uit een keuze uit de verzameling onderwijsproducten die door het team beschikbaar zijn gesteld, aangevuld met de individuele randvoorwaarden van de betreffende deelnemer. In dit arrangement zijn ook eventuele verplichte of randvoorwaardelijke producten meegenomen, en de eventuele vrije ruimte waaraan de deelnemer of het team op een later moment nog invulling kan geven. |
| Personeel | Het team maakt op basis van historische gegevens en kennis van de deelnemers een eerste onderwijsaanbod. |
| Structuur | Het team is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het aanbod en dus ook de gespecificeerde arrangementen die daaruit voortkomen. |
| Scenario Groen | |
|---|---|
| Samenvatting | In het groene scenario is het referentiearrangement (of eventueel een verzameling onderwijsproducten) uitgewerkt tot een volledige verzameling onderwijsproducten die kunnen worden gepland. Ook in dit arrangement kunnen verplichte of randvoorwaardelijk producten en eventueel vrije ruimte zijn meegenomen. |
| Personeel | De arrangeur is in staat om op basis van de geformuleerde leervraag het best mogelijke arrangement uit de producten van de catalogus samen te stellen. In het geval van een groepsarrangement is bij het formuleren van de leervraag de groepskeuze al gemaakt. In andere gevallen kan de arrangeur op basis van de (individuele) keuze van de deelnemers groepen (op basis van een keuze) samenstellen. |
| Structuur | De arrangeur (wel of niet binnen een onderwijseenheid) is verantwoordelijk voor de totstandkoming van groepen en arrangementen. |
| Scenario Blauw | |
|---|---|
| Samenvatting | In het blauwe scenario is er in principe sprake van één arrangement voor een complete opleiding, mogelijk opgedeeld in een arrangement per periode. Alle deelnemers die op deze opleiding zijn ingeschreven volgen hetzelfde programma en hebben dus hetzelfde arrangement. |
| Personeel | De arrangeur stelt periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) op basis van historische en statistische gegevens het arrangement op. Veelal zullen dit aanpassingen zijn op reeds bestaande arrangementen. De arrangeur moet in staat zijn om op basis van de beschikbare middelen een optimaal arrangement samen te stellen. |
| Structuur | Het onderwijsprogramma, inclusief arrangementen, wordt centraal opgesteld en vastgesteld. Het aanbod bepaalt de groepsvorming. |
Resultaat
- Een individueel (concept) leerarrangement met de vastgestelde speelruimte, bestaande uit:
- Alle te volgen onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus, op het laagste aggregatieniveau,
- Volgordes, periodes, plaatsen e.d. per onderwijsproduct, zodat duidelijk is op welke manier deze producten moeten worden gepland (geroosterd).
- Alternatieven voor onderwijsproducten of alternatieve volgordes, periodes, plaatsen e.d.
- Aanvullende (beperkende) eisen / wensen van de deelnemer, bijvoorbeeld ten aanzien van aanvullende faciliteiten, dagen of tijdstippen e.d.
of
- Indien er geen arrangement kan worden gespecificeerd en er is voldoende tijd, gaat er een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren.
Frequentie
Minimaal één keer per deelnemer.
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
